Lista desplegable con datos de otra hoja en Excel

Las listas desplegables en Excel son esenciales para facilitar al usuario la elección de valores y mantener la consistencia de nuestros datos. En ocasiones necesitamos crear listas desplegables que tengan como fuente los datos ubicados en otra hoja de Excel.

En este artículo analizaremos, en primer lugar, la creación de una lista desplegable utilizando validación de datos y posteriormente analizaremos la solución utilizando un control de formulario.

Lista desplegable con referencia a otra hoja

Si utilizamos una lista de validación de datos podemos hacer referencia a los datos de otra hoja al momento de indicar el criterio de validación. En la siguiente imagen puedes notar que estoy creando una lista (en la Hoja2) que hace referencia al rango de A2:A13 de la Hoja1:

Lista desplegable con datos de otra hoja en Excel

Como resultado obtendremos una lista desplegable con los valores contenidos en una hoja diferente:

Lista desplegable desde otra hoja de Excel

Lista desplegable con datos de una tabla

En el ejemplo anterior creamos una lista desplegable que hacía referencia a un rango de celdas, pero es muy común que nuestros datos estén contenidos en una tabla. Supongamos que los datos de la Hoja1 tienen formato de tabla:

Crear una lista desplegable con datos de otra hoja

Como sabes, al crear una tabla en Excel tendrá un nombre asignado que podremos consultar desde el administrador de nombres. De manera predeterminada Excel nombrará las tablas de nuestro libro como Tabla1, Tabla2, Tabla3, etc. Para crear una lista desplegable con los datos de la columna Meses tenemos que crear un nombre intermedio que haga referencia a la columna que deseamos considerar así que abriré el administrador de nombres (en la ficha Fórmulas) y pulsaré el botón Nuevo. Observa con detenimiento la referencia que colocaré para el nombre ListaDesplegable:

Lista desplegable en Excel con datos de una tabla

A la referencia Tabla1[Meses] se le conoce como referencia estructurada y es la manera en que podemos referirnos a los datos contenidos en una tabla de Excel. Ahora que hemos creado este nombre intermedio podemos crear nuestra lista de validación de datos utilizando como fuente este nuevo nombre:

Lista de validación con datos en otra hoja de Excel

Al momento de seleccionar el cuadro de texto Origen puedes pulsar la tecla F3 y se mostrará el cuadro de diálogo Pegar nombre o simplemente puedes introducir manualmente el nombre recién creado. Ya que los nombres tienen un alcance en todo el libro podemos crear nuestra lista desplegable con datos de otra hoja sin la necesidad de indicar directamente la referencia al rango que contiene los datos.

Este truco del nombre intermedio es necesario porque Excel no permite colocar la referencia estructurada directamente en el Origen de la lista de validación de datos. Si intentas hacerlo Excel devolverá un Error en la fórmula.

Lista desplegable con Control de formulario

Otra manera de crear una lista desplegable en Excel es utilizar el control de formulario llamado Cuadro combinado. Una vez que agregamos este control a nuestra hoja solo debemos hacer clic derecho sobre él y seleccionar la opción Formato de control y en la sección Control seleccionaremos el Rango de entrada adecuado:

Cuadro combinado con datos de otra hoja

Lo único que estoy haciendo es colocar la referencia adecuada hacia la hoja donde se encuentran los datos que deseo incluir. Como resultado obtendremos una lista desplegable con datos de otra hoja:

Lista desplegable con datos de origen en otra hoja

Recuerda que para conocer la opción que ha sido seleccionada en este tipo de control de formulario debemos vincular el cuadro combinado a una celda la cual reflejará la opción seleccionada. Para conocer un poco más sobre este procedimiento consulta el artículo Cuadros combinados en Excel.

En este artículo hemos analizado tres posibilidades para crear una lista desplegable con datos de otra hoja de manera que no sea necesario tener tanto los datos como las listas desplegables en una misma hoja. Esta es una práctica muy común, especialmente cuando tenemos múltiples catálogos organizados en diferentes hojas de nuestro libro y necesitamos crear las listas desplegables en una hoja diferente.

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28 comentarios en “Lista desplegable con datos de otra hoja en Excel

  1. EDISON

    Definitivamente fue un acierto poder encontrado esta gran ayuda, cada vez aprovechamos mejor de las bondades y facilidades que nos brinda el Excel, pero mucho mejor es la oportunidad que nos brindan los expertos al compartir su experiencia y hacen más cómoda nuestra gestión con hojas electrónicas y las aplicaciones múltiples que podemos realizar en nuestras labores

  2. Ana

    Gracias Moisés, esto es justo lo que estaba buscando …

  3. Walter Gregorio Toro Lopez

    Buenos Días. Muy contento de haber encontrado esta pagina, espero aprender mucho de excel apenas estoy comenzando me parece una super herramienta. Mil gracias por los conocimientos que estoy adquiriendo con ustedes.

