Función IF en Excel

La función IF en Excel es una de las funciones más utilizadas por los usuarios de la hoja de cálculo ya que nos permite indicar una condición y evaluarla para saber si se cumple. Si dicha evaluación es verdadera, podremos ejecutar como respuesta una acción pero también podremos ejecutar una acción diferente si el resultado es falso.

Argumentos de la función IF en Excel

La función IF en Excel tiene tres argumentos y aunque la documentación oficial indica que solo el primer argumento es obligatorio, la realidad es que Excel devolverá un error si no indicamos los primeros dos argumentos. A continuación describo cada uno de los argumentos de esta función:

  • Logical_test (Obligatorio): Es una expresión que puede ser evaluada como verdadera o falsa. Generalmente crearemos esta expresión utilizando los operadores de comparación o funciones de Excel que devuelvan como resultado un valor verdadero o falso.
  • Value_if_true (Obligatorio): Es la acción que se ejecutará si la evaluación realizada en Logical_test resulta verdadera.
  • Value_if_false (Opcional): Es la acción que se ejecutara si el resultado de la evaluación es falso. Si este argumento es omitido, se devolverá el valor FALSE.

Función IF en Excel

Para comprender la función IF a fondo haremos varios ejemplos, primero para mostrar el tipo de pruebas lógicas que podemos construir y posteriormente la manera en que dicha función nos permitirá reaccionar al resultado obtenido en dicha evaluación.

Operadores de comparación en Excel

Antes de hacer los primeros ejemplos de la función IF en Excel, haremos un pequeño repaso de los operadores de comparación que nos permitirán crear las pruebas lógicas que serán evaluadas por la función. Como probablemente sabes, Excel tiene seis operadores de comparación:

  • Igual a (=)
  • Mayor que (>)
  • Menor que (<)
  • Mayor que o igual a (>=)
  • Menor que o igual a (<=)
  • Diferente a (<>)

Estos operadores funcionan de la misma manera que los símbolos utilizados en las ecuaciones matemáticas y que al ser utilizados para evaluar un par de valores obtendremos un valor falso o verdadero como resultado de la comparación. De hecho podemos utilizar estos operadores directamente en la barra de fórmulas de Excel por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver el resultado de hacer una comparación para saber si los valores de la columna A son mayores que los valores de la columna B:

Funcion IF Excel

Solo en aquellos casos en los que el valor de la columna A sea mayor que el de la columna B obtendremos como resultado el valor TRUE.  La fórmula especificada en la columna C es un ejemplo de una prueba lógica en Excel que puede devolvernos un valor verdadero o falso y es precisamente este tipo de expresiones las que podemos utilizar como el primer argumento de la función IF en Excel.

Ejemplo de la función IF en Excel

Ahora que ya conocemos un poco más sobre las expresiones lógicas podemos hacer un primer ejemplo de la función IF en Excel. Para nuestro ejemplo haré uso de una lista de personas con sus respectivas edades que se encuentran en la columna B. Lo que deseamos hacer es colocar la leyenda “Mayor de edad” en la columna C para todas aquellas personas que tienen más de 21 años y para eso puedo utilizar la siguiente fórmula:

=IF(B2>21, "Mayor de edad")

La prueba lógica empleada evaluará si el valor de la celda B2 es mayor que 21 y en caso de ser verdadero la función nos devolverá el segundo argumento que en este caso es la cadena de texto “Mayor de edad”. Observa el resultado de emplear esta función en nuestros datos:

Funcion IF Excel 2010

Para todas aquellas personas que tienen una edad mayor a 21 tenemos la leyenda correctamente desplegada en la columna C. Para los que no cumplen esta condición se muestra el valor FALSE ya que no hemos indicado un valor alterno para esos casos, pero eso lo resolveremos más adelante.

