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Transcripción del video
La función SI nos permite tomar decisiones dentro de nuestras hojas de Excel.
Dichas decisiones estarán basadas en el resultado de alguna comparación que hagamos, así que, antes de comentar el detalle de la función SI, hablaremos un poco sobre cómo hacer comparaciones en Excel.
Una comparación siempre nos devuelve como resultado un valor verdadero o falso y por lo tanto las comparaciones también son conocidas como pruebas lógicas.
Hagamos un ejemplo de una prueba lógica.
En la siguiente tabla, tengo una lista de alumnos con sus calificaciones y en la celda B1 tengo la calificación mínima aprobatoria para el curso.
Si deseo comparar todas las calificaciones y saber cuál es igual a siete, puedo utilizar el operador de igualdad en la celda C4 de la siguiente manera: Igual, B4, símbolo de igual, B1.
Con esta fórmula estoy comparando los valores B4 y B1 para saber si son iguales y al pulsar la tecla Entrar obtengo el resultado verdadero, porque efectivamente la celda B4 y la celda B1 tienen el mismo valor.
Voy a modificar la referencia a la celda B1 para hacerla absoluta de manera que pueda copiar la formula hacia abajo.
Al copiar la fórmula, podemos observar que solo Alejandra tiene una calificación igual a siete ya que es la única celda donde la prueba lógica ha resultado verdadera.
Ahora modificaré el operador de comparación para saber si una calificación es mayor o igual a siete y para hacerlo debo colocar el símbolo mayor que antes del símbolo igual.
Al copiar la fórmula hacia abajo, puedo notar fácilmente aquellos alumnos que tienen una calificación mayor o igual a siete que son Alejandra, Bruno y Diana.
Ahora que ya sabemos cómo hacer pruebas lógicas en Excel, podemos hablar sobre la función SI.
Como ya lo mencioné previamente, la función SI nos permite tomar decisiones en base al resultado de una prueba lógica.
Supongamos que en la columna D deseo colocar la palabra “aprobado” para aquellos alumnos que tengan una calificación mayor o igual a siete.
Así que, en la celda D4 comienzo a escribir la siguiente fórmula: Símbolo de igual, SI, paréntesis, y observa que la función me pide una prueba lógica como su primer argumento.
Así que escribiremos la siguiente prueba lógica: B4, mayor que o igual a B1, asegurándome que la referencia B1 sea absoluta.
Ahora ya tenemos lista la comparación que será utilizada por la función SI para tomar una decisión.
Solo nos falta decirle a la función lo que debe hacer en caso de que dicha prueba resulte verdadera y para eso es precisamente el segundo argumento de la función.
En nuestro ejemplo, indicaré a la función SI que devuelva la cadena de texto aprobado en caso de que la prueba lógica sea verdadera.
Finalmente cierro el paréntesis y al pulsar la tecla Entrar obtengo el valor “aprobado” para Alejandra.
Ahora observa lo que sucede cuando copio la fórmula hacia abajo.
Aquellos casos donde la prueba lógica sea verdadera, es decir, donde la calificación sea mayor o igual a siete, la función SI nos devolverá el valor “aprobado”.
Para los casos en los que la prueba lógica no se cumple, la función SI nos devuelve el valor falso.
Si en lugar de ese mensaje deseamos mostrar la leyenda “reprobado”, entonces podemos utilizar el tercer argumento de la función SI.
Voy a editar la fórmula de la celda D4 para indicar a la función que en caso de que la comparación sea falsa, me devuelva la cadena de texto “reprobado”.
Al pulsar la tecla Entrar, el valor de la celda D4 no cambia ya que nos sigue indicando que la calificación obtenida por Alejandra es aprobatoria, pero al copiar la fórmula hacia abajo, dejamos de ver el resultado falso y en su lugar vemos el mensaje reprobado.
De esta manera, la función SI nos permite evaluar el resultado de una prueba lógica e indicar el valor a devolver en caso de que el resultado sea verdadero o sea falso.
Si en este mismo ejemplo modifico la calificación mínima aprobatoria para que sea ocho en lugar de siete, la función SI volverá a evaluar el resultado de la prueba lógica y colocará el mensaje “aprobado” para aquellos que tienen una calificación mayor o igual a ocho que en nuestro ejemplo serán solamente Bruno y Diana.
Hagamos un segundo ejemplo con la función SI para dejar en claro su funcionamiento.
En esta tabla tengo una lista de vendedores y las ventas que han realizado durante todo el año.
En la fila catorce necesito colocar el mensaje “con bono” para los vendedores que han tenido ventas superiores a siete mil.
Pero si no alcanzaron dicho monto de ventas, entonces debo colocar el mensaje “sin bono”.
De esta manera estaremos comparando la suma de todos los meses de cada vendedor para saber si su valor es superior a siete mil.
Para obtener la suma de todos los meses utilizaré la función SUMA y ese resultado lo compararé con el valor de la celda G1.
Ahora escribiré la función SI de la siguiente manera.
Símbolo de igual, SI, paréntesis, suma, paréntesis, el rango B2:B13, paréntesis, mayor que, G1.
Observa que estamos indicando a la función SI que compare la suma del rango B2:B13 para saber si es mayor que el valor en G1.
Si la suma es mayor, entonces deseo que devuelva el mensaje “con bono” que será precisamente el segundo argumento de la función SI.
De lo contrario, si la suma no es mayor que el valor en G1, quiere decir que el vendedor no alcanzó la meta de siete mil y por lo tanto la función debe devolver el mensaje “sin bono”.
Y ese será precisamente el tercer argumento de la función.
Al pulsar Entrar, obtenemos el mensaje “con bono” indicando que Hugo alcanzó el monto mínimo de ventas.
Al copiar la fórmula a la derecha obtenemos el resultado para cada vendedor.
Si haces la suma en otra celda, podrás comprobar que efectivamente el único vendedor que no alcanza los siete mil es precisamente Paco.
Pero si disminuyo el monto mínimo de ventas indicado en la celda G1 a seis mil quinientos, podrás ver que ahora todos alcanzan un bono.
Como has podido ver en este ejemplo, la prueba lógica que hemos construido involucra una función de Excel y eso totalmente válido.
La complejidad de la función SI depende de la prueba lógica que deseamos implementar, pero a final de cuentas una prueba lógica se resume en la comparación de dos valores para saber si el resultado de dicha comparación es verdadero o es falso.
Si tienes alguna duda sobre el uso de los operadores de comparación, te recomiendo ver la lección sobre los tipos de operadores en Excel y que pongas especial atención en la sección de operadores de comparación.
Dejaré un vínculo a esa lección en la parte inferior de este video.
Hagamos un resumen de nuestra lección del día de hoy.
La función SI nos permite evaluar el resultado de una prueba lógica.
Una prueba lógica es la comparación de dos valores que nos devuelve como resultado un valor verdadero o falso.
El segundo argumento de la función SI nos permite indicar el valor que se devolverá en caso de que la prueba lógica resulte verdadera.
Y el tercer argumento nos permite indicar el valor que será devuelto en caso de que la prueba lógica sea falsa.