Cómo cambiar el color de una celda según valor

Cuando tenemos una hoja de Excel con muchos datos y deseamos resaltar con un color diferente  aquellas celdas que cumplen con cierto criterio, podemos utilizar el formato condicional para cambiar el color de la celda.

Frecuentemente me hacen la pregunta: ¿Qué función de Excel me ayuda a cambiar el color de una celda? La respuesta es que no existe función de Excel que permita hacer dicho cambio. Las funciones de Excel fueron creadas para trabajar con los datos contenidos en las celdas y no con la apariencia de las mismas. Para manipular la apariencia de una celda es necesario utilizar el formato condicional.

Comenzaremos por analizar una situación en la que debemos cambiar el color de una celda de acuerdo a su propio valor y en la segunda parte del artículo veremos algunos ejemplos de cómo hacer el cambio según el valor de otra celda.

Cambiar el color de una celda según su valor

Excel nos provee de varias opciones para cambiar el color de una celda según su valor y dichas opciones las encontramos en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas:

Cómo cambiar el valor de una celda según valor

Cada una de estas opciones nos permitirá cambiar el color de una celda cuyo valor cumpla con el criterio establecido. Las opciones de menú mostradas en la imagen anterior son las siguientes:

  • Es mayor que: Cambiará el color de las celdas que tengan un valor mayor que el especificado.
  • Es menor que: Si las celdas tienen un valor menor que el indicado, entonces se cambiará su color.
  • Entre: Nos permite definir un rango y todas las celdas cuyo valor esté dentro de los límites establecidos cambiará de color.
  • Es igual a: Solo cambian de color aquellas celdas que son exactamente iguales al valor especificado.
  • Texto que contiene: Si tenemos celdas con texto, esta opción nos permitirá comparar su valor con otra cadena de texto y si son iguales habrá un cambio de color.
  • Una fecha: Al trabajar con fechas frecuentemente necesitaremos cambiar su color si cumplen con el criterio especificado.
  • Duplicar valores: Resalta con un color diferente las celdas que tienen valor duplicados o valores únicos.

Hagamos algunos ejemplos para comprender el funcionamiento de estas opciones de formato condicional. Supongamos una lista con números aleatorios donde deseo cambiar el color de las celdas que sean mayores a 70. Comienzo por seleccionar el rango de celdas A2:A16 y posteriormente la opción Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que.

Cambiar color de celda según su valor

En el primer recuadro indicamos el valor numérico con el cual se realizará la comparación, la lista de la derecha es útil para seleccionar el color de relleno que tendrán las celdas que cumplan con dicha condición. Al pulsar el botón Aceptar se realizará el cambio de color de las celdas según su valor. Puedes seguir el mismo procedimiento para las demás opciones de Formato condicional mencionadas anteriormente. En la siguiente imagen puedes notar que he aplicado criterios diferentes a la lista de números aleatorios:

Cambiar color de celdas según condición

Aunque en este ejemplo he utilizado diferentes rangos de datos, cada columna con una regla de formato condicional diferente, la verdad es que podemos aplicar varias reglas sobre un mismo rango por ejemplo, en la siguiente imagen el rango A2:A16 resaltará en color rojo los valores menores a 40 y en color verde los valores mayores a 60:

Cómo cambiar color de celdas en Excel automáticamente

Si en lugar de tener valores numéricos tenemos fechas, entonces podemos utilizar la opción Una fecha la cual nos permitirá elegir diferentes alternativas para cambiar el color de una celda especificando una condición para la fecha de hoy, ayer, la semana pasada, el mes pasado, etc.

Cambio de color de celdas en base a fecha

Observa el resultado de aplicar diferentes reglas de formato condicional a un listado con fechas:

Cambio de color de una celda según valor de la celda

El trabajo con fechas en Excel es muy común y una de las cosas que más utilizamos es cambiar el color de una celda de acuerdo a una fecha de vencimiento. Si deseas saber más sobre este tipo de formato condicional considera leer el artículo Fechas de vencimiento en Excel con formato condicional.

Además de las reglas de formato condicional que hemos revisado hasta ahora, tenemos las opciones que se encuentran en Inicio > Estilos > Formato condicional > Reglas superiores e inferiores. El uso de estas reglas de formato condicional es muy similar al mostrado en los ejemplos anteriores y podremos fácilmente cambiar el color de una celda según su valor al cumplir criterios como pertenecer a los 10 valores superiores del rango o un tener un valor por encima del promedio. Si quieres leer un poco más sobre estas opciones consulta el artículo Reglas superiores e inferiores.

