Cómo cambiar el color de una celda según valor

Cuando tenemos una hoja de Excel con muchos datos y deseamos resaltar con un color diferente  aquellas celdas que cumplen con cierto criterio, podemos utilizar el formato condicional para cambiar el color de la celda.

Frecuentemente me hacen la pregunta: ¿Qué función de Excel me ayuda a cambiar el color de una celda? La respuesta es que no existe función de Excel que permita hacer dicho cambio. Las funciones de Excel fueron creadas para trabajar con los datos contenidos en las celdas y no con la apariencia de las mismas. Para manipular la apariencia de una celda es necesario utilizar el formato condicional.

Comenzaremos por analizar una situación en la que debemos cambiar el color de una celda de acuerdo a su propio valor y en la segunda parte del artículo veremos algunos ejemplos de cómo hacer el cambio según el valor de otra celda.

Cambiar el color de una celda según su valor

Excel nos provee de varias opciones para cambiar el color de una celda según su valor y dichas opciones las encontramos en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas:

Cómo cambiar el valor de una celda según valor

Cada una de estas opciones nos permitirá cambiar el color de una celda cuyo valor cumpla con el criterio establecido. Las opciones de menú mostradas en la imagen anterior son las siguientes:

  • Es mayor que: Cambiará el color de las celdas que tengan un valor mayor que el especificado.
  • Es menor que: Si las celdas tienen un valor menor que el indicado, entonces se cambiará su color.
  • Entre: Nos permite definir un rango y todas las celdas cuyo valor esté dentro de los límites establecidos cambiará de color.
  • Es igual a: Solo cambian de color aquellas celdas que son exactamente iguales al valor especificado.
  • Texto que contiene: Si tenemos celdas con texto, esta opción nos permitirá comparar su valor con otra cadena de texto y si son iguales habrá un cambio de color.
  • Una fecha: Al trabajar con fechas frecuentemente necesitaremos cambiar su color si cumplen con el criterio especificado.
  • Duplicar valores: Resalta con un color diferente las celdas que tienen valor duplicados o valores únicos.

Hagamos algunos ejemplos para comprender el funcionamiento de estas opciones de formato condicional. Supongamos una lista con números aleatorios donde deseo cambiar el color de las celdas que sean mayores a 70. Comienzo por seleccionar el rango de celdas A2:A16 y posteriormente la opción Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que.

Cambiar color de celda según su valor

En el primer recuadro indicamos el valor numérico con el cual se realizará la comparación, la lista de la derecha es útil para seleccionar el color de relleno que tendrán las celdas que cumplan con dicha condición. Al pulsar el botón Aceptar se realizará el cambio de color de las celdas según su valor. Puedes seguir el mismo procedimiento para las demás opciones de Formato condicional mencionadas anteriormente. En la siguiente imagen puedes notar que he aplicado criterios diferentes a la lista de números aleatorios:

Cambiar color de celdas según condición

Aunque en este ejemplo he utilizado diferentes rangos de datos, cada columna con una regla de formato condicional diferente, la verdad es que podemos aplicar varias reglas sobre un mismo rango por ejemplo, en la siguiente imagen el rango A2:A16 resaltará en color rojo los valores menores a 40 y en color verde los valores mayores a 60:

Cómo cambiar color de celdas en Excel automáticamente

Si en lugar de tener valores numéricos tenemos fechas, entonces podemos utilizar la opción Una fecha la cual nos permitirá elegir diferentes alternativas para cambiar el color de una celda especificando una condición para la fecha de hoy, ayer, la semana pasada, el mes pasado, etc.

Cambio de color de celdas en base a fecha

Observa el resultado de aplicar diferentes reglas de formato condicional a un listado con fechas:

Cambio de color de una celda según valor de la celda

El trabajo con fechas en Excel es muy común y una de las cosas que más utilizamos es cambiar el color de una celda de acuerdo a una fecha de vencimiento. Si deseas saber más sobre este tipo de formato condicional considera leer el artículo Fechas de vencimiento en Excel con formato condicional.

Además de las reglas de formato condicional que hemos revisado hasta ahora, tenemos las opciones que se encuentran en Inicio > Estilos > Formato condicional > Reglas superiores e inferiores. El uso de estas reglas de formato condicional es muy similar al mostrado en los ejemplos anteriores y podremos fácilmente cambiar el color de una celda según su valor al cumplir criterios como pertenecer a los 10 valores superiores del rango o un tener un valor por encima del promedio. Si quieres leer un poco más sobre estas opciones consulta el artículo Reglas superiores e inferiores.

Cambiar el color de una celda según el valor de otra

Ahora ya tenemos una idea más clara sobre cómo cambiar el color de una celda según su valor pero ahora analizaremos la situación donde necesitamos condicionar el cambio al valor de otra celda. En este caso no podemos utilizar las opciones mostradas anteriormente sino que debemos crear nuestra propia regla con una fórmula haciendo referencia al valor contenido en la otra celda.