  4. Eduardo

    Gracias Moisés.

  5. otrebor

    Cada día nos sorprendes, a veces uno cree saberlo todo respecto a una temática y llega tu e-mail y nos damos cuenta que en realidad nos falta mucho por aprender. Agradecido por tus aportes.

  6. RAUL

    Muy agradecido de haber encontrado esta pagina la informacion que nos suministra es muy valiosa

  7. Carlos Castillo

    Simplemente excelente, NO dejes de enseñar, Maestro. Gracias

  8. BEATRIZ MAUNA

    CORDIAL SALUDO FELICITACIONES LOS TEMAS QUE ME HAN ENVIADO MUY INTERESANTES HE APRENDIDO BASTANTE YA QUE SON MUY EXPLICITO Y FÁCILES DE ENTENDER.

  9. Omar

    Moises buenos días te felicito por la explicación con respecto a la lista despegable y sus variedades que tiene Excel sos lo máximo, hasta el momento los mail recibidos con respecto de Excel me es muy útil inclusive me facilito en mis tareas diarias laborales al estar muy bien explicadas desde ya gracias.

  10. Jorge

    Impecable! Felicitaciones

  11. Fabricio

    Saludos, mis conocimientos en excel van en ascenso, esto se pone muy interesante

  12. RUTH

    CADA VEZ VOY APRENDIENDO MAS, GRACIAS A LA AYUDA QUE NOS BRINDAN. ESPERO SEGUIR CONTANDO CON ESTA VALIOSA COLABORACION.

  13. Art

    Muchas gracias! Muy útil!

  14. Luis Carlos

    Excelente aporte, para todos los que aún debemos aprender más de Excel. Gracias.

  15. Marcos Barragán

    Moisés muchas gracias por el aporte, tus consejos prácticos han sido de gran ayuda, necesito hacer una lista desplegable para una serie de productos y que una vez seleccionado un producto en otras celdas que me especifique las características del producto seleccionado, como precio, contenido, etc

  16. Walter

    Gracias Moises. Siempre sigo tus publicaciones y cada vez me sorprendo más con todo lo que se puede hacer con esta fabulosa herramienta.

  17. dalvi

    Hermano de verdad agradecido, estoy siempre en la búsqueda de manejar a la perfección todas las bondades de excel.

  18. Percy Cansaya

    Gracias por los aportes. Estan muy buenos.

  19. jeans

    GRACIAS POR LA AYUDA, EXCELENTE

  20. Luis

    Gracias Moises, muy util… y practico

  21. Carlos Becerra

    Amigo Moises. Gracias por compartir, cada día me sorprende las ventajas de excel.

  22. Edwin Yash

    Gracias por el tiempo utilizado para enseñarnos. fue muy útil.

  23. JM

    Manda “webs” que sea mejor esta página que la ayuda oficial de Office para Excel. Lo mejor es que está muy bien explicada; lo sorprendente es lo que sabe de Excel. Saludos

  24. Azulfenix

    Gracias por tu genial ayuda. En mas de una ocasión me has sacado de un problema. Una vez gracias por compartir.

  25. Irma

    Te agradezco mucho lo que me enseñaste. Soy una inexperta pero con tu ayuda haces más fácil mi trabajo en Excel.

  26. José Castillo Pérez

    Moisés, Primero que todo te felicito por tus importantes aportes a nuestros conocimientos, soy amante de excel y pienso que manejo lo básico, pero es una de las mejores páginas que he visto con relación a Excel. Muchísimas gracias.

  27. javier

    Quisiera saber si es posible que al desplegar la lista desplegable se muestren todos los datos existentes en el listado. (osea que cuando pulse la flechita de la derecha existente en la celda, en el caso de que halla muchos datos listados, los muestre todos, no tenga que bajar con la barra lateral)
    Gracias de antemano y un saludo

    1. Moisés Ortíz Autor

      Lo siento Javier, eso no es posible. La única alternativa sería utilizar un control ActiveX en lugar de la lista de validación de datos ya que permite indicar la cantidad de elementos a desplegar. Puedes consultar el siguiente artículo para saber un poco más sobre ese control:
      http://exceltotal.com/cuadro-combinado-en-vba/