Lista desplegable en Excel 2010

Podemos crear una lista desplegable en Excel 2010 para facilitar la entrada de datos a nuestra hoja o para limitar las entradas que puede proporcionar un usuario reduciendo así la posibilidad de tener datos mal ingresados.

Listas desplegables en Excel

Una lista desplegable en Excel es una colección de datos válidos que se genera a partir de los valores ubicados en un rango de celdas. Los valores de dicho rango de celdas son los que dan forma a las opciones de una lista. Las listas desplegables se muestran dentro de una celda como una flecha que nos permite elegir el valor deseado.

Lista desplegable en Excel 2010

En la imagen superior, la lista desplegable de la celda A1 se creó tomando los valores del rango C1:C12.

Crear una lista desplegable en Excel 2010

Para crear una lista desplegable en Excel 2010 a partir de un rango de celdas, comenzamos por seleccionar la celda que contendrá la lista desplegable que en nuestro ejemplo es la celda A1. Posteriormente vamos a la ficha Datos y pulsamos el comando Validación de datos.

Comando validación de datos en Excel

Encontrarás este comando dentro del grupo Herramientas de datos. Puedes pulsar directamente el botón o desplegar el menú y seleccionar la primera de las opciones tal como se muestra en la imagen superior. Esto abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos.

Cuadro de diálogo Validación de datos en Excel

Criterio de validación y origen de datos

En el cuadro de diálogo Validación de datos especificaremos los detalles sobre el criterio de validación y el origen de los datos. En primer lugar debes elegir la opción Lista de todos los criterios de validación.

Criterio de validación para lista desplegable

En el recuadro Origen debes especificar el rango de celdas que contiene los valores que se convertirán en las opciones de la lista desplegable.

Origen de datos para lista desplegable

Finalmente pulsa el botón Aceptar y habremos creados una lista desplegable en Excel 2010.

Eliminar una lista desplegable

Si tal vez colocaste la lista desplegable en una celda equivocada o simplemente deseas eliminarla, debes seguir los siguientes pasos para borrarla. Selecciona la celda que contiene la lista desplegable y pulsa el botón Validación de datos y dentro de las opciones de criterios de validación selecciona la opción Cualquier valor.

Eliminar lista desplegable en Excel

Al pulsar el botón Aceptar se habrá eliminado la lista desplegable de la celda previamente seleccionada.

Las listas desplegables son de mucha utilidad en Excel al momento de crear formularios que permitan la rápida captura de datos de parte de los usuarios.

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42 comentarios en “Lista desplegable en Excel 2010

  1. felipe

    muy buena informacion…

  2. patri

    Hola, agradezco el tutorial, muy instructivo. Sin embargo, se me plantea una duda: ¿Se puede hacer una lista desplegable en la que se pueda seleccionar más de una opción? Gracias

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Patri, eso no es posible utilizando este tipo de lista desplegable.
      Sin embargo es posible utilizar controles y programación VBA para tener un cuadro de opciones que permitan la selección múltiple. Te dejo un artículo sobre este tipo de control en Excel (cuadro de lista):
      https://exceltotal.com/cuadro-de-lista-en-vba/

      Y específicamente para implementar la selección múltiple con un cuadro de lista está este otro artículo:
      https://exceltotal.com/cuadro-de-lista-de-seleccion-multiple/

  3. Irving

    Buen día tengo una pregunta, ¿cómo puedo hacer que se mantenga la flecha de la lista desplegable? ya que asi como lo acabas de explicar sólo aparece cuando le doy un clic a la celda. Espero tu respuesta, gracias.

  4. Diana

    Hola. Tengo una celda que tiene una lista desplegable pero la flecha no desaparece cuando ubico el cursos en cualquier otra celda. Cómo puedo hacer para quitarlo? De antemano gracias!

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Diana, me parece que no tienes una lista desplegable como la mencionada en este artículo, es decir, una lista de Validación de datos.
      Lo más probable es que tengas un control de formulario y para eliminarlo debes ir a la ficha Programador, pulsar el botón Diseño y posteriormente seleccionar la lista y entonces eliminarla. Para activar la ficha Programador consulta el siguiente artículo:
      https://exceltotal.com/mostrar-la-ficha-programador/

  5. Hoshi

    Pero como haces si tienes la lista a escoger en otra hoja

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Hoshi, solo debes modificar la referencia indicada en el cuadro Origen. Si para este ejemplo los datos estuvieran en la Hoja2, entonces debería tener la siguiente referencia:
      =Hoja2!$C$1:$C$12

  6. Eduardo

    muchas gracias me sirvió mucho, aun sigo descubriendo este mundo de excel

  7. FREDY NARANJO

    HOLA MOISES, entiendo como se hace la lista desplegable, pero como hago para que no se vean en la hoja de excel los datos registrados para crear la lista desplegable (osea el rango de datos).

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Fredy, una alternativa es colocar los datos en otra hoja de Excel y posteriormente ocultar dicha hoja.

  8. ANDREA

    excelente informacion, gracias.

  9. Liz

    Hola, Moises. Querría saber si hay alguna forma de que los datos de la lista desplegable aparezcan ordenados, sin necesidad de ordenar la lista base.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Liz, eso no es posible con este tipo de lista.
      Seguramente lo puedes lograr utilizando un control ActiveX (Cuadro combinado) y código VBA.

  10. Marisa

    Buenos días. No sé si se puede crear una lista desplegable abierta, es decir, que al escoger uno de los datos nos deje añadir algo a continuación del dato, una observación particular. Gracias y un saludo.

  11. Mauricio

    Obrigado pela dica. Muito bom.

