¿Qué es el complemento Power Pivot para Excel?

Las herramientas de análisis y generación de reportes en Excel son muy buenas, pero una vez que descubres el potencial de Power Pivot te das cuenta que esta pieza de software coloca a Excel en un nivel superior.

Power Pivot es un complemento para Excel que te ayudará a analizar grandes cantidades de información y a crear modelos de datos altamente sofisticados. Podemos utilizar Power Pivot para importar grandes volúmenes de datos provenientes de diversas fuentes y posteriormente hacer un análisis de la información.

Descubre qué es el complemento Power Pivot para Excel

Pero antes de seguir con la descripción de Power Pivot y toda su funcionalidad, me gustaría responder a la siguiente pregunta: ¿Cuál es la razón por la cual se agrega otro complemento a Excel? ¿Acaso no existe suficiente funcionalidad para generar reportes y hacer un buen análisis de la información?

Microsoft y la Inteligencia de Negocios

Tal vez hayas escuchado el término Inteligencia de negocios (Business Intelligence) que también es conocido como BI por sus siglas en inglés. En caso de no conocer el significado de este término, una búsqueda en Wikipedia te dará una excelente definición: “Inteligencia de negocios se refiere al uso de datos en una empresa para facilitar la toma de decisiones”.

Las herramientas informáticas de inteligencia de negocios nos ayudan a extraer datos de distintas fuentes, depurarlos y prepararlos para hacer un buen análisis y crear reportes que nos ayuden a tomar mejores decisiones.

La realidad es que dentro de una empresa, los datos corporativos están contenidos en repositorios especializados como SQL Server, Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, etc., y no cualquier persona tiene acceso a dicha información.

Generalmente el acceso a los datos corporativos será controlado por el departamento de informática, o por un profesional de sistemas de información, ya que ellos tienen los conocimientos técnicos necesarios para utilizar y extraer los datos de dichas herramientas.

Sin embargo, con el paso del tiempo las empresas de software como Microsoft, han evolucionado sus herramientas para crear algo que se llama inteligencia de negocios de auto-servicio (self-service BI). Este tipo de herramientas ya no requieren que las personas tengan tantos conocimientos técnicos para extraer y utilizar los datos corporativos para generar sus propios reportes.

Qué es Power Pivot

Con las herramientas de inteligencia de negocios de auto-servicio cualquier persona de la empresa puede tener acceso a los datos corporativos sin temor a causar algún daño o hacer alguna eliminación de datos que ponga en riesgo la integrad de los sistemas corporativos.

Power Pivot forma parte de esa gama de herramientas de inteligencia de negocios de auto-servicio que Microsoft ha creado en lo últimos años. De hecho, Excel es una parte fundamental dentro de la estrategia de Inteligencia de negocios de Microsoft debido a la gran cantidad de usuarios y adopción que tiene esta herramienta alrededor del mundo.

¿Qué puedo hacer con Power Pivot?

En el pasado he compartido artículos que explican cómo Excel es un excelente repositorio de datos pero es incapaz de darnos todo el potencial de un sistema de gestión de bases de datos (DBMS).

Es altamente complicado, y poco recomendable, utilizar solamente la funcionalidad de Excel para mantener una base de datos empresarial. Sin embargo, Power Pivot nos permitirá acceder a múltiples fuentes de datos para integrar la información en Excel y crear nuestro Modelo de Datos tal como lo haría cualquier profesional de TI.

Qué es el complemento Power Pivot en Excel

Las relaciones que podemos crear entre las tablas nos permitirán realizar consultas complejas de una manera mucho más simple de lo que podríamos lograr solo con Excel. Además, es posible relacionar tablas que provengan de fuentes de datos diferentes y tratarlas como si fueran una sola tabla, lo que convierte a nuestro modelo de datos en Power Pivot en algo único y de mucha utilidad.

Power Pivot ha sido diseñado y construido para permitirnos trabajar con millones de registros de una manera eficiente. Si eres un analista de datos en Excel, seguramente has trabajado con hojas de cálculo que aumentan constantemente de tamaño y entre mayor sea la cantidad de datos, las fórmulas de Excel se harán más lentas. Power Pivot realiza cálculos de una manera más eficiente y rápida aun cuando los datos crezcan y aunque tengamos varias tablas relacionadas con millones de registros.

