Qué es Excel y para qué sirve

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y forma parte de Office que es una suite ofimática que incluye otros programas como Word y PowerPoint.

Excel nos permite formatear, organizar y calcular datos en una hoja de cálculo. De esta manera, los analistas de datos y otros usuarios pueden hacer que la información sea más fácil de ver a medida que se agregan o modifican los datos.

Excel muestra una gran cuadrícula donde cada recuadro es llamado celda y que se ordenan en filas y columnas. Los datos con los cuales trabajaremos se colocarán dentro de esas celdas.

Excel es parte de las suite de Microsoft Office y Office 365 y es compatible con otras aplicaciones de la suite de Office. El software de hoja de cálculo está disponible para las plataformas Windows, macOS, Android e iOS.

¿Para qué sirve Excel?

Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo fueron desarrolladas en la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.

Excel es una hoja de cálculo

Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar con datos numéricos.

A diferencia de un procesador de palabras, como Microsoft Word, en Excel los datos están organizados en columnas y filas las cuales darán forma a las celdas donde ingresaremos nuestros datos.

Con los números que almacenamos en las celdas de Excel podremos realizar cálculos aritméticos básicos y también podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o utilizar funciones estadísticas.

De esta manera, nuestro trabajo con números se facilita en gran medida ya que Excel nos permite analizar los datos fácilmente y generar reportes con herramientas como gráficos y tablas dinámicas.

Las hojas de cálculo electrónicas han reemplazado a los sistemas de cálculo en papel, y aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.

Usos comunes de Excel

Excel se usa comúnmente en empresas y entornos comerciales. Por ejemplo, se utiliza en análisis de negocios, gestión de recursos humanos, gestión de operaciones e informes de rendimiento.

Las organizaciones usan Excel para tareas como las siguientes:

  • Recopilación y verificación de datos
  • Análisis de negocios
  • Entrada y almacenamiento de datos
  • Análisis de los datos
  • Informes de desempeño
  • Análisis estratégico
  • Contabilidad y elaboración de presupuestos
  • Gestión administrativa y gerencial
  • Administración de cuentas
  • Gestión de proyectos
  • Administración de oficina.

Un poco de historia de Excel

En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan.

En ese tiempo ya existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados en el mercado: SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no era una tarea sencilla para Microsoft ganar un poco de mercado.

Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo más utilizada.

Microsoft fue testigo de cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.

La primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma Macintosh, pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya consideraba una versión para la plataforma Windows.

A partir de ese momento, la hoja de cálculo de Microsoft comenzó su crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada de todos los tiempos.

La pantalla principal de Excel

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por columnas y filas.

Esas columnas y filas dan forma a pequeños recuadros que conocemos como celdas, donde cada una de ellas tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra (de la columna) y un número (de la fila).

Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1 porque se encuentra en la columna A y en la fila 1.

Pantalla principal de Excel

En cada una de las celdas de Excel podremos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, pero siempre tendremos un solo valor en una celda.

Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o como un texto, es por la alineación que se aplica al valor dentro de la celda.

Si introducimos un dato de tipo texto, Execel lo alineará a la izquierda de la celda, mientras que los datos numéricos serán alineados a la derecha.

Alineación de valores numéricos y alfanuméricos

De esta manera podremos saber si Excel ha reconocido un valor como un dato numérico o como un dato alfanumérico.

Operaciones aritméticas

Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/).

La única condición es que debemos colocar el símbolo igual (=) precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.

Creación de una fórmula en Excel

Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente debemos respetar el máximo de caracteres en una celda que es de 32,767 en las versiones más recientes de Excel.

Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en Excel es que podemos hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los cálculos.

A ese vínculo creado entre celdas lo conocemos como una referencia, por ejemplo, la siguiente fórmula hará la suma de los valores contenidos en las celdas A1 y A2:

=A1+A2

Para conocer más sobre este tema te recomiendo leer el artículo: Referencias en Excel.

Funciones de Excel

Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de nuestros cálculos, también podemos utilizar las funciones de Excel las cuales son procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos.

Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le daremos algunos datos numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y nos entregarán el resultado correcto.

Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien podemos indicarle una serie de valores numéricos y nos devolverá el promedio de todos ellos.

En la siguiente imagen puedes ver la función PROMEDIO con los valores 1, 3, 5 y 8 y el resultado, que es 4.25, lo observamos en la celda A1.

Uso de funciones en Excel

Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, etc.

Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los nombres de las categorías.

Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas.

Pestaña Fórmulas en Excel

Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en el menú Funciones de este sitio Web donde encontrarás el listado completo de funciones de Excel.

Algunas de las funciones de Excel más utilizadas son las siguientes:

  • Función SI: Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.
  • Función SUMAR.SI: Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición.
  • Función CONTAR.SI: Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada.
  • Función CONCATENAR: Une varios elementos de texto en uno solo.
  • Función BUSCARV: Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada.
  • Función Y: Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS y devuelve VERDADERO. Si un solo argumento es FALSO devolverá el valor FALSO.
  • Función O: Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO y devuelve VERDADERO. Solo en caso de que todos los argumentos sean FALSOS se devolverá el valor FALSO.
  • Función INDICE: Devuelve un valor o referencia de la celda en la intersección de una fil y columna en particular en un rango especificado.
  • Función COINCIDIR: Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz, que coincide con un valor dado en un orden especificado.
  • Función EXTRAE: Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto dada una posición y longitud iniciales.

