Por muchos años, el formato de archivo de Excel fue el formato XLS. Sin embargo, a partir de la versión de Excel 2007 se introdujo un nuevo formato conocido como XLSX que seguimos usando en las versiones más actuales.
Aunque Excel puede abrir y trabajar con diversos formatos de archivo, la recomendación es siempre utilizar los formatos actuales que son los siguientes:
| Formato | Extensión | Descripción |
|---|---|---|
| Libro de Excel | XLSX | Formato de archivo basado en XML predeterminado de Excel. No se pueden almacenar códigos de macros. |
| Libro de Excel habilitado para macros | XLSM | Formato de archivo basado en XML y habilitado para macros. |
| Plantilla de Excel | XLTX | Formato de archivo predeterminado para una plantilla de Excel. No puede almacenar código de macros. |
| Plantilla de Excel habilitada para macros | XLTM | Formato de archivo habilitado para macros para una plantilla de Excel. |
| Complemento de Excel | XLAM | Complemento basado en XML y habilitado para macros de Excel. |
| Libro binario de Excel | XLSB | Formato de archivo binario (BIFF12) de Excel. |
Todos estos formatos, a excepción del formato XLSB, implementan el estándar Office Open XML (OOXML) que contiene principalmente datos basados en XML.
Explorando el formato Office Open XML
Si tienes curiosidad de saber cómo está organizado en su interior un archivo de Excel en formato OpenXML puedes hacer la siguiente prueba.
Cambia la extensión de cualquier archivo XLSX por ZIP. Esto permitirá abrir el archivo con la herramienta de descompresión de Windows y al descomprimido encontrarás 3 carpetas: _rels, dosProps y xl.
Dentro de la carpeta xl encontrarás otra carpeta llamada worksheets la cual contendrá un documento XML para cada una de las hojas del libro de Excel.
De esta manera los nuevos formatos de archivo de Excel cumplen con el estándar OpenXML que permite que otras aplicaciones puedan leerlos o inclusive crear archivos compatibles con Excel.
Otros formatos de archivo de Excel
A parte de los formatos de archivo de Excel modernos, es posible abrir o guardar los datos en un formato antiguo de Excel que se describen a continuación.
| Formato | Extensión | Descripción |
|---|---|---|
| Libro de Microsoft Excel 5.0/95 | XLS | Formato de archivo binario usado en Excel 5.0/95 (BIFF5). |
| Libro de Excel 97-2003 | XLS | Formato de archivo binario usado desde Excel 97 a Excel 2003 (BIFF8). |
| Plantilla de Excel 97-2003 | XLT | Formato de archivo binario para una plantilla de Excel usado desde Excel 97 a Excel 2003 (BIFF8). |
| Complemento de Excel 97-2003 | XLA | Complemento de Excel 97-2003, un programa adicional diseñado para ejecutar código adicional. Es compatible con el uso de proyectos VBA. |
BIFF son las siglas de Binary Interchange File Format que significa Formato de archivo de intercambio binario y es el estándar usado en versiones previas de Excel donde los datos se almacenaban en un formato comprimido y no legible.
En la actualidad, solo el formato de libro binario XLSB usa un estándar similar conocido como BIFF12 que es diferente a los estándares BIFF5 y BIFF8 que se observan en la tabla anterior.
Considera que, al abrir un archivo de Excel creado en una versión anterior se activará el Modo de compatibilidad. Eso significa que Excel hará todo lo posible por preservar el formato anterior y no permitirá usar nuevas funciones de Excel que sean incompatibles con dicho formato.
Si vas a enviar un archivo a una persona que no tiene una versión de Excel reciente, sino que tiene Excel 2003 o Excel 97, tendrás que guardar los datos en una de esas versiones de Excel para que pueda ser leído y modificado por la otra persona.