  12. Zeferino

    Despues de tanto tiempo de buscar este tipo de informacion al fin la encontre, felicidades por tan valiosa ayuda, soy un apasionado por los macros y al fin encontre quien me puede ayudar. Gracias y adelante

  13. MONICA

    HOLA, YA HE CREADO LA LISTA DESPLEGABLE, MUCHAS GRACIAS POR LA INFORMACIÓN, PERO QUIERO TENER LA OPCION DE PODER ESCRIBIR EN LA CELDA OTROS OPCIONES FUERA DE LA LISTA, COMO LO HAGO? gRACIAS

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Monica, no es posible hacer eso con la funcionalidad predeterminada de Excel. Es necesario programar dicho comportamiento de la lista utilizando VBA y sería muy complicado explicarlo en este comentario.
      Espero escribir algún artículo al respecto en el futuro.

  14. leidy

    hola, si la validacion de datos hace referencia a una lista donde existe datos repetidos x ekemplo fechas… como hago para que el desplegable solo me mustre registros unicos… gracias

  15. Hoshi

    Hola, hay alguna formula para que coja el formato de la lista de origen, tengo un par de valores en rojo y al elegirlos no me los pone de ese color debo cambiarlos manualmente. Un saludo

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Hoshi, ninguna función de Excel puede consultar el formato de una celda. Tendrás que hacerlo a través de código VBA o aplicando una regla de formato condicional. Te dejo un artículo que habla sobre el manejo de colores en Excel:
      https://exceltotal.com/operaciones-con-colores-en-excel/

  16. RAÚL TOMMASI

    ESTIMADO MOISÉS: TE FELICITO POR TU PÁGINA. TENGO UNA CONSULTA QUE HACERTE: QUISIERA FORMATEAR UNA LISTA DESPLEGABLE PARA QUE LAS OPCIONES QUE SE DESPLIEGAN ESTÉN EN UNA FUENTE DE MAYOR TAMAÑO QUE LA QUE SURGE AUTOMÁTICAMENTE. ¿ES POSIBLE?

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Raúl, lamentablemente eso no es posible. Tanto el tamaño de la lista desplegable como la fuente ya están establecidos y no podemos modificarlos.

  17. Virginia

    Buenas tardes! Moises excelente tus explicaciones! Ahora pregunto, yo arme una lista desplegable; mi pregunta es como puedo hacer para seguir agregando elementos cuando ya la definí. Por ejemplo hoy tengo 5 nombres en esa lista, hago la validación de datos y mañana quiero ingresar tres nombres más; como puedo hacer para no tener que cargar nuevamente todos los nombres más los tres últimos? Porque al querer agregar uno, selecciono todo para que ingrese al nombre de la lista y no puedo, solo me selecciona los 5 primeros. No se si fui muy clara, seria como dejarla abierta. Saludos

  18. Placido

    Por defecto en la lista desplegable salen 8 lineas, yo necesito que el numero de lineas que se visualizan se pueda ampliar, tiene respuesta mi pregunta? dispongo de Excel 2003, muchas gracias de antemano.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Placido, lamentablemente no es posible. La lista desplegable (Validación de datos) es una funcionalidad integrada en Excel y no es posible hacer ese tipo de modificaciones.

  19. Laura

    Hola, quiero hacer esto pero en la versión Starter del Excel (Office Starter 2010). No logro encontrar esta opción, de esta manera no esta. Donde puede estar? o será que esta versión no trae la funcionalidad de listas desplegables?
    Gracias!

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Laura, Excel Starter no tiene la funcionalidad de Validación de datos.

  20. pedro

    hola, despues de tener mi “datos” para la lista desplegable, y ya realizada la operación, es posible borrar los “datos” sin perder el resultado de mi lista deplegable. espero se entienda gracias.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Pedro, eso no es posible. Lo que puedes hacer es ocultar la columna que contiene los datos de origen haciendo clic derecho sobre el título de columnas y seleccionando la opción Ocultar.

  21. Hugo

    Si creo una lista desplegable en una celda y elijo un valor de esta, ¿Se puede mostrar en otras celdas datos relacionados al valor que se elige en la lista? Por ejemplo si elijo un producto de una lista de supermercado quiero que al elegir este producto, en otras celdas aparezcan datos como el precio, fecha de vencimiento,etc. que se encuentran en una tabla en otra hoja. Saludos.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Hugo, por supuesto que se puede, y para eso debes tomar el valor de la celda (que contiene la lista desplegable) y utilizarlo como argumento de alguna función de búsqueda, ya sea la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR.

  22. Andrés Fernando Avendaño

    Buenos días. Como se hace para que en la celda donde se configura la lista desplegable, siempre quede visual la pestaña y no solomenta la vea cuando ubico el cursor encima de ella. Gracias.

    1. Moises Ortiz Autor

      Hola Andrés, eso no es posible ya que ese es el comportamiento predeterminado de las lista de validación de datos en Excel.
      Si quieres tener siempre visible un control de lista, deberás utilizar un control de formulario o ActiveX. Para saber más de esos controles consulta el siguiente artículo:
      https://exceltotal.com/cuadro-combinado-en-vba/

  23. LORENA

    Cómo puedo crear un cuadro desplegable que pueda tener selecciones múltiples.
    Es decir varias selecciones de ese cuadro desplegable y no una sola. Es posible?
    Gracias

  24. Jorge

    Moisés muchas gracias por la información no sabia como realizar una lista desplegable,estaba realizando una base de datos, y queria cargar una lista del lugar, provincia donde viven cada unos de mis clientes, muchos saludos y gracias