Por si esto fuera poco, Power Pivot trae consigo una serie de funciones que podrás utilizar para agregar cálculos al modelo de datos. Estas funciones son conocidas como funciones DAX (Data Analysis eXpressions) y su uso es muy similar al de las funciones que ya conocemos en Excel.

Descubre qué es Power Pivot para Excel

La diferencia principal es que las funciones DAX no utilizan referencias a celdas o nombres de rango sino que utilizan nombres de tablas y columnas lo que facilita la integración con el modelo de datos.

Estas son apenas algunas de las cosas que podemos hacer con Power Pivot. Es evidente que su potencial lo podrás conocer mejor mientras aprendemos a utilizar dicho complemento de Excel.

Power Pivot y los productos Power BI

Es inevitable encontrar información sobre una serie de productos que Microsoft ha creado en los últimos años y que utilizan el prefijo “Power” como: Power Pivot, Power Query, Power View, Power Map, Power BI Desktop.

Qué es y para qué sirve Power Pivot

Lo que puedo asegurarte desde ahora es que, aunque existen varios productos que están fuertemente relacionados por su nombre y funcionalidad, Power Pivot es el producto principal y todos los demás productos funcionan alrededor de él.

Power Pivot es considerado el motor o el cerebro de esta familia de productos y aunque en ocasiones no ves la etiqueta “Power Pivot”, por detrás siempre encontrarás el motor DAX que permite la creación del modelo de datos y sus relaciones, así como el uso de las funciones DAX.

A continuación describo brevemente el resto de los integrantes de la familia de productos Power BI. Considera que es una descripción breve, ya que el uso de cada uno de ellos requiere de un entrenamiento especializado:

  • Power Query: Aunque Power Pivot puede importar datos de diferentes fuentes por sí mismo, en ocasiones necesitamos modificar algo o limpiar esos datos antes de utilizarlos en nuestro modelo. Power Query es la herramienta que nos ayuda a importar datos y eliminar aquellos que no son de utilidad dejando la información lista para ser utilizada por Power Pivot.
  • Power View: Power View toma los datos de Power Query y nos ayuda a generar tableros de control interactivos (Dashboards).
  • Power Map: Permite visualizar los datos de Power Pivot sobre un mapa.
  • Power BI Desktop: Esta es una nueva herramienta creada por Microsoft, diferente a Excel, que trabaja en su propia ventana y que incluye la funcionalidad de Power Pivot y Power Query así como herramientas de visualización y dashboards similar a Power View aunque con varias mejoras que lo hacen más robusto en el tema de presentación de datos.

Una de las razones por las que Microsoft decidió crear Power BI Desktop es porque, aunque Excel es una herramienta ampliamente utilizada, no todas las personas utilizan Excel para analizar sus datos. Power BI Desktop es una herramienta gratuita que puedes descargar e instalar en tu computador sin necesidad de tener Excel.

Es importante mencionar que al aprender a utilizar Power Pivot también estarás aprendiendo a utilizar Power BI Desktop ya que ambas herramientas tienen el mismo funcionamiento y el mismo motor DAX.

Aprender a utilizar Power Pivot

Power Pivot tiene muchos beneficios para los analistas de datos y usuarios de Excel ya que nos permite crear modelos de datos con información que proviene de diversas fuentes y a partir de ahí realizar un análisis eficaz y confiable. Además, con el uso de los demás productos Power BI podemos limpiar la información antes de importarla a nuestro modelo de datos y también podremos crear reportes interactivos y dashboards.

Si ya estás convencido de los beneficios de Power Pivot, el siguiente paso es instalarlo en tu computador y comenzar el aprendizaje de esta poderosa herramienta. Consulta los siguientes artículos que te darán una buena introducción en el mundo de Business Intelligence en Excel:

Moisés Ortiz

Autor: Moisés Ortiz

Moisés es consultor en tecnologías de la información con especialidad en herramientas de inteligencia de negocios y análisis de datos. Tiene más de 25 años de experiencia en el uso de Excel y es una de sus herramientas predilectas para la creación de dashboards y reportes analíticos. Ver más ➤