Cómo usar el formato condicional en Excel

El formato condicional nos permite dar formato a las celdas cuyo contenido cumple con las reglas que hayamos definido. En esta ocasión mostraré cómo a través de múltiples reglas podemos identificar visualmente la información de nuestra hoja de Excel.

Supongamos una lista de vendedores donde cada uno de ellos tiene asociado el monto de ventas alcanzado en el último mes.

Cómo usar el formato condicional en Excel

La Dirección General desea tener un reporte donde visualmente puedan identificar a aquellos vendedores que no alcanzaron la cuota mínima de ventas ($5,000) y también desean ver a los mejores 3 vendedores resaltados en un color diferente.

Adicionalmente a este par de reglas será necesario identificar a los vendedores que estén por arriba del promedio de ventas. De esta manera las reglas de formato condicional que serán implementadas serán las siguientes:

  1. Color rojo: Cuota de venta menor a $5,000
  2. Color azul: Vendedores por arriba del promedio
  3. Color verde: Los mejores 3 vendedores

Todo comienza por seleccionar el rango de celdas que contiene los valores a ser evaluados que para este ejemplo es el rango B2:B21. Posteriormente podemos iniciar con la creación de las reglas de formato condicional.

Implementar las reglas de formato condicional

La primera regla de formato condicional la creamos pulsando el botón Formato condicional de la ficha Inicio, posteriormente la opción Resaltar reglas de celdas y finalmente la opción Es menor que.

Cómo usar formato condicional Excel 2010

La segunda regla la podemos implementar seleccionando de nuevo el botón Formato condicional y dentro de la opción Reglas superiores o inferiores debemos seleccionar la opción Por encima del promedio.

Para que sirve el formato condicional en Excel

Ya que dentro de la lista de opciones de formato disponibles no hay una opción para el color de fondo azul, es necesario seleccionar la opción Formato personalizado para establecer el color de fondo adecuado.

Finalmente para crear la regla que especifique los 3 mejores vendedores vuelvo a pulsar el botón Formato condicional y dentro de la opción Reglas superiores o inferiores selecciono la opción 10 superiores, solo que en lugar de dejar la configuración para los 10 superiores la modifico para que sean solo los 3 superiores:

Cómo aplicar formato condicional en Excel

Finalmente elijo el color de relleno adecuado para que Excel aplique la regla de formato. Después de haber aplicado las tres reglas de formato condicional, la hoja de Excel se verá de la siguiente manera:

Ejemplo de formato condicional en Excel

El formato condicional nos da las herramientas necesarias para aplicar un formato especial a un grupo de celdas de manera que podamos identificarlas fácilmente. Las celdas tomarán su formato de acuerdo a las reglas que hayan sido definidas.

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20 comentarios en “Cómo usar el formato condicional en Excel

  1. Carlos Calero

    Hola, tengo un duda relacionada con el formato condicional de excel y por más que busco no consigo solucionarlo. Os comento a ver si hay suerte: Tengo una tabla con varios países y en cada uno de ellos podemos ver datos relativos a los años 2010 y 2011 (En dos columnas diferentes). Mi problema es que quiero que Excel me señale en rojo (el dato menor) y en verde (el dato mayo) para CADA PAÍS.
    No supone ningún problema hacerlo si eliges los dos datos de cada país y le das formato condicional en escala de color, mi problema es cuando intento hacerlo DIRECTAMENTE con las dos columnas para abarcar a TODOS LOS PAÍSES, pues en ese caso Excel colorea de mayor a menor todos los datos, y eso no es lo que quiero.
    ¿Sabéis como solucionar este problema? Espero haberme explicado con claridad.
    Un saludo y enhorabuena por la web.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Carlos, si abarcas las columnas de todos los países, Excel aplicará una sola regla de formato condicional para todos. En tu caso sería mejor “copiar y pegar” el formato condicional de manera que exista una regla para cada país. La manera más sencilla de hacerlo es la siguiente:
      1. Crea la regla (o reglas) para el primer país.
      2. Selecciona las celdas del primer país y pulsa el botón “Copiar formato” del grupo Portapapeles en la ficha Inicio.
      3. Selecciona las celdas de otro país para pegar el formato.

      Con esta acción habrás “copiado” el formato condicional al nuevo país. De hecho, si vas al Administrador de reglas podrás observar que se habrá creado una nueva regla de formato condicional con las mismas condiciones pero aplicada a un rango de celdas diferente. Esta es la manera más sencilla de duplicar reglas de formato condicional sin necesidad de hacer todos los pasos de nuevo.

      Como tip adicional puedo decir que si haces doble clic sobre el botón “Copiar formato” podrás hacer selecciones múltiples lo cual te permitirá pegar el formato sobre varios rangos de celdas hasta que pulses la tecla ESC.

  2. Elvin

    hola Moises nececito usar algo como buscar una determinada celda que contiene datos y sombrearla en un color, para identificarla mas rapido.