Por ahora quiero llevar tu atención al valor mostrado para Gerardo que tiene precisamente la edad de 21 años y se muestra el valor FALSE en la columna C y eso se debe a que dicha edad no entra en el criterio que indicamos en la función IF. Si quisiéramos mostrar la leyenda también para aquellos que tienen exactamente 21 años, entonces nuestra prueba lógica debería cambiar de la siguiente manera:

=IF(B2>=21, "Mayor de edad")

El operador utilizado ya no es Mayor que (>) sino que lo he sustituido por Mayor que o igual a (>=) y de esa manera la leyenda se desplegará inclusive para aquellos valores que sean iguales a 21:

Tutorial funcion IF en Excel

El tercer argumento de la función IF

En el ejemplo anterior hemos desplegado correctamente una leyenda para aquellas personas que son mayores de edad, sin embargo para aquellas personas que no cumplen con dicho criterio se muestra el valor FALSE y todo eso se debe a que no hemos utilizado el tercer argumento de la función IF el cual indica el valor a regresar en caso de que la condición no se cumpla. Si queremos mostrar el mensaje “Menor de edad” cuando la prueba lógica es falsa, entonces debemos modificar nuestra fórmula de la siguiente manera:

=IF(B2>=21,"Mayor de edad", "Menor de edad")

La única diferencia con las fórmulas anteriores es que en esta ocasión estamos utilizando el tercer argumento de la función IF. Observa el resultado de utilizar esta fórmula en nuestros datos:

Excel funcion IF

Ahora ya no tenemos valores FALSE en nuestros datos sino que en su lugar se muestra la leyenda “Menor de edad”. De esta manera hemos utilizado todos los argumentos de la función IF en Excel y como has aprendido, el segundo argumento será el valor devuelto si la prueba lógica es verdadera o por el contrario, si la prueba lógica es falsa se devolverá el tercer argumento de la función.

Una fórmula como prueba lógica

Hasta ahora hemos utilizado los operadores de comparación para las pruebas lógicas en nuestros  ejemplos, pero tal como lo mencioné al principio, también es posible utilizar funciones de Excel como la prueba lógica de la función IF. La única condición es que la fórmula utilizada devuelva como resultado un valor falso o verdadero. En el siguiente ejemplo tengo una lista de números aleatorios en la columna A y utilizaré la función ISEVEN para saber si un número es par y entonces desplegar la leyenda “Par” o de lo contrario mostrar el mensaje “Impar”. Esto lo lograré utilizando la siguiente fórmula:

Ejemplos de la función IF en Excel

La función ISEVEN devuelve el valor TRUE en caso de que el número evaluado sea par y por lo tanto la función IF muestra la leyenda “Par”. Si la función ISEVEN devuelve el valor FALSE, entonces se muestra el tercer argumento de la función IF que es el mensaje “Impar”.

Una fórmula como valor de regreso

De la misma manera en que podemos utilizar una fórmula para la prueba lógica, también podemos utilizar fórmulas para el segundo y tercer argumento de la función IF. En los ejemplos anteriores solamente hemos desplegado la cadena de texto indicada en dichos argumentos, pero ahora que estamos evaluando si un número es par o impar, deseo hacer una operación matemática en cada caso. Si el número es par haremos una multiplicación de dicho número por dos y si el número es impar le sumaremos uno y luego lo multiplicaremos por dos. Para lograr este objetivo utilizaré la siguiente fórmula:

=IF(ISEVEN(A1), A1*2, SUM(A1, 1) * 2)

Si el resultado de la función ISEVEN es verdadero se devolverá el segundo argumento de la función IF que en este caso se encarga de multiplicar el valor por dos. Pero si el número es impar, entonces la función ISEVEN devolverá un valor falso y por lo tanto la función IF ejecutará la fórmula indicada en su tercer argumento que utiliza la función SUM para sumar uno y posteriormente hace la multiplicación por dos. Observa el resultado de utilizar esta fórmula:

Función IF en Excel en español

Las fórmulas indicadas en el segundo y tercer argumento de la función IF pueden ser tan complejas como lo necesites y pueden utilizar otras funciones de Excel que te ayuden a obtener el resultado que necesitas. Es así como la función IF en Excel nos ayuda a ejecutar una acción en base a la evaluación de una prueba lógica. Ya sea que el valor devuelto sea un valor numérico, una cadena de texto o inclusive la ejecución de otra fórmula indicada como argumento, podrás utilizar la función IF para evaluar el cumplimiento de una condición y tomar la acción adecuada en base al resultado.

La función IF en Excel en español

Los artículos en Excel Total son escritos en su mayoría utilizando la versión de Excel en español, así que encontrarás una gran cantidad de artículos haciendo referencia a la función SI que es el nombre equivalente de la función IF en español.

Moisés Ortiz

Autor: Moisés Ortiz

Moisés es consultor en tecnologías de la información con especialidad en herramientas de inteligencia de negocios y análisis de datos. Tiene más de 25 años de experiencia en el uso de Excel y es una de sus herramientas predilectas para la creación de reportes. Ver más ➤