Ya hemos visto los tipos de datos que existen en Excel y ahora es conveniente revisar las diferentes alternativas que tenemos para ingresar datos en nuestra hoja de cálculo. También revisaremos las opciones que tenemos para modificar los datos ingresados.
Cómo ingresar datos en Excel
Existen dos métodos principales para ingresar datos en Excel. El primer método es seleccionar la celda deseada y capturar directamente el valor y pulsar la tecla Entrar para terminar con el ingreso del dato en la celda. El segundo método es similar. Comenzamos por seleccionar la celda donde introduciremos el dato, pero en lugar de ingresar la información directamente en la celda lo hacemos en la barra de fórmulas.
Cualquiera de los dos métodos nos dará el mismo resultado, así que solo es cuestión de preferencia. De esta manera podemos ingresar valores numéricos, texto y fórmulas. Es importante notar que si ingresamos un texto muy grande en una celda y sobrepasa el ancho de la columna, Excel mostrará el texto como si formara parte de las celdas adyacentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen he introducido en la celda A1 el texto “Cómo ingresar datos en Excel 2013”:
A primera vista pareciera que parte del texto se encuentra en las celdas B1 y C1 pero en realidad todo el texto se encuentra en la celda A1. Si seleccionamos cualquiera de las celdas adyacentes podrás observar que la barra de fórmulas no muestra ningún valor lo cual indica que dichas celdas están vacías. Para comprobarlo podemos hacer doble clic en el límite derecho de la columna lo cual modificará el ancho para ajustarse y nos daremos cuenta de que todo el texto pertenece a la celda A1.
Ingresar fechas y horas en Excel
Tanto las fechas como las horas en Excel son valores numéricos que tienen un formato especial para mostrarse de una manera entendible a los usuarios. Pocas veces necesitamos conocer el valor numérico de una fecha ya que dejamos que Excel haga ese trabajo por nosotros. Lo importante es conocer los diferentes formatos de fecha y hora que podemos ingresar. A continuación puedes observar varias alternativas para ingresar tanto una fecha como una hora en Excel:
La manera de capturar las fechas puede variar un poco de acuerdo a la configuración regional de tu equipo pero en cuanto se capture un formato válido, Excel dará el significado correcto a la información.
Modificar el contenido de una celda
Después de que has ingresado información a las celdas es probable que necesites modificar algún valor por lo que será necesario editar el contenido de la celda. Tal vez necesites eliminar por completo el contenido de la celda, reemplazarlo por otro valor o realizar una pequeña modificación.
Para eliminar por completo el contenido de una celda y dejarla en blanco, debes seleccionar la celda y pulsar la tecla Suprimir. Es posible “limpiar” varias celdas a la vez si seleccionas las celdas antes de pulsar Suprimir. Si lo que deseas es reemplazar por completo el contenido de la celda por otro valor, entonces debes seleccionar la celda e inmediatamente ingresar el nuevo valor y pulsar Entrar y esto reemplazará el valor anterior.
Cuando la celda contiene un texto muy grande o una fórmula muy compleja y necesitamos hacer una modificación, lo mejor será entrar en el modo de edición de Excel. Existen tres maneras de entrar en este modo de edición:
- Hacer doble clic sobre la celda: esto activará el cursor dentro de la celda lo cual nos permitirá desplazarnos por su contenido para realizar las modificaciones necesarias.
- Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2: Al igual que el método anterior, se mostrará el cursor dentro de la celda y nos permitirá editar su contenido.
- Seleccionar la celda y hacer clic en la barra de fórmulas: Este método nos permite hacer las modificaciones directamente en la barra de fórmulas.
Cualquier de estos tres métodos nos permitirá entrar en modo de edición para editar el contenido de una celda. Una vez que hayamos hecho las modificaciones necesarias deberás pulsar la tecla Entrar para que los cambios sean permanentes. Una alternativa a pulsar la tecla Entrar es utilizar los botones Introducir y Cancelar que se encuentran en la barra de fórmulas y que nos permiten aceptar o rechazar las modificaciones realizadas a una celda. Estos botones son los que se encuentran ubicados a la izquierda del botón fx en la barra de fórmulas.
De esta manera podemos ingresar datos en Excel, y en caso de necesitarlo, eliminar o reemplazar su contenido o simplemente entrar en modo de edición para hacer las modificaciones necesarias.