En el siguiente ejemplo cambiaremos de color las celdas que tengan un valor mayor al indicado en la celda C1 y comenzamos por seleccionar el rango de valores en el rango A2:A16 y en seguida vamos a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla. Dentro del cuadro de diálogo mostrado debemos seleccionar la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato:

Cambiar el color de una celda según el valor de otra celda

La fórmula utilizada es =A2 > $C$1 que hace la comparación de la primera celda del rango con C1 y Excel irá ajustando la fórmula para comparar cada celda dentro del rango. Es por eso que utilizamos una referencia absoluta para C1 de manera que todo el rango sea comparado con ese valor. Por supuesto que no debemos olvidar pulsar el botón Formato para indicar el estilo que deseamos aplicar a las celdas que cumplan con la condición establecida por la fórmula.

Ahora considera el siguiente ejemplo donde cambiaremos el color de las celdas que tienen un valor menor que el de la celda a su derecha. La fórmula utilizada es =A2>B2 y en este caso no utilizamos una referencia absoluta porque queremos que Excel haga la comparación de las celdas de la columna A con su respectiva celda en la columna B:

Cambiar color de una celda en Excel segun el valor de otra celda

Es así como a través de una fórmula de Excel podemos cambiar el color de una celda según el valor de otra celda. Ya que dicha fórmula es como cualquier otra en Excel, podemos utilizar funciones para indicar la condición que deseamos que se cumpla. En el siguiente ejemplo utilizo la función MES para comparar el mes de una fecha y cambiar el color de aquellas celdas que tengan una fecha en el mes 5 el cual está indicado en la celda C2:

Cambiar color de una celda según el resultado de una fórmula

La fórmula indicada en nuestra regla de formato condicional puede ser tan compleja como lo necesitemos y el formato será aplicado a las celdas que cumplan con la condición establecida.

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50 comentarios en “Cómo cambiar el color de una celda según valor

  1. wendy

    Yo quisiera saber como cambiar el color de las celda según la palabra.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Wendy, utiliza la opción Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Texto que contiene. Las celdas que contengan la cadena de texto proporcionada serán las que cambien de color.

  2. alejandro

    muchas gracias por sus tips son de mucha ayuda

  3. Horacio Carmona

    Mucha gracias, exelentes tips.

  4. susana

    Muchas gracias, eres muy claro en tus explicaciones, me es de mucha ayuda .saludos

  5. Guiomar

    Hola quiero comentar sobre la informacion que usted nos manda,es genial poder contar con una informacion clara y precisa.Excelente y buen dia!

  6. Carlos Rueda

    Excelentes ayudas, aprendo muy facil con esa explicaciones tan sencillas

  7. pedro

    gracias: muy bueno el tutorial

  8. Oscar Amurrio

    Muchas gracias, son ejemplos prácticos que facilitan el aprendizaje.

  9. jesus

    Agradezco la aportacion me va a servir de mucho en los trabajos de la oficina ya q los detalles son claros

  10. Sara

    Muy útil para controles y análisis. Gracias

  11. lita

    Me gusta es muy interesante x favor no se olviden de seguir así enviando toda su información, sus ejemplos son muy prácticos y facilitan mi aprendizaje mucho mas

  12. RAFAEL VINUESA RIVERA

    ME ENCANTAN LAS LECCIONES DE MOISES, PERO QUISIERA PLANTEAR UNA CUESTION. UNA VEZ ASIGNADOS LOS COLORES DE FONDO A DETERMINADAS CELDAS, COMO HEMOS VISTO, YO QUISERA AHORA CONTAR LAS QUE SEAN DE CADA COLOR DETERMINADO, OSEA, CUANTAS VERDES HAY O CUANTAS AZULES, ETC. ¿PODRIAIS AYUDARME CON ESTO?

  13. Nayeli

    Excelentes!

  14. Luis

    Moises, muchas gracias. Como siempre tus articulos claros y faciles de aplicar.

  15. Amable

    Hola Moisés, te felicito por el trabajo y el aporte que haces de tus conocimientos sobre las hojas excel en la web; en el que muchos “bebemos” de tus conocimientos. También resalto el elegante y correctísimo trabajo que realizas al escribir, haciendo alarde del lenguaje español en tu página y en la ayuda que nos ofreces y además, gratuita y desinteresada. Es de agradecido, corresponderte con igual aporte literario a tu español como si fueras nativo de mi querida España. Muchísimas gracias por tu buen hacer. ¡Eres el perfecto representante de nuestro Quijote de la Mancha!

  16. Mauricio

    Esta genial el trabajo que han desempeñado, es fácil de entender y de mucha ayuda, espero que este sitio siempre este disponible ya que me es de gran interés.

