Lista para validación de datos en Excel

Cuando compartes tus libros de Excel con otras personas y ellos introducen información en las hojas que has preparado con tanto esfuerzo, es de suma importancia validar los datos de manera que puedas prevenir cualquier error con las fórmulas o alguna interpretación equivocada al momento de realizar un análisis de la información.

Afortunadamente Excel tiene herramientas de validación de datos que nos permitirán validar la información al momento que es introducida en una celda. Este grupo de comandos se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

En esta ocasión centraremos nuestra atención en una de las opciones de la Validación de datos que es conocida como la lista de validación de datos y que convierte una celda común en una lista de opciones de las cuales el usuario podrá elegir alguna.

Beneficios de la lista de validación

Antes de explicar la creación y uso de las listas de validación de datos, me gustaría dar un ejemplo de los beneficios de utilizar este tipo de control. Supongamos que has compartido tu libro de Excel con varias personas y les has pedido que en una celda ingresen su día favorito de la semana.

Imaginemos que el día miércoles es el día favorito de 5 personas, pero han ingresado el nombre de diferentes maneras:

  • Miércoles
  • Miercoles
  • Mercoles
  • Miercole
  • Miecoles

Si tuviéramos que contar la cantidad de personas que han ingresado el día miércoles como su día favorito, sería imposible de hacerlo con fórmulas porque cada cadena de texto es diferente y Excel no podría ayudarnos fácilmente con esta tarea.

Para nuestro ejemplo la solución sería realizar un análisis visual para homologar los datos, pero si tuviéramos un caso donde fuera necesario revisar la respuesta de cientos o miles de usuarios, estaríamos frente a un problema que podríamos haber evitado.

Las listas de validación de datos en Excel son de mucha utilidad para evitar que un usuario introduzca cadenas de texto con errores de captura y en su lugar le permite elegir una opción dentro de un listado de opciones. De esta manera se evita cualquier error en el ingreso de la información que podría ser costoso posteriormente.

Crear una lista desplegable en Excel

Las listas de validación de datos son ampliamente conocidas como listas desplegables ya que al seleccionar la celda que contiene dicha lista, se mostrará un control en su extremo derecho que al pulsarlo desplegará la lista de valores disponibles. La siguiente imagen muestra un ejemplo de una celda que contiene una lista desplegable con los días de la semana.

Lista para validación de datos en Excel

Para crear una lista de validación de datos como la anterior debemos seleccionar la celda que contendrá la lista. Posteriormente debemos ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validación de datos.

Crear lista desplegable en Excel

Esto abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos en donde deberás asegurarte de seleccionar la pestaña Configuración y en la primera lista desplegable deberás seleccionar la opción Lista.

Crear una lista desplegable simple en Excel

Posteriormente, en el recuadro Origen, podrás colocar los valores de la lista desplegable separándolos por una coma. Algo importante a resaltar en este paso es que, si en tu país se utiliza el punto y coma (;) como el separador de listas, entonces deberás separar los valores de la lista con dicho carácter.

Crear listas desplegables en Excel

Una vez que has ingresado todos los valores de la lista, deberás hacer clic en el botón Aceptar y se verán reflejados los cambios en la celda.

Cómo crear y utilizar listas desplegables en Excel

El ingreso de texto manual sobre la celda que contiene la lista desplegable seguirá siendo posible, pero si se ingresa un valor diferente a los valores de la lista, se mostrará un mensaje de error como el siguiente:

Validacion de datos en Excel con Lista

Lista desplegable con valores de un rango

Utilizando el método anterior podemos crear cualquier lista que necesitemos, pero si la lista tiene muchos elementos, será un tanto ineficiente el ingresar todas las opciones en el cuadro de Origen.

Una alternativa que tenemos para indicar los valores de una lista es colocarlos dentro de una hoja de Excel y especificar dicho rango de celdas dentro del cuadro Origen. Excel tomará los valores de las celdas indicadas y los integrará como las opciones de la lista desplegable.

En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado los días de la semana bajo la columna E de la hoja. El rango con los cinco días de la semana que deseo incluir en la lista es E1:E5 y será la referencia que introduciré como el Origen de la lista.

Crear una lista desplegable dentro de una celda de Excel

Lista desplegable con rangos nombrados

Una tercera alternativa para definir los valores de la lista desplegable es utilizar un rango nombrado. Si no sabes lo que es eso, te recomiendo leer el artículo Asignar nombres a celdas o rangos. En la siguiente imagen puedes observar que he colocado los días de la semana en el rango A1:A5 y lo he nombrado como Semana.

