Al tener una hoja de cálculo donde permitimos que el usuario ingrese una cadena de texto, tenemos la opción de dejar dicha celda como de libre captura o podemos restringir la longitud del texto que será ingresado.
Habrá ocasiones donde necesitaremos validar que el usuario no sobrepase cierta cantidad de caracteres porque podría ingresar datos inválidos.
Por ejemplo, en algunos países el número de seguridad social tiene una cantidad establecida de caracteres y nunca excede dicha longitud, por lo tanto, valdría la pena crear una validación de la longitud del texto para asegurarnos que los usuarios estén ingresando el tipo de dato requerido.
Beneficios de validar la longitud del texto
- Mejora la calidad de los datos: Al crear una validación en los datos evitamos que se ingresen datos demasiado largos e inconsistentes.
- Se facilita el análisis de datos: Al tener datos homogéneos se reduce el esfuerzo requerido para limpiar y corregir la información.
- Mejor integración con otros sistemas: Muchos sistemas externos requieren que las cadenas de texto tengan cierta longitud por lo que hacer una validación previa garantiza que los datos serán exportados con éxito.
- Cumplimiento de normas: Algunos sistemas gubernamentales requieren que los datos tengan una longitud fija y la validación nos ayudará a cumplir con esos requisitos.
Cómo validar la longitud de un texto
En el siguiente ejemplo crearemos un criterio de validación de datos para asegurarnos que los teléfonos capturados no excedan una longitud 8 caracteres.
Los teléfonos serán ingresados en el rango B2:B21 y por lo tanto seleccionamos las celdas del rango y vamos al comando Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
En la lista desplegable Permitir elegimos la opción Longitud de texto y en la lista Datos elegimos la opción menor o igual que y como valor máximo colocamos el número 11.
La captura de números telefónicos funcionará correctamente hasta que intentamos ingresar una cadena de texto de 12 caracteres lo cual envía un mensaje de advertencia.
Considera que este tipo de validación solo se enfoca en la longitud de la cadena de texto, es decir, en la cantidad de caracteres que han sido ingresados en la celda.
Si queremos realizar una validación un poco más compleja, como el tipo de carácter usado para separar los dígitos del número telefónico, entonces tendremos que usar la opción de formato Personalizada o en caso de ser necesario acudir a una validación por código VBA.
Para finalizar mencionaremos algunos ejemplos adicionales de casos de uso de la validación de la longitud de un texto.
Ejemplos de validación de longitud de texto
- Códigos de producto (SKU): Los SKU son útiles para identificar, localizar y hacer seguimiento interno a un producto. Cada empresa o negocio determina la longitud de esta cadena de texto y validarla ayudará a evitar errores al subir los datos al sistema de almacén de la empresa.
- Números de empleado: Los empleados de una empresa suelen tener asignado un identificados estándar que los identifica dentro de los sistemas empresariales. La validación de la longitud garantizará que todos los números de empleado son de la misma longitud.
- Códigos postales: La validación de la longitud del texto nos ayudará a asegurarnos que los códigos postales tengan la longitud establecida.
- Folios de facturas: Las facturas son documentos de suma importancia dentro de las empresas y tener un formato estándar para su folio será de mucha ayuda en términos contables.
- Número de identificación tributaria: Los ciudadanos tienen un número de identificación tributaria con el cual realizan el pago de impuestos. Cada país tiene sus propias reglas y dicho identificador tendrá una longitud establecida que puede validarse para tener información fidedigna que sea de ayuda a las áreas de recursos humanos para el pago de nómina.
- Códigos de envío: Una empresa que continuamente está realizando envíos a través de empresas como FedEx, UPS, DHL entre otras, necesitarán de un código para identificar cada envío. Es importante validar esos códigos para dar seguimiento a esos paquetes.
Estos son solo algunos ejemplos de uso de la validación de longitud de un texto que nos ayudarán a mantener los datos limpios y consistentes.
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