Cambiar el color de una celda según el valor de otra

Ahora ya tenemos una idea más clara sobre cómo cambiar el color de una celda según su valor pero ahora analizaremos la situación donde necesitamos condicionar el cambio al valor de otra celda. En este caso no podemos utilizar las opciones mostradas anteriormente sino que debemos crear nuestra propia regla con una fórmula haciendo referencia al valor contenido en la otra celda.

En el siguiente ejemplo cambiaremos de color las celdas que tengan un valor mayor al indicado en la celda C1 y comenzamos por seleccionar el rango de valores en el rango A2:A16 y en seguida vamos a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla. Dentro del cuadro de diálogo mostrado debemos seleccionar la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato:

Cambiar el color de una celda según el valor de otra celda

La fórmula utilizada es =A2 > $C$1 que hace la comparación de la primera celda del rango con C1 y Excel irá ajustando la fórmula para comparar cada celda dentro del rango. Es por eso que utilizamos una referencia absoluta para C1 de manera que todo el rango sea comparado con ese valor. Por supuesto que no debemos olvidar pulsar el botón Formato para indicar el estilo que deseamos aplicar a las celdas que cumplan con la condición establecida por la fórmula.

Ahora considera el siguiente ejemplo donde cambiaremos el color de las celdas que tienen un valor menor que el de la celda a su derecha. La fórmula utilizada es =A2>B2 y en este caso no utilizamos una referencia absoluta porque queremos que Excel haga la comparación de las celdas de la columna A con su respectiva celda en la columna B:

Cambiar color de una celda en Excel segun el valor de otra celda

Es así como a través de una fórmula de Excel podemos cambiar el color de una celda según el valor de otra celda. Ya que dicha fórmula es como cualquier otra en Excel, podemos utilizar funciones para indicar la condición que deseamos que se cumpla. En el siguiente ejemplo utilizo la función MES para comparar el mes de una fecha y cambiar el color de aquellas celdas que tengan una fecha en el mes 5 el cual está indicado en la celda C2:

Cambiar color de una celda según el resultado de una fórmula

La fórmula indicada en nuestra regla de formato condicional puede ser tan compleja como lo necesitemos y el formato será aplicado a las celdas que cumplan con la condición establecida.

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Cómo evaluar el color de fondo de una celda

75 pensamientos en “Cómo cambiar el color de una celda según valor

  1. wendy

    yo quisiera saber como cambiar el color de las celda según la palabra

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Wendy, utiliza la opción Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Texto que contiene.
      Las celdas que contengan la cadena de texto proporcionada serán las que cambien de color.

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  2. alejandro

    muchas gracias por sus tips son de mucha ayuda

    Responder
  3. Horacio Carmona

    Mucha gracias, exelentes tips.

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  4. susana

    Muchas gracias, eres muy claro en tus explicaciones, me es de mucha ayuda .saludos

    Responder
  5. Guiomar

    Hola quiero comentar sobre la informacion que usted nos manda,es genial poder contar con una informacion clara y precisa.Excelente y buen dia!

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  6. Carlos Rueda

    Excelentes ayudas, aprendo muy facil con esa explicaciones tan sencillas

    Responder
  7. pedro

    gracias: muy bueno el tutorial

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  8. Oscar Amurrio

    Muchas gracias, son ejemplos prácticos que facilitan el aprendizaje.

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  9. jesus

    Agradezco la aportacion me va a servir de mucho en los trabajos de la oficina ya q los detalles son claros

    Responder
  10. Sara

    Muy útil para controles y análisis. Gracias

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  11. lita

    Me gusta es muy interesante x favor no se olviden de seguir así enviando toda su información, sus ejemplos son muy prácticos y facilitan mi aprendizaje mucho mas

    Responder
  12. RAFAEL VINUESA RIVERA

    ME ENCANTAN LAS LECCIONES DE MOISES, PERO QUISIERA PLANTEAR UNA CUESTION.
    UNA VEZ ASIGNADOS LOS COLORES DE FONDO A DETERMINADAS CELDAS, COMO HEMOS VISTO, YO QUISERA AHORA CONTAR LAS QUE SEAN DE CADA COLOR DETERMINADO, OSEA, CUANTAS VERDES HAY O CUANTAS AZULES, ETC…
    ¿ PODRIAIS AYUDARME CON ESTO?

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  13. José Martínez

    Ante todo gracias por su trabajo y tiempo.
    ¿Cómo haríamos para que toda una tabla quedara en dos colores, en bandas alternas según la fecha?
    Por ejemplo, dos datos del día 20 en azul oscuro, después tres o un dato del día 21 en azul claro, después otra vez los dos tres o un dato del día 22, en azul oscuro y así sucesivamente.
    Espero me entienda, gracias de nuevo por su tiempo y saludos cordiales para todos los lectores de la página.