Captura de datos con listas desplegables en Excel

Al momento de crear la lista de validación podremos indicar el nombre del rango como el origen de los datos de la siguiente manera:

Lista de validación de datos en Excel

El resultado será exactamente el mismo que con las alternativas descritas anteriormente y a final de cuentas tendremos una celda con una lista desplegable con los cinco días de la semana que hemos definido.

Celda con lista desplegable

Hablemos ahora sobre una de las opciones que se muestran al momento de definir nuestra lista desplegable y me refiero a la opción Celda con lista desplegable.

Celda de Excel con Lista desplegable

Esta opción es la que habilita la lista desplegable al momento de seleccionar una celda que contiene la validación de datos. Por lista desplegable nos referimos al botón con una flecha que aparece en el extremo derecho de la celda y que nos permite desplegar las opciones de la lista.

Si removemos la selección de esta opción, la celda seguirá validando los datos pero no permitirá al usuario ver las posibles opciones. La realidad es que para la gran mayoría de los casos, queremos dejar esta opción seleccionada.

Omitir blancos en la lista desplegable

Otra opción que tenemos al momento de definir nuestra lista desplegable es la de Omitir blancos la cual funciona de manera peculiar y es probable que te confundas un poco cuando hagas algunas pruebas. Mi recomendación es dejar siempre seleccionada esta opción pero si quieres saber un poco más sobre las implicaciones de quitar dicha selección, entonces sigue leyendo.

En primer lugar, cuando dicha opción está seleccionada, es posible entrar en el modo de edición de una celda que tiene una lista desplegable, pulsar la tecla Entrar sin ingresar texto y Excel dejará la celda en blanco. En caso de que no lo sepas, el modo de edición de una celda se puede activar de tres maneras posibles: al seleccionar una celda y hacer clic en la barra de fórmulas, al hacer doble clic sobre la celda o al seleccionar una celda y pulsar la tecla F2.

Si desmarcamos la opción Omitir blancos, al entrar al modo de edición de la celda que contiene la lista desplegable, si pulsamos la tecla Entrar sin haber introducido texto alguno, se mostrará un mensaje de error indicándonos que hemos ingresado un valor no válido.

Este es el primer comportamiento de la opción Omitir blancos sobre las celdas que tienen una lista de validación de datos. Pero existe otro comportamiento muy peculiar para aquellas listas que fueron creadas con un rango nombrado y lo mostraré a continuación.

En la siguiente imagen tengo una lista en la celda C1 la cual fue creada basándome en el nombre de rango Semana que a su vez hace referencia al rango A1:A5. Sin embargo, en este ejemplo el rango tiene vacía la celda A3 y por lo tanto la lista desplegable se muestra de la siguiente manera:

Cómo crear una lista desplegable en Excel

Antes de hacer la prueba te mostraré la configuración de la lista de validación de datos de la celda C1.

Validación de datos en Excel con lista desplegable

La opción Omitir blancos está seleccionada y el origen es el rango nombrado Semana. Ahora observa lo que sucede si introduzco el valor Domingo en la celda C1.

Lista de validación de datos con origen en rango nombrado

Esto sucede porque el rango Semana tiene una celda vacía, lo cual “abre” la posibilidad de  introducir cualquier otro valor que “tomará” el lugar de dicha celda vacía y Excel nos dejará hacerlo sin enviar alguna alerta. Si quiero evitar este problema, debo ir a la configuración de la lista y desmarcar la opción Omitir blancos.

Validar datos en Excel con lista desplegable

Si vuelvo a intentar ingresar manualmente la cadena de texto Domingo, Excel mostrará un mensaje de error:

Cómo hacer listas desplegables en Excel para validar datos

Recuerda que he descrito dos comportamientos diferentes de la opción Omitir blancos. El primero aplica para todo tipo de listas desplegables, pero el segundo lo verás reflejado solamente en las listas que tienen un rango nombrado como su origen.

La realidad es que pocas veces te verás frente a este tipo de situaciones tan peculiares, pero es importante conocer el significado de dichas configuraciones al momento de crear listas de validación de datos. En la gran mayoría de los casos, lo mejor será dejar seleccionadas tanto la opción Omitir blancos como la opción Celda con lista desplegable.