  3. Jenn23

    Buenos días, Tengo una duda respecto al formato condicional de excel.
    Sucede que tengo una tabla con datos numéricos mensuales, tomados para cada hora de los días del mes sobre los cuales se realizan reportes consecutivos, cuando el valor registrado es mayor que cero. Requiero que las celdas que contengan estos datos numéricos mayores que cero, se resalten en color rojo cuando no se haya realizado el reporte, y en color verde, cuando en la celda donde se registra el numero del reporte, aparezca el dato correspondiente.
    Espero haber sido explicita. Pueden ayudarme a resolver la duda? Gracias.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Jenn23, en primer lugar debes considerar la creación de dos reglas de formato condicional una por cada color que deseas aplicar.
      No me queda muy claro el criterio a utilizar, pero me parece que si es mayor a cero la celda debe ser de color verde y en ese caso la fórmula que debes aplicar en dicha regla es simplemente =>0.

  4. Michael

    Excelente tutorial de Excel, muy bueno lo recomiendo es el mejor, bien específico y excelente explicación….slds..

  5. Bea

    Hola Moisés,
    Necesito algo parecido a lo que comentas en tu artículo, y no se si se hace con el formato condicional o con una fórmula.
    Verás, tengo una tabla similar a la tuya: una columna con nombres de personas, y otra que marca si han hecho o no una actividad, si la han hecho la celda contiene una X y si no la han hecho está vacía.
    Ya apliqué el formato condicional a la columna de la actividad, marcando en verde las celdas con la X, y en rojo las vacías. Obtuve el resultado que esperaba, pero también necesito colorear del mismo modo la columna con los nombres, dependiendo del resultado de las celdas adyacentes. Es decir, marcar la celda con el nombre en verde si se realizó la actividad, y en rojo si no se realizó.
    Espero que me puedas ayudar.
    Muchas gracias. Un saludo,
    Bea.

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Bea, solo debes crear otra regla de formato condicional sobre el rango que contiene los nombres y utilizar la misma fórmula que creaste para las celdas con la X.

  6. JOSE MARI

    Hola Moisés, tengo un problemilla, tengo 2 columnas A y B con datos, quiero que en la B me ponga el número en rojo si es mayor que el dato de la A, lo hago en la primera celda pero no me deja copiar el formato para el resto, les aplica la regla con el dato de la primera celda de A.Sabes cómo lo puedo resolver? gracias.

  7. romo

    Tengo una fecha ejemplo 20/02/2014. necesito sumar 15 días y que cuando falten 4 días la condicional me la marque en amarillo y si ya se paso la marque en rojo

  8. MIRNA ROSIBEL SANCHEZ PONCE

    EL USO DE EXCEL ES DE MUCHO APOYO A LA EDUCACION YA QUE PERMITE HACER UNA COMPARACION DE RESULTADOS A TRAVES DEL USO DE GRAFICAS.

  9. MARIA CARIDAD GONZALEZ LOPEZ

    Mi problema siempre ha sido este programa, voy a hacer todo lo posible por adjudicarme los términos que de éste derivan solo necesito paciencia y constancia que eso me caracteriza.

  10. Jordi

    Hola Moisés
    No consigo resolver mi problema de formato condicional aplicado al formato de número. Lo que quiero es que si en una celda, B2 por ejemplo, tengo el valor 1, un rango determinado tenga formato numérico con un decimal, y si el valor en B1 es 2 el formato del rango sea numérico con 0 decimales. Tengo colocadas las dos condiones de formato, para B1=1 y B2=2. El problema es que después de pasar por la condición 1 y aplicar el formato con un decimal, sigue mostrando un decimal aunque el valor de B1 cambie a 2.
    Es un error de Excel? Uso versión 2007
    Gracias anticipadas

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Jordi, eso no es un error de Excel.
      La recomendación es que, para que todas las opciones sean excluyentes, debes tomar la decisión en base al valor de una sola celda (y no en el valor de dos o más). En este caso, si el formato de las de las celdas dependiera del valor en la celda B1, será suficiente crear dos reglas de formato condicional con las siguientes fórmulas:
      =$B$1=2
      =$B$1=1

      La referencia a la celda B1 debe ser absoluta de manera que todas las celdas sean comparadas con ese valor o de lo contrario se comparará con a fila correspondiente de la columna B. La regla con la fórmula igual a 2 es la que contiene el formato de 2 dígitos.
      La desventaja de utilizar 2 celdas diferentes es que, si una celda la igualas a 2 (B2=2), debes cambiar también la otra celda para que tenga un valor diferente a 1 (B1=5) y de esa manera se deje de aplicar la primera regla de formato condicional. Si basas la decisión en una sola celda, no tendrás ese problema.

      1. Jordi

        Muy cierto, Moisés. Estaba confundido entre el valor de la celda de referencia y el numero de decimales.
        Muy agradecido!

  11. Alfonso

    Hola Moisés,
    Dentro de una selección de datos, estoy aplicando 3 reglas de formato condicional.
    1 si el valor es negativo, color de la celda rojo
    2 si el valor esta entre 0 y 1, color de la celda azul
    3 si el valor es mayor a 10, color de la celda amarillo
    cuando aplico la regla, en las celdas en que no tengo datos toma el color amarillo, no siendo una regla, por el contrario, al no tener dato espero que me la deje de color blanco. Espero haberme explicado y quedo muy atento a tu ayuda.
    Saludos,

    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Alfonso, las celdas sin datos son consideradas como si tuvieras el valor cero y de acuerdo a tu descripción deberían de estar en color azul (no en amarillo). Lo más probables es que tengas algún error en las fórmulas que definen las reglas de formato condicional.