La validación de datos en Excel es un recurso muy útil para evitar que los usuarios ingresen datos incorrectos que podrían generar algún error en los cálculos de nuestras hojas.
Las fechas son un tipo de dato ampliamente utilizado y por esa razón es importante aprender a validar fechas en Excel.
Para asegurarnos que un usuario ingrese una fecha válida en una celda, debemos comenzar por seleccionarla y posteriormente ir a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
Este comando abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos el cual revisaremos a continuación, específicamente para el caso cuando necesitamos validar una fecha.
Cómo validar fechas en Excel
Para pedir a una celda que solamente permita el ingreso de fechas válidas, debemos seleccionar la opción Fecha de la lista Permitir lo cual habilitará algunas opciones de configuración tal como lo muestra la siguiente imagen.
La validación de la fecha dependerá de la selección que hagamos en la lista desplegable Datos así que a continuación describo las diferentes opciones disponibles:
- Entre: Validará que la fecha ingresada esté dentro del rango delimitado por una fecha inicial y una fecha final.
- No está entre: Validará que la fecha ingresada no se encuentre dentro del rango de fechas indicado.
- Igual a: Solo permitirá una fecha que sea igual a otra que indicaremos en la configuración de la validación.
- No igual a: Permitirá cualquier fecha excepto la especificada en la configuración.
- Mayor que: Validará que una fecha sea mayor que la fecha indicada en la configuración.
- Menor que: Solo permitirá fechas menores a la fecha indicada en la configuración.
- Mayor o igual que: Permitirá ingresar fechas mayores o iguales a la fecha indicada en la configuración.
- Menor o igual que: Permitirá ingresar fechas menores o iguales a la fecha indicada en la configuración.
La elección que hagamos en la lista Datos habilitará, o deshabilitará, los campos adicionales de configuración. La mayoría de las opciones solo necesitarán que indiquemos una fecha que nos ayudará a completar la validación de datos. Solo las opciones Entre y No está entre nos solicitarán el ingreso de una fecha inicial y una fecha final.
Hagamos algunos ejemplos para probar el funcionamiento de la validación de fechas en Excel.
Validar que las fechas sean iguales
En la siguiente imagen puedes ver que la hoja pide al usuario que ingrese su fecha de nacimiento y una fila abajo está una celda para que confirme la fecha ingresada previamente.
El objetivo es que la fecha de la celda B2 sea igual a la fecha de la celda B1, por lo tanto, seleccionaré la celda B2 y crearé la siguiente validación de datos:
Observa que en este caso el valor del campo Fecha no tiene un valor sino una referencia a la celda B1, lo cual indica a Excel que el valor de la celda B2 deberá ser igual a la fecha de la celda B1.
Una vez creada la validación de datos, ingresamos la primera fecha en la celda B1 y enseguida ingresamos una fecha diferente en la celda B2 y obtendremos un mensaje de error.
El único valor permitido en la celda B2 es una fecha que sea igual al valor de la fecha en B1.
Validar que las fechas estén en un rango
Para este ejemplo probaremos la opción de validación Entre la cual nos permite definir un rango de fechas de manera que limitemos los valores que pueden ser ingresadas en una celda.
Supongamos que necesitamos que el usuario ingrese en la celda B1 una fecha válida del año 2025. Activamos la celda B1 y creamos la siguiente validación de datos:
Una vez creado este criterio de validación de datos, la celda B1 solo aceptará una fecha que pertenezca al año 2025. La siguiente imagen muestra el mensaje de error al intentar ingresar una fecha fuera de ese rango.
De esta manera podemos validar fechas en Excel para que cumplan con criterios previamente establecidos y eso nos ayudará a mantener la integridad en los datos de la hoja.
Cómo validar horas en Excel
Excel también nos permite validar las horas que serán ingresadas en una celda.
En el siguiente ejemplo validaremos que la hora de entrada sea mayor o igual que las 7:50 AM y que la hora de salida sea menor o igual que las 5:10 PM.
Una alternativa de solución es hacer que todos los valores de las celdas estén en el rango 7:50 AM y 5:10 PM y para eso seleccionamos las celdas y pulsamos el botón Validación de datos para crear el siguiente criterio.
Pon especial atención al formato de hora que he utilizado en esta ocasión. Es muy importante que al crear este tipo de validación de datos usemos formatos válidos en Excel.
Al pulsar el botón Aceptar se creará la validación de datos en el rango previamente seleccionado y podremos ingresar valores de hora entre las 7:50 AM y las 5:10 PM.
En el momento en que ingresamos una hora fuera de ese rango, obtendremos un mensaje de advertencia.
Formatos de hora válidos en Excel
Como lo mencioné anteriormente, es importante usar siempre los formatos de hora válidos en Excel para crear este tipo de validación de datos.
En Excel podemos usar el formato de 12 horas o de 24 horas. En el formato de 12 horas es necesario usar las abreviaturas AM y PM.
Ambas abreviaturas pueden ir en minúsculas o mayúsculas sin usar el punto (am/pm). Por el contrario, si decides ingresar un punto después de la primera letra, entonces deberás incluir un espacio en blanco que la separe de la segunda letra (a. m./p. m.).
Por ejemplo, podemos ingresar una hora en Excel ingresando con el teclado cualquiera de los siguientes valores:
- 3:25 pm
- 3:25 PM
- 3:25 p. m.
- 3:25 P. M.
- 3:25:00 PM
- 15:25
Todos los valores anteriores simbolizan la misma hora en Excel. El penúltimo ejemplo agrega el valor de los segundos y el último ejemplo usa el formato de 24 horas.
Si tienes alguna duda al momento de indicar un valor de hora en la validación de datos, es conveniente que hagas primero la prueba de ingresarlo en una celda para comprobar que Excel lo reconoce como una hora válida y no como una cadena de texto.
Las horas en Excel son consideradas como valores numéricos y por lo tanto serán alineadas a la derecha. Por el contrario, si el valor ingresado se reconoce como una cadena de texto, entonces será alineado a la izquierda de la celda.
Consulta el siguiente artículo para conocer más sobre los formatos de fechas y horas en Excel.
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