    Responder
  14. Luis

    Moises, muchas gracias. Como siempre tus articulos claros y faciles de aplicar.

    Responder
  15. Amable

    Hola Moisés, te felicito por el trabajo y el aporte que haces de tus conocimientos sobre las hojas excel en la web; en el que muchos “ bebemos “ de tus conocimientos. También resalto el elegante y correctísimo trabajo que realizas al escribir, haciendo alarde del lenguaje español en tu página y en la ayuda que nos ofreces y además, gratuita y desinteresada.

    Es de agradecido, corresponderte con igual aporte literario a tu español como si fueras nativo de mi querida España.
    Muchísimas gracias por tu buen hacer. ¡¡¡ Eres el perfecto representante de nuestro Quijote de la Mancha !!!

    Responder
  16. Mauricio

    Esta genial el trabajo que han desempeñado, es fácil de entender y de mucha ayuda, espero que este sitio siempre este disponible ya que me es de gran interés.

    Responder
  17. José Martínez

    Sí, sería alternando los colores de las filas pero no un número fijo de filas, sino según el valor de una columna Fecha. de modo que alternarían los colores por días. todas las filas del día 20, azul oscuro; todas las filas del día 21, azul claro; todas las filas del siguiente día, azul oscuro otra vez y así sucesivamente.
    Espero haberme explicado mejor y gracias de nuevo

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola José, en ese caso debes crear una regla de formato condicional para cada color y utilizar la función DIA para evaluar la columna fecha y saber si es el día 20, 21, etc. En el ejemplo que das, la regla que vaya a establecer el color de la celda en azul oscuro tendría una fórmula como la siguiente:
      =DIA(ColumnaFecha)=20

      Responder
  18. Johangps

    Muchas gracias. Lo necesitaba para un consolidado de renovaciones utilizando la opción de duplicar valores

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  19. Hector Del Carril

    Realmente puedo decir sin temor a equivocarme que son los artículos de Excel mas claros y fáciles de entender. Espero que siempre pueda contar con ustedes, muchas gracias.

    Responder
  20. carol

    Muchas gracias como siempre por estos tips….!!!

    Responder
  21. JORGE

    muchas gracias una gran aportacion espero un dia nos puedas explicar la Herramienta que esta en la ficha DATOS que se llama what-if analysis y sus rubros muchas gracias moises

    saludos

    Responder
  22. jesus angl

    Hola como puedo hacer para que cuado introduzca el valor en una celda(como el formato condicional) pero en ves de que cambie solo la celda cambie de color toda la fila
    gracias

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Jesús, solo debes hacer que la regla de formato condicional abarque toda la fila y la fórmula haga referencia a la celda que contiene el valor.

      Responder
  23. jhon

    Gracias por tus aportes son de buena calidad y me han servido mucho un saludo cordial

    Responder
  24. ezequiel

    muy bueno el tutorial.gracias por compartir

    Responder
  25. luis pablo galvez

    buena aportación, son herramientas que tenemos pero que desconocemos su utilidad profundamente como ustedes las explican, gracias

    Responder
  26. Edgar Preciado

    Excelente Maestro!!!

    Responder
  27. RUBEN DARIO JIMENEZ

    MUY BUENO QUE AYUDA TAN IMPORTANTE

    Responder
  28. Raul

    Excel..ente trabajo, excel…ente presentación. Gracias y felicitaciones
    Necesito poner en una hoja excel el listado de todos los archivos contenidos en una carpeta de fotografías.
    Algunos nombres son largos y los programas que he probado me truncan el nombre y como hay nombres repetidos, o se pierden o es laborioso renombrarlos.
    ¿Cual seria la manera de hacerlo y que no me trunque los nombres de los archivos
    Gracias

    Responder
  29. Miguel

    Hola
    estoy haciéndome un listado de mis discos. En la primera columna pongo el nombre del grupo, en la segunda el titulo, tercera año, etc… pero hay muchos grupos de los que tengo varios discos y me gustaría diferenciar un grupo de otro alternando un color
    Como puedo alternar dos colores para diferenciar un grupo de otro?

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Miguel, creo que no necesitas formato condicional para esto, así que lo puedes solucionar con solo seleccionar el grupo de celdas que pertenecen a un grupo y pulsar el botón Inicio > Fuente > Color de relleno y seleccionar el color de tu preferencia.

