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Antes de mostrarte los métodos que tenemos disponibles para actualizar una tabla dinámica, es importante explicar el concepto de la memoria caché de una tabla dinámica.
Cuando creamos una tabla dinámica, Excel crea también un objeto llamado Caché que contiene una copia de los datos de origen pero que estará almacenado en memoria.
La tabla dinámica está conectada directamente al objeto Caché y no a los datos de origen.
El beneficio de esto es que el objeto Caché estará siempre en la memoria y por lo tanto el acceso a los datos será mucho más rápido.
La desventaja, es que cuando agregamos nueva información a los datos de origen, estos no se verán reflejados automáticamente en la tabla dinámica, sino que será necesario usar el comando Actualizar el cual se encargará de actualizar el objeto Caché y en consecuencia observaremos la actualización en la tabla dinámica.
Hagamos un ejemplo para entender este comportamiento de las tablas dinámicas.
En este momento observamos una tabla dinámica que reporta las toneladas de varios productos vendidos a diferentes países.
Esta tabla dinámica está basada en los datos de la Hoja1 así que iré a esa hoja y al final de la tabla ingresaré la primera venta del año 2021.
Ingresaré la fecha 1 de enero del 2021 y venderemos el producto Fresa, y lo haremos al país de Zaire y será por 50 toneladas y un total de 4 mil.
Ya que estamos trabajando con una tabla de Excel, los datos han quedado integrados automáticamente con el formato correspondiente, sin embargo, al regresar a la Hoja2 donde se encuentra la tabla dinámica aún no se observa el país Zaire.
Como lo mencioné hace un instante, esto se debe a que la tabla dinámica no está conectada directamente a los datos de origen, sino al objeto Caché de la tabla dinámica.
Para actualizar la tabla dinámica debemos ir a la pestaña Analizar y dentro del grupo Datos pulsar el botón Actualizar y de inmediato observaremos al país Zaire al final del listado de países.
Regresaré de nuevo a la Hoja1 y editaré el último registro: en lugar de vender 50 toneladas a Zaire, venderemos 100 por 7500.
Como has de imaginar, al regresar a la Hoja2 seguimos teniendo las 50 toneladas para Zaire, lo cual indica que debemos actualizar nuestra tabla dinámica.
Pero en esta ocasión te mostraré otro método para actualizarla haciendo clic derecho sobre la tabla dinámica y eligiendo la opción Actualizar y de inmediato observaremos la actualización a 100 toneladas para Zaire.
El caso que hemos analizado en este ejemplo es cuando nuestros datos de origen se encuentran en una tabla de Excel, pero si tus datos están en un rango de celdas, entonces el método de actualización cambiará un poco.
Hagamos ese ejemplo. Activaré la Hoja3 donde tengo una copia de los datos, pero en este caso no se han convertido a una tabla de Excel, sino que están en un rango de celdas tradicional.
Me aseguro de activar una celda de los datos y en la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haré clic en el botón Tabla dinámica y dejaré seleccionadas las opciones predeterminadas y pulsaré el botón Aceptar.
Seleccionaré el campo país y el campo Toneladas y tendremos el mismo reporte de la tabla dinámica anterior.
En seguida iré a la Hoja3 que tiene los datos de origen de esta nueva tabla dinámica y pulsaré el atajo Ctrl + Flecha abajo para ir al final de los datos donde insertaré la fecha del 1 de enero del 2021, el producto Fresa, el país Zaire, 50 toneladas, por 4000.
Una vez que he terminado de agregar los nuevos datos, iré a la hoja4 y haré clic derecho en la tabla dinámica para elegir la opción Actualizar sin embargo en esta ocasión no vemos que se inserte el país Zaire.
¿Será que el comando Actualizar ha dejado de funcionar? La respuesta es que no, el comando Actualizar está funcionando correctamente y lo voy a demostrar a continuación.
Observa que en este momento Uruguay tiene 3192 toneladas, ahora iré a la Hoja3 y en la última venta de Uruguay que es del 19 de diciembre, voy a reemplazar ese número 33 por el número 10 mil que es una cantidad superior a la de cualquier otro país.
Regresaré a la Hoja4 y haré clic derecho sobre la tabla dinámica y elegiré la opción Actualizar y puedes observar que Uruguay ahora tiene 10 mil toneladas adicionales.
Esto quiere decir que el comando Actualizar está funcionado correctamente pero no está agregando el último registro que agregamos a los datos para el país Zaire.
Esto se debe a que el origen de datos de la tabla dinámica está fijo y es necesario modificarlo manualmente y para eso debo ir a la pestaña Analizar y dentro del grupo Datos, haré clic en el botón Cambiar origen de datos.
Se muestra un cuadro de diálogo donde podemos observar la dirección del rango que llega hasta la fila 828 pero la fila del país Zaire se encuentra en la fila 829, es decir, en este momento no está siendo considerada en los datos de origen de la tabla dinámica.
Cuando los datos de origen de nuestra tabla dinámica han sido indicados como un rango de celdas, cada vez que agreguemos una nueva fila será necesario modificar manualmente la dirección de este rango.
En este ejemplo, en lugar de la fila 828, colocaré la fila 829 y pulsaré el botón Aceptar y de inmediato podemos observar que se ha agregado el país Zaire a nuestra tabla dinámica.
Ahora que el origen de datos de la tabla dinámica ya incluye la fila de Zaire, puedo regresar a la Hoja3 y modificar los datos de Zaire a 100 toneladas por 7500.
Regresaré a la Hoja4 y haré clic derecho en la taba dinámica para elegir la opción Actualizar y se mostrará adecuadamente el nuevo valor en los datos.
La diferencia en las tablas dinámica que hemos creado en esta clase es que, la tabla dinámica de la Hoja2 tiene como origen de datos una tabla de Excel y eso lo puedes comprobar activando una celda de la tabla dinámica y en la pestaña Analizar, en el grupo Datos, pulsamos el botón Cambiar origen de datos y podemos observar el nombre de la tabla.
Pulsaré el botón Cancelar e iré a la Hoja4 donde está la segunda tabla dinámica e iré de nuevo a la pestaña Analizar y pulsaré el botón Cambiar origen de datos y en este caso no tenemos una tabla sino una referencia a un rango de celdas.
Como conclusión podemos decir que, si los datos de origen de tu tabla dinámica son un rango de celdas, entonces, después de agregar nuevas filas a los datos, deberás ir a la pestaña Analizar y ejecutar el comando Cambiar origen de datos para agregar manualmente las nuevas filas.
Por el contrario, si los datos de origen están en una tabla de Excel, las nuevas filas se incluirán automáticamente y podremos actualizar la tabla dinámica simplemente con el comando Actualizar.
Por esta razón es conveniente convertir nuestros datos de origen en una tabla, ya que eso nos evitará hacer la actualización manual del rango de datos cada vez que agreguemos una nueva fila.