Lista desplegable con datos de una tabla en Excel

Las listas desplegables son una excelente opción cuando necesitamos que un usuario elija de un catálogo predeterminado de opciones y frecuentemente encontraremos que los datos que debemos utilizar como el origen de la lista se encuentran dentro de una tabla en Excel.

Como seguramente lo sabes, las tablas en Excel tienen muchos beneficios, como el ordenamiento de los datos y el hecho de que podemos agregar fácilmente nuevos registros y Excel los detectará automáticamente como parte de la misma. Así que, al crear una lista desplegable con datos de una tabla obtendremos el beneficio de la actualización automática de sus elementos conforme la tabla vaya creciendo.

Referencias a una tabla

Aunque los datos de una tabla se encuentran depositados en las celdas de nuestra hoja, Excel asigna un nombre a la tabla y nos permite hacer referencia a sus elementos de una manera especial. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar la manera en que hago referencia a los elementos de la columna Nombre:

Lista desplegable con datos de una tabla en Excel

Este tipo de referencias son conocidas como referencias estructuradas y nos permiten acceder a los elementos de una tabla por su nombre. Para crear una lista desplegable con los datos de la columna Nombre debemos utilizar la referencia Tabla1[Nombre], sin embargo, si intentamos crear una lista utilizando esta referencia obtendremos un error:

Lista de validación con datos de una tabla

Para poder crear una lista desplegable con los datos de una columna tendremos que recurrir a alguna solución alterna. De hecho, te mostraré dos alternativas de solución de manera que puedas elegir la que mejor te convenga.

Opción 1: Crear un nombre intermedio

Una opción es crear un nombre intermedio que haga referencia a la columna de nuestra tabla. Para ello abriré al Administrador de nombres, que se encuentra en la ficha Fórmulas, y crearé un nombre de la siguiente manera:

Crear una lista desplegable con datos de una columna de una tabla

En seguida crearé la lista desplegable indicando el origen de los datos como el nombre que acabo de crear:

Lista desplegable conectada a una tabla

Al pulsar la tecla Aceptar se creará la lista desplegable con los elementos de la columna Nombre de la tabla:

Datos de tabla en una lista desplegable de Excel

Opción 2: Utilizar la función INDIRECTO

Otra alternativa para crear una lista con datos de una tabla es utilizar la función INDIRECTO especificando como argumento la referencia estructurada a la columna que deseamos utilizar. Para nuestro ejemplo utilizaré la siguiente fórmula:

=INDIRECTO("Tabla1[Nombre]")

En la siguiente imagen puedes observar el momento en que estoy creando la lista desplegable con la formula recién mostrada:

Crear lista desplegable con la función INDIRECTO

Como resultado obtendremos también una lista desplegable con todos los elementos de la columna Nombre. Y como mencioné al principio, uno de los beneficios de crear una lista desplegable con datos de una tabla es que al insertar nuevos registros serán reflejados automáticamente en la lista. Así que en la siguiente imagen puedes observar cómo después de agregar una nueva fila a la tabla, la lista muestra automáticamente el nuevo elemento:

Llenar una lista desplegable con valores de una tabla

Utiliza cualquiera de los dos métodos mostrados en este artículo y obtén todos los beneficios de crear una lista desplegable basada en los datos de una tabla de Excel.

Moisés Ortiz

Autor: Moisés Ortiz

Moisés es consultor en tecnologías de la información con especialidad en herramientas de inteligencia de negocios y análisis de datos. Tiene más de 25 años de experiencia en el uso de Excel y es una de sus herramientas predilectas para la creación de reportes. Ver más ➤