Datos tabulares

Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas disciplinas donde se necesiten datos tabulares.

Afortunadamente, la gran cantidad de celdas que tenemos disponibles en Excel nos facilitarán la organización de los datos tabulares.

Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar formato a nuestros datos, ya sea creando una tabla de Excel, o que apliquemos un formato condicional o simplemente apliquemos algún estilo de celda.

Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar herramientas avanzadas para analizar dicha información.

Gráficos en Excel

Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares alrededor del mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos.

El hecho de tener una herramienta visual facilita mucho la compresión e interpretación de la información por lo que millones de usuarios de la aplicación generan sus propios reportes en Excel.

Gráficos en Excel

Aprender a crear gráficos de Excel es un tema aparte, pero puedes tener una idea de los diferentes gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y de inmediato verás un grupo de comandos identificado con el nombre Gráficos donde podrás encontrar todos los tipos de gráficos disponibles en Excel.

Tipos de gráficos

Los gráficos que podrás crear en Excel son los siguientes:

  • Gráficos de columna
  • Gráficos de barra
  • Gráficos de líneas
  • Gráficos circulares
  • Gráficos de áreas
  • Gráficos de anillos
  • Gráficos de burbuja
  • Gráficos de dispersión
  • Gráficos de embudo
  • Gráficos de cascada
  • Gráficos de rectángulos
  • Gráficos de proyección solar
  • Gráficos de superficie
  • Gráficos radiales
  • Gráficos de cotizaciones
  • Gráficos de cajas y bigotes
  • Histogramas

Nombres y versiones de Excel

Lo más común en la literatura y en los tutoriales en línea es referirnos a la hoja de cálculo de Microsoft con el nombre de “Excel”.

Algunos otros lo llaman “Microsoft Excel” y también como “Office Excel” por ser parte de la suite de Office.

También encontrarás que es común hacer referencia a la hoja de cálculo por su versión, por ejemplo: “Excel 2013”, “Excel 2016”, “Excel 2019”, etc.

Cuando trabajamos con Excel es muy importante conocer el número de versión que tenemos ya que hay funcionalidad de las versiones recientes que no existirá en las versiones previas.

Si quieres saber más sobre las diferentes versiones de Excel, puedes consultar el artículo: Versiones de Excel.

Competencia de Excel

Aunque Excel es el programa de hoja de cálculo más utilizado alrededor del mundo, existen otros proveedores que ofrecen productos similares como los siguientes:

  • Google Sheets: es un competidor gratuito de Excel, con diseños y características similares. Los usuarios con una cuenta de Gmail pueden acceder a Google Sheets. Las Hojas de cálculo se guardan en la nube, lo que significa que los usuarios pueden acceder a sus datos desde cualquier lugar y en diferentes dispositivos. Varios usuarios también pueden colaborar en la misma hoja de cálculo.
  • Numbers: El programa de hoja de cálculo de Apple viene gratis con cada Mac y proporciona plantillas, tablas y gráficos prediseñados. Numbers sobresale en gráficos y tablas, pero no maneja grandes conjuntos de datos tan bien como lo hace Excel. Numbers también es exclusivo para los dispositivos de Apple pero permite a los usuarios guardar hojas de cálculo como archivos de Excel, por lo que un usuario de Windows aún puede abrir una hoja de cálculo de Numbers en Excel.
  • Apache Open Office Calc: Este software gratuito de código abierto cuenta con fórmulas de lenguaje natural que permiten a los usuarios crear fórmulas usando palabras; cuenta con DataPilot, que extrae datos de bases de datos corporativas; y características de estilo y formato que permiten diferentes opciones de formato de celda. El software utiliza un lenguaje de programación de macros diferente al de Excel y tiene menos opciones de gráficos. OpenOffice Calc funciona en plataformas Windows y macOS y usa el formato de documento abierto como predeterminado, con soporte limitado para el formato XLSX de Microsoft.

Porqué aprender a usar Excel

La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles en Excel podría intimidar a cualquier usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la realidad es que hoy en día Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el ámbito laboral lo cual hace indispensable el aprender a usarla.

Excel ha dejado de ser una aplicación para contadores y financieros y se ha convertido en una herramienta de tratamiento de datos que trasciende mucho más a la contabilidad ya que facilita la extracción y manipulación de datos, así como la creación de reportes.

Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te dediques, será muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de utilizar Excel.

Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo online y verás que el dominio de Excel es una de las habilidades más solicitadas.

Así que, ahora que ya sabes qué es Excel, no esperes más y decide aprender a utilizar esta fabulosa herramienta.

Moisés Ortiz

Autor: Moisés Ortiz

Moisés es consultor en tecnologías de la información con especialidad en herramientas de inteligencia de negocios y análisis de datos. Tiene más de 25 años de experiencia en el uso de Excel y es una de sus herramientas predilectas para la creación de reportes. Ver más ➤