      Responder
  30. Mariana Ortiz

    Me pareció excelente la información, clara,concisa y de much utilidad. Muy bien explicado y con gráficos, pues mejor! Gracias por compartir tus conocimientos.

    Responder
  31. Sombraxt

    Excelente! Ahora tengo una duda.
    Como puedo hacer que las celdas contiguas a la que he cambiado de color con el formato condicional cambien al mismo color que la afectada con el formato?

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Sombraxt, debes crear otra regla de formato condicional sobre la celdas contiguas. Esta nueva regla debe también evaluar las mismas condiciones que la regla original.

      Responder
  32. eleazar

    Gracias por estos tips de Excel tan fáciles de comprender.

    Responder
  33. JUAN

    quisiera saber como rellenar de un color una celda que depende de los valores mayo que 5 pero menor de 11 me puedes ayudar ya que lo intente de esta manera por decir algo me pociciono en la celda B6 y escribo =$C$6>5,<11 y me marca erroro

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Juan, utiliza la siguiente fórmula:
      =Y(C6>5,A1<11)

      Responder
  34. Nestor

    Bunas tardes agradezco este espacio ya que me ayudaron las explicaciones y lo mejor como ya lo mencionaron los ejemplos gráficos.

    Responder
  35. DAVID

    Quisiera saber como cambiar el color de las celda según la palabra exacta que introduzca pero distinguiendo entre mayusculas y minusculas.
    Es decir, quiero que cuando por ejemplo introduzca “AABBCC” me lo resalte de un color pero cuando introduzca por ejemplo “AaBBCC” me lo ponga de otro color. Tiene que distinguir entre mayúsculas y minúsculas. He utilizado la condición Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas >Es igual a.., pero no me distingue entre mayusculas y minusculas. Gracias de antemano. Un saludo.

    Responder
  36. Rigoberto Perez Delgado

    como puedo condicionar el color del fondo de una celda de acuerdo al ” color del texto ” ( todo lo que este en color rojo, cambiar el color del fondo de la celda a verde)

    Responder
  37. davis

    muchas gracias nunca pense que fuese tan simple

    salu2

    Responder
  38. OSCAR

    Bendiciones, y gracias por tus aportes. Tengo una duda, ¿cómo podria darle prioridad a una condicion de una celda si dos condiciones se cumplen al mismo tiempo para darle un color a la misma celda?, ¿es posible? de antemano gracias por la atención …

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Oscar, la prioridad la dará el orden de las reglas de formato condicional. Ese orden lo puedes consultar en Inicio > Formato condicional > Administrar reglas. Podrás ver unos iconos con flecha hacia arriba y hacia abajo que te ayudarán a asignar la prioridad de las reglas.

      Responder
  39. Manuel

    muy buen trabajo,
    pero tengo una duda respecto a los formatos condicionales. este tipo de formato se puede aplicar basándose al formado de otra celda, por ejemplo el color.
    ejemplo: quiero identificar con un número las celdas de determinado color, rojo = 1; amarillo= 2 etc. es posible crear algo así. según mi visión la aplicación que quiero darle es a la inversa de lo común, ya que normalmente uno aplica un color respecto a un valor, lo que yo necesito es aplicar un valor respecto a un color.

    saludos

    Responder
  40. ANA MARIA

    GRACIAS POR EL DATO
    MUY SENCILLO Y FACIL
    ME SIRVIÓ MUCHO EN MI TRABAJO

    Responder
  41. Jxy17

    Muy bueno el articulo, me ayudara mucho para el desarrollo de formulas.

    Responder
  42. yoetneciv

    Gracias por su tiempo. Quiero colorear con formato condicional una celda y la de al lado. ¿Cómo lo hago? Independientemente del lugar donde se desarrolle, es decir, cada vez que aparezca en la tabla el nombre José se coloree esa celda y la de al lado que marcará su nota.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Yoetneciv, eso no sucederá automáticamente sino que es necesario crear una regla para la celda de al lado.

      Responder
  43. David

    Buenas,
    En una tabla tengo una columna de comprobación donde confronta una serie de datos mediante una formula. Para que resalte busco que la celda se coloree de rojo si el resultado de la formula es distinto de cero.
    Mi problema es que de las 30 celdas de la columna, todas con la misma fórmula, no me funciona en dos de ellas, en las cuales directamente colorea la celda aunque su valor sea cero.
    No consigo solucionar este problema, ¿a que puede deberse?
    Aprovecho para felicitarte por el trabajo que realizas, me ha ayudado mucho para mejorar mis conocimientos de Excel.
    Un saludo,

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola David, lo primero que se me ocurre es que tengas otra regla de formato condicional que está aplicando el color rojo a esas dos celdas. Revisa en el Administrador de reglas > Esta hoja, para ver si existe otra regla.

