Excel trata a los datos de tipo fecha y de tipo hora como un tipo especial de datos numéricos y al momento de presentarlos en pantalla les da el formato adecuado para que podamos entender mejor dichos valores.
La primera fecha que Excel reconoce es el día 1 de enero de 1900 y el cual tiene asignado el número de serie 1 y a partir de ahí la cuenta es progresiva de uno en uno. Ya que las fechas son valores numéricos, las operaciones entre fechas se facilitan en Excel.
Formatos de fecha en Excel
La siguiente tabla muestra los formatos de fecha en Excel que son válido y que podemos utilizar en nuestras hojas. Es importante mencionar que estos formatos dependerán de las configuraciones regionales del equipo. La siguiente tabla la he realizado considerando una configuración Español (México).
| Texto introducido | Interpretación de Excel |
| 1-08-2011 | 1 de Agosto de 2011 |
| 1-08-11 | 1 de Agosto de 2011 |
| 1/08/2011 | 1 de Agosto de 2011 |
| 1/08/11 | 1 de Agosto de 2011 |
| 2011-08-01 | 1 de Agosto de 2011 |
| 1 Agosto, 2011 | 1 de Agosto de 2011 |
| 1 Agosto | 1 de Agosto del año actual |
| 1 Ago | 1 de Agosto del año actual |
| 1-8 | 1 de Agosto del año actual |
| 1/8 | 1 de Agosto del año actual |
Debes poner mucha atención al momento de introducir fechas ya que si no utilizas alguno de los formatos adecuados Excel tratará la información como si fuera una cadena de texto en lugar de fecha.
Observa la última entrada de la tabla. ¿Qué sucede si lo que quiero especificar a Excel es una valor numérico que represente a la fracción 1/8? Si introducimos el texto “1/8” se interpretará como fecha pero si anteponemos el símbolo igual (=) entonces obtendremos el valor fraccionario que buscamos.
Formatos de hora en Excel
Cuando trabajamos con horas en Excel entonces comenzaremos a utilizar valores decimales. Por ejemplo, el valor de serie para el 1 de agosto de 2011 es 40756 y si queremos indicar el medio día de esa misma fecha entonces Excel agregará una parte decimal a ese valor para tener 40756.5 especificando así las horas del día.
Realmente nunca nos preocupamos sobre los números de serie de las fechas o sus fracciones sino que solamente ingresamos en Excel el formato que estamos acostumbrados a utilizar todos los días. A continuación te muestro una tabla con los formatos de hora en Excel que podemos utilizar:
| Texto introducido | Interpretación de Excel |
| 9:45 a.m. | 9:45 a.m. |
| 9:45 A.M. | 9:45 a.m. |
| 9:45 am | 9:45 a.m. |
| 9:45 AM | 9:45 a.m. |
| 9:45 | 9:45 a.m. |
| 9:45 p.m. | 9:45 p.m. |
| 21:45 | 9:45 p.m. |
En estos ejemplos no existe una fecha asociada a las horas sin embargo puedes hacer una combinación de una fecha con una hora dejando un espacio en blanco entre ambos datos. Por ejemplo, las 9:45 a.m. del día 1 de Agosto del 2011 se especificará en Excel de la siguiente manera:
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