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Para ingresar una fecha en una celda de Excel solo debes asegurarte de utilizar un formato adecuado, por ejemplo 31/01/2017 es un formato válido en Excel para la fecha 31 de enero del 2017.
Excel respetará el formato de fecha que tengas en tu equipo y por lo tanto interpretará la fecha anterior como día, mes y año.
Sólo en caso de que tu sistema tenga una configuración en inglés, entonces Excel esperaría la fecha en el formato mes, día, año.
Otra manera de ingresar una fecha es separando cada una de sus partes por un guion medio y utilizando tres letras para el mes, por ejemplo 31-ene-2017.
Observa que la barra de fórmula muestra el mismo valor para ambas celdas, pero la fecha se muestra en pantalla de manera diferente debido a que el formato de las celdas es diferente.
Otra alternativa que tenemos es utilizar el formato año mes día separando cada parte por un guion medio.
Por ejemplo 2017-01-31, al pulsar la tecla Entrar, Excel identificará el dato como una fecha, pero lo mostrará en pantalla con el mismo formato de la celda A1.
Si yo quiero tener el formato año, mes, día, lo puedo corregir fácilmente yendo a la lista de formatos y eligiendo la opción Más formatos de número.
Me aseguraré de elegir la opción Fecha y buscaré el formato que necesito.
Al seleccionarlo, podrás ver una muestra del valor de la celda con este formato.
Si estás de acuerdo con el cambio, haces clic en Aceptar y tendrás la fecha de la celda tal como la necesitas.
En una clase posterior hablaremos más sobre estas opciones de formato.
La he utilizado en este momento para que puedas observar que tengo tres celdas con formato diferente pero que representan la misma fecha.
La barra de fórmulas nos muestra el mismo valor para todas ellas.
Aunque existen otros métodos para ingresar una fecha en Excel, generalmente evito utilizar aquellos métodos que requieren escribir el nombre del mes completo o el día de la semana ya que podríamos terminar con una cadena de texto en lugar de una fecha.
Por ejemplo, en la celda C1 escribiré el texto “martes, 31 de enero de 2017” y al pulsar la tecla Entrar y seleccionar de nuevo la celda, la barra de fórmulas mostrará la cadena de texto y no la fecha como lo hace con las otras celdas.
Esto quiere decir, que la celda C1 contiene un texto y no una fecha.
Ahora quiero mostrarte que una celda que contiene una fecha, podremos darle un formato para que muestre el nombre del día y el mes.
Seleccionaré la celda A1 y en la ficha Inicio, en la lista de formatos, seleccionaré la opción Fecha larga.
A simple vista, la celda A1 y la celda C1 tienen el mismo valor, pero hay una gran diferencia y la podemos ver en la barra de fórmulas.
Para la celda A1 se sigue mostrando la fecha mientras que la celda C1 es una cadena de texto.
Mi recomendación es acostumbrarse a ingresar una fecha con alguno de los tres formatos que he mostrado en esta ocasión: día mes año separados por una diagonal.
Día mes año separados por un guion medio con las primeras 3 letras del mes, o año mes día separados por un guion medio.
Ahora hablemos sobre las horas.
Para ingresar una hora, debemos utilizar el formato de hora dos puntos y en seguida colocamos los minutos.
Por ejemplo, para ingresar las 9:30 AM podemos hacerlo como 9 dos puntos 30 y al pulsar Entrar, la barra de fórmulas mostrará el valor 9:30 a.m.
Para ingresar las 9:30 PM puedo hacerlo de la siguiente manera 9 dos puntos 30 PM y al pulsar Entrar se insertará la hora adecuada.
Observa la barra de fórmulas que identifica el valor como una hora válida.
En lo personal me agrada más indicar las horas en formato de 24 horas.
De esta manera, para ingresar las 9:30 PM puedo ingresar el número 21 dos puntos 30 y Excel lo reconocerá como un dato de hora.
Observa que las últimas dos celdas tienen la misma hora, pero con un formato de celda diferente.