Remover lista de validación de datos

Finalmente te mostraré cómo remover una lista de validación de datos de una celda. Lo primero será seleccionar la celda que contiene la lista y en seguida pulsar el comando Validación de datos para abrir las opciones de configuración de la lista. Para remover la lista de la celda deberás seleccionar la opción Cualquier valor y pulsar el botón Aceptar.

Cómo remover lista desplegable de una celda de Excel

Con esto la celda dejará de tener validación de datos y se comportará de la misma manera que el resto de las celdas de la hoja.

No es mala idea invertir un  poco de tiempo para agregar la funcionalidad de validación de datos a nuestras hojas de Excel, en especial las listas desplegables que nos evitarán muchos problemas ya que solo  permitirán el ingreso de valores previamente validados.

42 comentarios en “Lista para validación de datos en Excel

  1. Cesar Salazar

    Esta herramienta es de gran ayuda. Gracias.

  2. javier

    Muy buen articulo, me ayuda en la organizacion

  3. ELENA VAZQUEZ

    Genial artículo! Muy útil, gracias!

  4. Edel

    Desde principios de junio que comencé a recibir esos artículo sobre Excel he ganado en conocimiento muy útil para mi trabajo, gracias por la calidad y profesionalidad de la información.

  5. Raul

    Excelente aporte y guia. Gracias.

  6. Fernando Morales

    Excelentes articulos, sin duda alguna de gran utilidad

  7. Franlin Rodriguez

    Buen Dia. Me gusta este tema, ya que facilita la elección de opciones disponibles, una gran herramienta para para agilizar trabajo al momento de ejecutarlo. Gracias.

  8. fello santana

    excelente articulo, ayuda para mejorar nuestro rendimiento en el trabajo.

  9. Servando

    Muy útil , muy práctico. Gracias.

  10. Yubieth Lozano

    Excelente aporte sobre listas desplegables. Gracias

  11. Arturo

    Agradeciendo de antemano toda el aporte de información y tomado como base su ejemplo, es posible con la funciones de excel hacer que en otra celda que despliegue la lista de días de la semana descarte la que ya haya sido elegida con anterioridad? ejem. una encuesta que pida que días comes verduras y eliges “martes” y luego que día frutas ya no se pueda elegir “martes”? Saludos abp/

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Arturo, eso no es posible con los comandos o funciones de Excel. Solo podrás lograrlo con el uso de código VBA.

  12. Salvador

    Excelente trabajo, esta guía me resulto de gran ayuda para evitar errores, muchas gracias

  13. NANCY

    muy bueno gracias hace poco me tope con algo así y no sabia que hacer para modificar la celda y la única de la salida que tuve fue copiar el texto en otra hoja y eliminar el origen. cuando publica como promediar letras eso me hace sufrir todavía haber si me ayudan gracias

  14. jose quintero

    Como siempre lo mejor de lo mejor

  15. Marcelo VelasteguÍ

    Buena información sobre listas de validación, muchas gracias

  16. Danilo

    Excelente ejercicio. Muy Interesante. Saludos.
    Danilo

  17. Raul Ortiz

    De mucha utilidad, sobre todo para ingresar siempre datos correctos, sin tener que revisar posteriormente.

  18. PEDRO

    excelente ayuda, sencillo y practico, muchas gracias

  19. ARTURO HDEZ

    me gusto mucho. muy explicativo el ejemplo. muchas gracias

  20. Luis Puma

    Muy útil este artículo, de gran ayuda para el desarrollo o ingreso de datos en formatos.

  21. Alberto Enrique

    Maravilloso, el Excel es excelente y la forma que lo enseñas, es bien didáctico. Felicitaciones y gracias infinitas.

  22. Sergio Salazar

    Felicidades y agradecidos por tus acertadas enseñanzas. Que modificación se puede en la lista desplegable cuando esta es muy largo (ejemplo los países del mundo) y poder acceder aquellas que están al medio o al final de la lista misma.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Sergio, en realidad no se puede hacer ninguna modificación a este tipo de control. Me refiero a las listas desplegables creadas con la validación de datos. Para crear listas que tengan comportamientos como el que mencionas, es necesario la programación con VBA y el uso de controles ActiveX.

