Seguramente has tenido la necesidad de abrir un libro de Excel con el cual estabas trabajando el día anterior pero ya no recuerdas su ubicación dentro del equipo.
O un libro que sabes que has abierto anteriormente en Excel pero por más que buscas ya no recuerdas donde está guardado.
Una manera fácil de encontrar esos documentos es ir a la sección Libros recientes que no es una funcionalidad exclusiva de Excel sino de todas las aplicaciones de Office.
Lista de libros recientes
Para acceder a la lista de libros recientes, lo podemos hacer desde la pantalla de Inicio que se muestra al momento de abrir Excel, pero si ya tienes abierta la aplicación, entonces debemos hacer clic en la pestaña Archivo.
Esto nos llevará a lo que conocemos como la vista Backstage y en la parte inferior del panel derecho verás los archivos con los que has trabajado recientemente. Para abrir cualquier documento de la lista, será suficiente con hacer clic en su nombre.
Puedes usar la barra de desplazamiento vertical de la ventana para moverte hacia abajo y ver la lista completa de libros y, si aún existen más libros, puedes hacer clic en el enlace Más libros que se mostrará en la esquina inferior de la ventana.
Al hacer clic en Más libros se mostrará el panel del comando Abrir donde tendremos acceso a la lista completa de libros abiertos recientemente en Excel.
Lista de carpetas recientes
A diferencia de la pantalla inicial, el panel del comando Abrir nos da también el acceso a las carpetas recientes, es decir, obtiene las ubicaciones de los libros abiertos recientemente y nos muestra esas carpetas.
Al hacer clic en cualquiera de las carpetas de la lista, se mostrarán los archivos que contiene.
Cantidad de libros y carpetas recientes
De manera predeterminada, Excel mantendrá una lista de los 50 libros abiertos recientemente y de las 50 carpetas usadas recientemente.
Para modificar esa cantidad, debes ir al panel izquierdo de la ventana y hacer clic en Opciones y en el panel izquierdo hacer clic en Avanzadas y en seguida debemos buscar la sección Presentación donde encontraremos la opción que nos permite indicar el número de libros recientes que queremos mostrar.
En la imagen anterior se observa una opción llamada Obtener acceso rápidamente a este número de libros recientes. Si habilitamos esa opción, se modificará el panel izquierdo de la vista Backtage agregando un acceso rápido a esa cantidad de libros.
Debes tener cuidado con esta opción para no congestionar la lista de comandos que se muestran en el panel. Aunque si se reduce demasiado el espacio, Excel mostrará solo el primer archivo y enseguida la opción Más… para acceder al resto de libros.
Lista de libros favoritos
Si en tus actividades cotidianas abres una gran cantidad de libros de Excel, entonces pronto llenaras la lista de archivos recientes y se podría dificultar encontrar aquellos archivos que consultas con mayor frecuencia.
La solución para este problema es marcar un archivo como favorito lo cual ocasionará que se agregue a una lista adicional donde siempre tendrás acceso directo.
Para marcar un archivo como favorito, debes encontrarlo en la lista de archivos recientes y al colocar el puntero del ratón por arriba de su nombre verás un icono en forma de estrella el cual deberás pulsar.
Recuerda que la lista de archivos favoritos la encontramos tanto en el panel del comando Inicio como en el panel del comando Abrir.
Una vez que hemos agregado un archivo a favoritos podremos acceder a él fácilmente en la sección Favoritos y además observaremos que el icono de estrella se resalta de un color diferente.
El libro permanecerá en la lista de archivos recientes y lo podrás identificar porque el icono de estrella hará que resalte de los demás, pero si llegamos a perderlo de vista tenemos la seguridad de encontrarlo siempre en la sección Favoritos.
Para remover un archivo de Favoritos, puedes hacer clic de nuevo sobre el icono de estrella o hacer clic derecho sobre su nombre y elegir la opción de menú Quitar de favoritos.
Borrar libros recientes
Si por alguna razón quieres eliminar alguno de los libros de la lista de archivos recientes, debes hacer clic derecho sobre el nombre para mostrar el menú emergente y seleccionar la opción Quitar de la lista.
Si lo que deseas es limpiar toda la lista de libros recientes, debes asegurar de abrir el panel del comando Abrir y en seguida hacer clic derecho en cualquiera de los archivos mostrados y elegir la opción Borrar elementos no favoritos.
Se mostrará un mensaje de advertencia de Excel preguntando si estamos seguros de quitar todos los elementos no favoritos de la lista. Hacemos clic en el botón Si para completar la acción.
Recuerda que la lista de libros recientes también está disponible en el panel del comando Inicio, pero la opción Borrar elementos no favoritos solo estará disponible cuando accedemos la lista de libros recientes desde el panel del comando Abrir.
Además, considera que con este comando no se eliminarán aquellos archivos que estén marcados como Favoritos por lo que, si quieres eliminar absolutamente todos los libros, tendrás que removerlos primero de la lista de Favoritos, o de lo contrario tendrás que eliminar los libros favoritos uno por uno.