Formatos de archivo de texto
El texto es un formato ampliamente utilizado para el intercambio de datos y por tal motivo Excel nos permite guardar y abrir los datos en dicho formato.
| Formato | Extensión | Descripción |
|---|---|---|
| Texto (delimitado por tabulaciones) | TXT | Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para usarlo en otro sistema operativo Windows y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpretan correctamente. Guarda solo la hoja activa. |
| Texto Unicode | TXT | Guarda un libro como texto Unicode, un estándar de codificación de caracteres desarrollado por Unicode Consortium. |
| Texto (Macintosh) | TXT | Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para usarlo en el sistema operativo Macintosh y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpretan correctamente. Guarda solo la hoja activa. |
| Texto (MS-DOS) | TXT | Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para usarlo en el sistema operativo MS-DOS y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpretan correctamente. Guarda solo la hoja activa. |
| CSV UTF-8 (delimitado por comas) | CSV | Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para usarlo en otro sistema operativo Windows y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpretan correctamente. Usa la codificación UTF-8. Guarda solo la hoja activa. |
| CSV (delimitado por comas) | CSV | Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para usarlo en otro sistema operativo Windows y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpretan correctamente. Usa la codificación ANSI. Guarda solo la hoja activa. |
| CSV (Macintosh) | CSV | Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para usarlo en el sistema operativo Macintosh y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpretan correctamente. Usa la codificación ANSI. Guarda solo la hoja activa. |
| CSV (MS-DOS) | CSV | Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para usarlo en el sistema operativo MS-DOS y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpretan correctamente. Usa la codificación ANSI. Guarda solo la hoja activa. |
| Texto con formato (delimitado por espacios) | PRN | Formato delimitado por espacios de Lotus. Guarda solo la hoja activa. |
| DIF (formato de intercambio de datos) | DIF | Formato de intercambio de datos. Guarda solo la hoja activa. |
| SYLK (vínculo simbólico) | SLK | Formato de vínculo simbólico. Guarda solo la hoja activa. |
Unicode es un estándar que define un número único para cada carácter de texto, independientemente de la plataforma, el dispositivo o el idioma, lo que permite la representación y el procesamiento de textos en diferentes idiomas y sistemas de escritura.
Unicode utiliza diferentes esquemas de codificación, como UTF-8, UTF-16 y UTF-32, para representar los caracteres. UTF-8 es el más común en Internet y en muchos lenguajes de programación.
ANSI y UTF-8 son dos métodos distintos para codificar caracteres de texto en archivos, aunque comparten la similitud de utilizar el alfabeto ASCII.
ANSI no es compatible con todos los caracteres y símbolos de todos los idiomas, ya que solo puede representar un subconjunto de los caracteres Unicode.
UTF-8 es una codificación de caracteres que utiliza la representación Unicode. Unicode es un estándar que asigna un código único a cada carácter de todos los idiomas del mundo.
Formatos de archivo XML
Los archivos XML (Extensible Markup Language) son un formato de archivo basado en texto que se utiliza para representar datos estructurados de manera que sean leídos tanto por humanos como por máquinas.
Dada su importancia, Excel permite abrir y guardar archivos en este formato.
| Formato | Extensión | Descripción |
|---|---|---|
| Datos XML | XML | Formato de datos XML. |
| Hoja de cálculo XML 2003 | XML | Formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003 (XMLSS). |
| Hoja de cálculo Open XML estricta | XLSX | Formato de archivo de hoja de cálculo en MS-OOXML estricto. |
XMLSS también conocido como XML Spreadsheet 2003 es un formato basado en XML que se introdujo en Excel 2003 y consiste en un único archivo, sin comprimir e incapaz de almacenar todas las características presentes en una hoja de cálculo de Excel.
Una hoja de cálculo Open XML estricta implica que se deben seguir las reglas de validación de XML de manera rigurosa, evitando cualquier tipo de elemento o propiedad no estándar.
La estricta adhesión a los estándares Open XML garantiza que el archivo pueda ser abierto y utilizado por una amplia variedad de aplicaciones, incluso las que no son desarrolladas por Microsoft.
Aunque el formato estricto es el que más se apega a los estándares, no es el formato por defecto de los archivos de Excel.
Otros formatos de archivo
| Formato | Extensión | Descripción |
|---|---|---|
| Hoja de cálculo de OpenDocument | ODS | Hoja de cálculo de OpenDocument que pueden abrirse en aplicaciones que usan este formato como OpenOffice, LibreOffice y Google Sheets. |
| El formato PDF es de utilidad para los documentos que se reproducirán mediante métodos de impresión comercial. | ||
| Documento XPS | XPS | Formato de archivo para documentos electrónicos desarrollado por Microsoft, similar al PDF, que se utiliza para preservar el diseño y la apariencia visual de un documento. |