Si quieres ingresar en una misma celda la fecha y la hora, entonces debes separarlas por un espacio en blanco.
Por ejemplo, ingresaré la fecha 31 de enero de 2017, y después del año pulsaré la barra espaciadora del teclado y en seguida colocaré 21 dos puntos 30.
Al pulsar la tecla Entrar tendremos una celda que muestra tanto la fecha como la hora.
Este tipo de celdas que combinan las fechas y las horas son comunes en las hojas de Excel, así que es importante aprender a ingresar ese tipo de valores.
Ahora ya sabes mucho más sobre las fechas y las horas en Excel pero antes de terminar debo explicarte porqué las fechas y las horas no son consideradas como un tipo de dato básico en Excel.
Si lo recuerdas, solo existen tres tipos de datos para una celda: los números, el texto y las fórmulas. Y entonces ¿dónde quedan las fechas y las horas?
Por favor, te pido que memorices la siguiente frase: Las fechas y las horas en Excel son valores numéricos.
Es decir, aunque en pantalla observas los datos como una fecha o una hora, su valor real es un número y en seguida haré algunos ejemplos para explicarte esto porque es importante entender la manera en que funciona el sistema de fechas y horas en Excel.
Comenzaré con una pregunta ¿Te hace sentido que la fecha 01 de enero del año 2017 esté representada por el número 42,736?
Es probable que no, porque dicho número no tiene relación alguna con esa fecha, pero ese es el número que utiliza Excel para ese día y la razón es la siguiente.
Algunas décadas atrás, los programadores de Excel establecieron que la fecha más antigua permitida en la hoja de cálculo sería el 1 de enero del año 1900.
No podría decirte con certeza la razón por la cual eligieron esa fecha.
Probablemente lo hicieron porque marcaba el inicio del siglo pasado pero lo importante aquí es saber que asignaron el número 1 a esa fecha.
Por lo tanto, cualquier fecha en Excel será la cantidad de días que han transcurrido a partir del 1 de enero del año 1900.
Hagamos un pequeño ejercicio para comprobar lo que acabo de decir.
En la celda A1 ingresaré el número 1.
Aquí no hay ningún truco, puedes ver que la barra de fórmulas también muestra el valor 1.
Ahora, observa lo que sucede cuando en la ficha Inicio, en la lista de formatos, elijo la opción Fecha Larga.
Esto me dice que el número 1 es interpretado por el sistema de fechas de Excel como el domingo primero de enero del año 1900.
Ahora hagamos el ejemplo inverso.
En la celda A2, ingresaré la fecha 1 de enero de 2017 y puedes ver que en la barra de fórmulas muestra el valor como una fecha.
Pero al momento de cambiar el formato de la celda a General, veremos el valor numérico 42,736.
Esto no quiere decir que deberás aprender los números asociados a una fecha.
Solo lo he realizado para mostrar que Excel trata a las fechas como números enteros y eso nos ayudará a evitar muchos malentendidos en el futuro.
Las horas funcionan de manera similar, pero en lugar de ser números enteros, las horas son decimales.
En la celda C2 ingresaré la hora 9:30 y puedes ver que la barra de fórmulas la muestra como una hora.
En seguida elegiré el formato General y el valor de la celda se mostrará como un número decimal.
Hagamos otro ejemplo, en la celda C2 ingresaré las 12:00 horas del mediodía y al cambiar el formato de la celda a General se mostrará el número 0.5.
Con esto podemos saber que Excel mide las horas de un día a través de un valor decimal que estará entre 0 y 1.
Jamás debes preocuparte por el número entero asociado a una fecha o por los decimales que representan una hora.
Eso es asunto de Excel y el software se encargará de manejar adecuadamente esos datos.
Podemos concluir esta clase con lo siguiente: Es importante aprender a ingresar adecuadamente las fechas y las horas de manera que Excel las identifique correctamente.
Solo si ingresamos estos datos adecuadamente, Excel podrá asignar el valor numérico que les corresponde y por lo tanto podremos realizar fácilmente cálculos con las fechas y las horas.