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Cálculos de tiempo en Excel 2010

Es posible realizar fácilmente cálculos de tiempo en Excel porque las fechas son en realidad números enteros empleados por Excel para representar los datos. De esta manera, al sumar o restar una fecha estamos trabajando con números enteros.

Fechas como números enteros

Pero hagamos una prueba para comprobar lo que acabo de mencionar. En una celda introduce el número 1 y deja seleccionada dicha celda. Ahora desde la ficha Inicio selecciona la opción Fecha corta de la lista de formatos disponibles.

Cálculos de fecha en Excel 2010

Como resultado obtendremos la fecha “01/01/1900”:

Fecha como número entero en Excel

Ahora que hemos comprobado que el número 1 corresponde a la fecha 1 de enero de 1900 será sencillo comprender que para cada día subsecuente se irá incrementando dicho número. De esa manera, las fechas en Excel son el número de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900.

Horas como números decimales

Las horas en Excel no son números enteros sino que son números decimales y para comprobarlo haremos una prueba similar a la anterior. En una celda coloca el número decimal 0.1 y desde la lista de formatos de la ficha Inicio selecciona la opción Hora.

Cálculos con horas en Excel 2010

Obtendremos como resultado la hora 02:24:00 a.m.

Horas como números decimales en Excel

Sumar y restar fechas

Como primer ejemplo de para hacer cálculos de tiempo en Excel haremos la suma de la fecha “01/01/1900” y la fecha “02/01/1900”. Como ya hemos visto, la primera fecha tiene asignado el número 1, y ya que la segunda fecha es tan solo un día posterior tendrá asignado el número 2 y lo comprobaremos a continuación:

Sumar fechas en Excel 2010

Puedes observar que al hacer la suma de ambas celdas obtenemos como resultado el número 3, lo cual indica que Excel efectivamente está trabajando con números enteros.  Si damos formato de fecha a la celda C1 tendremos la fecha correspondiente para el 3 de enero de 1900:

Aplicar formato de fecha a un número en Excel

Otro ejemplo que podemos hacer es obtener la diferencia entre dos fechas realizando una resta entre los valores. Por ejemplo, para obtener la diferencia de días entre el primer día del 2012 y el 1 de septiembre del mismo año podemos hacer la siguiente operación:

Restar fechas en Excel 2010

Con la fórmula de la celda C1 podemos saber fácilmente que la diferencia en días es de 244. En realidad, Excel hizo una resta de números como la siguiente: 41153 – 40909 = 244.

La única condición que tenemos al momento de restar fechas es que la resta no nos lleve a un día anterior a 1 de enero de 1900 de lo contrario Excel mostrará un error. En el siguiente ejemplo puedes observar el error al tratar de restar la fecha 15 de enero de 1900 a la fecha 1 de enero de 1900:

Error en resta de fechas negativas

Excel no puede interpretar las fechas negativas, es decir, aquellas fechas que tengan un valor menor a cero. Curiosamente, si restamos la fecha 01/01/1900 a sí misma obtendremos una fecha inexistente que corresponde al valor cero:

Ejemplo de cálculo de tiempo en Excel

Sumar y restar horas

La suma de horas funciona de manera similar que la de fechas. En la siguiente imagen puedes observar una suma de dos horas:

Suma de horas en Excel 2010

De igual manera podemos hacer una resta de horas y en la siguiente imagen podrás ver la resta entre la celda B1 y A1:

Resta de horas en Excel 2011

Al igual que con las fechas, Excel no puede interpretar valores negativos por lo que si hacemos una resta que nos lleve a un número negativo obtendremos un error:

Error en horas con valor negativo en Excel

El sistema de fechas 1900 y 1904

Hemos visto que al realizar cálculos de tiempo en Excel hemos utilizado un sistema de fechas basado en el año 1900 siendo el primer día de ese año el que tiene asignado el número 1. Sin embargo, Excel 2008 para Mac y versiones anteriores utilizan de manera predeterminada un sistema de fechas basado en 1904 por lo que habrá una diferencia entre los números de serie asignados a las fechas por estas versiones de Excel.

Este problema no se presenta con Excel 2011 para Mac, pero si por alguna razón necesitas intercambiar información con alguien que trabaja con Excel 2008 para Mac (o anterior) entonces será mejor cambiar el sistema de fechas que utilizas en Excel.

Para hacer que tu versión de Excel para Windows use un sistema de fechas basado en el año 1904 debes ir a la ficha Archivo y dentro de Opciones seleccionar Avanzadas y en la sección Al calcular este libro podrás marcar la opción Usar sistema de fechas 1904.

Usar sistema de fechas 1904 en Excel 2010

Con este cambio podrás intercambiar datos de fecha con cualquier persona que utilice Excel 2008 para Mac (o anterior) sin temor a tener diferencias entre los datos de fecha.

Al realizar cálculos de tiempo en Excel podemos realizar operaciones aritméticas básicas ya que Excel trata tanto las fechas como las horas como números. De esta manera se facilita los cálculos o estimaciones que necesitamos hacer con datos de fecha u hora.

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