  17. Johangps

    Muchas gracias. Lo necesitaba para un consolidado de renovaciones utilizando la opción de duplicar valores

  18. Hector Del Carril

    Realmente puedo decir sin temor a equivocarme que son los artículos de Excel mas claros y fáciles de entender. Espero que siempre pueda contar con ustedes, muchas gracias.

  19. carol

    Muchas gracias como siempre por estos tips!

  20. JORGE

    muchas gracias una gran aportacion espero un dia nos puedas explicar la Herramienta que esta en la ficha DATOS que se llama what-if analysis y sus rubros muchas gracias moises

  21. jesus angl

    Hola como puedo hacer para que cuado introduzca el valor en una celda(como el formato condicional) pero en ves de que cambie solo la celda cambie de color toda la fila

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Jesús, solo debes hacer que la regla de formato condicional abarque toda la fila y la fórmula haga referencia a la celda que contiene el valor.

  22. jhon

    Gracias por tus aportes son de buena calidad y me han servido mucho un saludo cordial

  23. ezequiel

    muy bueno el tutorial.gracias por compartir

  24. luis pablo galvez

    buena aportación, son herramientas que tenemos pero que desconocemos su utilidad profundamente como ustedes las explican, gracias

  25. Edgar Preciado

    Excelente Maestro!

  26. RUBEN DARIO JIMENEZ

    MUY BUENO QUE AYUDA TAN IMPORTANTE

  27. Mariana Ortiz

    Me pareció excelente la información, clara,concisa y de much utilidad. Muy bien explicado y con gráficos, pues mejor! Gracias por compartir tus conocimientos.

  28. Sombraxt

    Excelente! Ahora tengo una duda. Como puedo hacer que las celdas contiguas a la que he cambiado de color con el formato condicional cambien al mismo color que la afectada con el formato?

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Sombraxt, debes crear otra regla de formato condicional sobre la celdas contiguas. Esta nueva regla debe también evaluar las mismas condiciones que la regla original.

  29. eleazar

    Gracias por estos tips de Excel tan fáciles de comprender.

  30. Nestor

    Bunas tardes agradezco este espacio ya que me ayudaron las explicaciones y lo mejor como ya lo mencionaron los ejemplos gráficos.

  31. Rigoberto Perez Delgado

    como puedo condicionar el color del fondo de una celda de acuerdo al ” color del texto ” ( todo lo que este en color rojo, cambiar el color del fondo de la celda a verde)

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Rigoberto, eso solo lo podrás hacer a través de código VBA.
      Si tienes conocimientos de programación, te servirá un artículo que publiqué donde hablo sobre cómo evaluar tanto el color de fondo de una celda como el color del texto:
      http://exceltotal.com/evaluar-el-color-de-fondo-de-una-celda/

  32. davis

    muchas gracias nunca pense que fuese tan simple

  33. Elmer Pérez

    Muchas gracias.

  34. OSCAR

    Bendiciones, y gracias por tus aportes. Tengo una duda, ¿cómo podria darle prioridad a una condicion de una celda si dos condiciones se cumplen al mismo tiempo para darle un color a la misma celda?, ¿es posible? de antemano gracias por la atención.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Oscar, la prioridad la dará el orden de las reglas de formato condicional. Ese orden lo puedes consultar en Inicio > Formato condicional > Administrar reglas. Podrás ver unos iconos con flecha hacia arriba y hacia abajo que te ayudarán a asignar la prioridad de las reglas.

  35. ANA MARIA

    GRACIAS POR EL DATO. MUY SENCILLO Y FÁCIL. ME SIRVIÓ MUCHO EN MI TRABAJO

  36. Jxy17

    Muy bueno el articulo, me ayudara mucho para el desarrollo de formulas.

  37. Karen

    Genial! me sirvió para la primera sección y está súper. Gracias.

  38. Vannsito

    Hola muy buenas tardes quisiera saber como podria resaltar los textos de una columna que contengan una palabra especifica que tipeare en un celda “x” a modo de facilitar su busqueda, por ejemplo buscar en un inventario de bodega todas las columnas que contengan la palabra PS2 ya sea este escrito textual o de distinta forma (ps-2, ps/2, P/s2, etc) se podra ejecutar de alguna forma.de antemano gracias.

  39. Andres E.

    Tengo una pregunta. Como puedo cambiar el color de una celda basado en el texto que ponga en otra celda diferente. Gracias.

    1. Moises Ortiz Autor

      Hola Andres, creo que te será de mucha utilidad ver un artículo donde hice un ejemplo de cómo hacer una búsqueda con formato condicional. Al introducir un texto en una celda, se resaltan las coincidencias con un color diferente en el rango de búsqueda:
      http://exceltotal.com/buscar-valores-usando-formato-condicional/

  40. ejldb

    Clarísimo! muchas gracias por la explicación

  41. David Alvarez

    Excelente aporte, muy practico y de fácil uso.

  42. JOSE

    Gracias, concretas y directas. ok