  23. RODOLFO GONZALEZ BAZAN

    Gracias por el trabajo que realiza, el cual considero de una excelente calidad y sobre todo de mucha utilidad en nuestro trabajo. Gracias

  24. Luis Cano

    Gran herramienta para evitar errores, gracias

  25. JOHN

    muchas gracias por el aporte, me fue muy util

  26. ANGIE SANDOVAL

    Excelente articulo, sin embargo tengo una duda, cuanto copias un dato de otra celda y copias en una celda de lista desplegable esta se borra, como puedo hacer para que esto no suceda, sin utilizar macros ?

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Angie, eso se soluciona al pegar solamente los valores. Inicio > Menú del botón Pegar > Pegar Valores > Valores.

  27. Enrique

    Muchas gracias por la manera que tienes tan fácil de explicar las cosas. Me gustaría saber si la lista de opciones que podemos crear tiene un limite de opciones y como se podría ampliar.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Enrique, cuando los elementos de la lista son ingresados directamente en el cuadro “Origen”, el límite es de 255 caracteres incluyendo el carácter separador. Pero si creas la lista en base a los valores de un rango, entonces puedes indicar más de 30 mil elementos en cada lista.

  28. Roberto Hernández Castro

    Excelente, este articulo lo estoy aplicando en mi trabajo de captura de datos operativos de maquinas turbocompresores y ahorre tiempo por minimice los errores (Mil gracias)

  29. Hugo Iván

    Hola Moisés, Excelente artículo, tengo una consulta siguiendo tu ejemplo tienes tus valores de la lista desplegable en un rango de A1:A5, que pasa entonces si quiero agregar a la lista el sábado? Tengo que modificar el rango en la validación de datos? Yo intenté insertar una fila (por ejemplo arriba de A3) pero al hacer eso el rango de validación de datos se movió de origen. Espero puedas orientarme. Saludos! Mil gracias!

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hugo, si utilizas los métodos mostrados en este artículo, al agregar o remover datos en el rango de origen, la lista no se actualizará automáticamente sino que es importante volver a revisar la referencia indicada dentro de la lista o en el rango nombrado. Sin embargo, existen otras técnicas avanzadas (que no están descritas en este artículo) que nos permiten una actualización automática de la lista, te dejo un ejemplo:
      https://exceltotal.com/cargar-valores-de-lista-dinamicamente/

  30. Carlos

    Hola Moisés. Felicitaciones por la enseñanza clara y concisa. Quisiera saber si existe un límite para celdas con validación. Es decir, ¿hay una cantidad límite de celdas a las que se le puede aplicar la validación en un mismo libro? Muchas gracias desde ya.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Carlos, no existe un límite. Podrías aplicar validación de datos a todas las celdas de una hoja.

  31. Carlos

    Gracias Moisés. Realmente es muy útil tu aporte desinteresado. Un millón de gracias.

  32. alejando rivera

    gracias por la información brindada me es de mucha utilidad para mi trabajo como asesor comercial me permite tener un mejor control de mi base de datos.

  33. Carlos

    Excelente explicación y muy clarita. Una pregunta. ¿Es posible en el origen de datos seleccionar dos rangos de celdas con nombres, por ejemplo, RANGO1 y RANGO 2, que procedan de áreas distintas de la hoja? Gracias.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Carlos, eso no es posible. Debe ser una sola lista de valores, no se permiten uniones de rangos.

  34. Jorge

    Moises antes que nada una felicitación, muy bueno tu post y de mucha utilidad. Una duda, fijate que tome tu ejemplo para una nota de remisión, en la lista desplegable estan logicamente los artículos que se venden. Mi duda, es relacionado a algo que creo ya preguntaron, pero si no se puede de este modo, saber si conoces como hacerlo. La lista de articulos es muy extensa, son mas de dos mil, por lo que al buscar de uno por uno en orden alfabetico a veces es tardado, incluso causando molestias a los clientes por el tiempo de espera. Mi duda es, se podrá que la lista desplegable te permita meter la primera palabra y partir de ahí la busqueda. Digamos, si voy a vender una tabla, escribir la palabra tabla y que la lista empiece ahí y no desde la letra a. Espero haber explicado bien y de antemano te agradezco tu atención, ojala me puedas ayudar, saludos!!

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Jorge, eso no es posible de lograr con la funcionalidad de validación de datos en Excel.
      Es posible lograrlo con programación VBA y el uso de controles ActiveX pero la explicación de dicho método requeriría de un artículo completo.

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