Conexiones a datos externos

Los datos con los que trabajamos en nuestros libros de Excel provienen solamente de dos lugares: están almacenados en el mismo libro o están almacenados en una fuente de datos externa como un archivo texto o una base de datos.

Conexión de datos

En artículos anteriores hemos visto cómo importar datos desde texto, desde una base de datos Access, desde una página web e inclusive desde otras fuentes de datos como archivos dBASE. Aunque cada uno de estos ejemplos es un repositorio de datos diferentes, al momento de importar la información a Excel todos tendrán una cosa en común: una conexión de datos.

El objetivo de la conexión de datos es mantener conectados a Excel con la fuente de datos externa de manera que esté informado sobre su ubicación exacta. De igual manera en ocasiones nos conectaremos a fuentes externas que requerirán un usuario y contraseña por lo que  dicha información permanecerá almacenada en la misma conexión de datos de manera que Excel puede conectarse de nuevo sin problema alguno.

El beneficio de una conexión de datos

El gran beneficio de una conexión de datos es que una vez que hemos especificado la información de conexión la primera vez, no tendremos que hacerlo de nuevo para volver a traer los datos a Excel sino que será suficiente con pulsar el botón Actualizar todo para poder traer la información actualizada de la fuente de datos externa.

Actualizar conexión a datos externos en Excel

Conexiones existentes

Para encontrar las conexiones existentes puedes pulsar el botón Conexiones que se encuentra en el grupo Conexiones  de la ficha Datos. Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones del libro.

Conexiones externas de un libro de Excel

La lista de conexiones estará formada por aquellas conexiones que hayas creado previamente. Si has creado una conexión a un archivo de texto, a una base de datos Access o a una base de datos SQL Server, todas las conexiones estarán enlistadas en este cuadro de diálogo.

Procedimiento de conexión

Aunque existe una amplia variedad de fuentes de datos externas, al momento de conectarnos a ellas seguimos los mimos pasos:

  1. Elegimos la fuente de datos externa que puede ser un archivo de texto, una base de datos SQL Server, un archivo XML, etc. Algunas de las fuentes tendrán requerimientos de conexión específicos.
  2. En base a los requerimientos de conexión Excel nos solicitará la información pertinente para encontrar la fuente de datos y conectarse.
  3. Una vez proporcionados los datos de conexión se importarán los datos a una hoja de Excel y la información de la conexión será guardada en el libro para futuras actualizaciones.

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Moisés Ortiz

Autor: Moisés Ortiz

Moisés es consultor en tecnologías de la información con especialidad en herramientas de inteligencia de negocios y análisis de datos. Tiene más de 25 años de experiencia en el uso de Excel y es una de sus herramientas predilectas para la creación de reportes. Ver más ➤