      Responder
  44. Karen

    Genial! me sirvió para la primera sección y está súper.
    Gracias.

    Responder
  45. Ángeles

    Hola Moises
    ¡Que buenas lecciones de Excel!!, me gustaría hacer una pregunta, ya que estoy intentando elaborar una plantilla que me sirva para aisgnar código de colores a un cuadrante de trabajo mensual. El cuadrante que proporciona la empresa es muy confuso al tratarse de quince empleados y utilizar el formato general para expresar las horas de este modo; por ejemplo el turno de mañana viene 08:00-15:00, y quiero que al aplicarle una serie de formatos condicionales o reglas de celdas se modifique por un color y una letra por ejempo que el turno de mañana se representase con color rojo y la letra M. No sé si esto es posible o quiero automatizarlo demasiado. El objtivo es hacer una parrilla manejable e imprible en un solo folio de manera automatica, sin necesidad de cada mes realizar un maquetaje del archivo que manda la empresa.
    Muchas gracias por tus aportes, aprendo un montón.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Ángeles, el cambio de color lo podrás hacer sin problema con el formato condicional, pero para cambiar el valor a una letra tendrás que utilizar fórmulas de Excel, pero esa letra tendrá que ir en otra columna ya que las fórmulas no pueden afectar a la misma celda que las contiene (referencia circular) o de lo contrario tendrás que utilizar una macro.

      Responder
  46. Vannsito

    Hola muy buenas tardes quisiera saber como podria resaltar los textos de una columna que contengan una palabra especifica que tipeare en un celda “x” a modo de facilitar su busqueda, por ejemplo buscar en un inventario de bodega todas las columnas que contengan la palabra PS2 ya sea este escrito textual o de distinta forma (ps-2, ps/2, P/s2, etc) se podra ejecutar de alguna forma.de antemano gracias.

    Responder
  47. daniel

    Hola sí quisiera que se rellenara de color todas las filas que sean menor al valor de una celda como seria la formula que tendria que ingresar? es decir tengo en la columna k1 valores que van desde 1 al 20, y quiero crear un formato condicional en el que se rellenen de color azul todas las filas donde el valor de las celdas de la columna K sean menor a 20. Muchas gracias, saludos!

    Responder
    1. Moises Ortiz Autor

      Hola Daniel, si el valor siempre será 20 puedes crear una regla desde Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es menor que.
      En el cuadro de diálogo deberás indicar el valor 20 y elegir el formato de la celda que cumpla dicha regla.

      Responder
  48. robert

    Hola Moises…quiero darte las gracias por todos tus aportes, he aprendido muchisimo con la informacion que he encontrado en tu sitio.
    Estoy atascado con una situacion que puede resultar loco, pero necesito que el color de una celda parpadee, para que asi llame la atencion del usuario….Es posible hacer esto????…
    Muchas gracias

    Responder
    1. Moises Ortiz Autor

      Hola Robert, es posible hacerlo a través de una macro, pero no te podría dar el detalle en este comentario, pero te puedo decir que dicha macro debería alternar la propiedad ColorIndex de la celda cada determinado tiempo (ej. cada segundo) para dar la apariencia de que la celda está parpadeando.

      Responder
  49. Andres E.

    Tengo una pregunta. Como puedo cambiar el color de una celda basado en el texto que ponga en otra celda diferente.
    Gracias.

    Responder
  50. Juancarlos

    hola: que posibilidad existe de crear una regla que marque en rojo, una celda, luego de comparar un valor (HH:MM)? ambas celdas tienen el mismo formato, el caso es que tengo que llamar cada cierto tiempo y una de las celdas, que es la que necesito usar de parametro de medicion tiene la formula =Now() y la refresco cada 5 minutos, luego en una columna voy colocando la hora que debo hacer una tarea, quisiera que esta se pusiera de color rojo al alcanzar la misma hora de la celda de comparacion.
    gracias de antemano,

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Juan Carlos, ten en cuenta que la función NOW no devuelve solamente la hora sino la combinación de “fecha y hora” actual. Aunque en pantalla veas solamente la hora, el valor utilizado por Excel al momento de hacer la comparación incluirá la fecha y la hora incluyendo segundos.
      Si necesitas que el valor sea exactamente igual, entonces puedes crear una regla de formato condicional desde Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es igual a.

      Responder
  51. ejldb

    Clarísimo!!! muchas gracias por la explicación

    Responder
  52. David Alvarez

    Excelente aporte, muy practico y de facil uso.
    Felicitaciones

    Responder

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