Las fechas y las horas se encuentran entre los tipos de datos más utilizados en Excel, pero su manejo puede resultar un tanto complicado para los nuevos usuarios de la hoja de cálculo.
La razón es porque las fechas pueden ser representadas de diferentes maneras, es decir, pueden aparecer en formatos diferentes, pero seguir siendo una fecha válida en Excel.
Algo similar sucede con las horas y por eso es importante comprender cómo funcionan estos formatos porque podrás ahorrarte muchas dificultades al trabajar con este tipo de datos.
El propósito de esta guía es darte todos los detalles sobre la creación y la gestión de las fechas y horas en Excel.
Comenzaremos explicando la manera en que funciona el sistema de fechas y horas en Excel ya que esa es la razón por la cual una misma fecha puede mostrarse sin ningún problema en diferentes formatos.
Las fechas y horas en Excel son números
Todos supondríamos que, al ingresar una fecha en una celda de Excel, de alguna manera se almacenaría el día, el mes y el año en el valor de la celda.
Sin embargo, eso no sucede así. El sistema de fechas en Excel funciona de una manera muy diferente a la que todos supondríamos.
Los creadores de la hoja de cálculo decidieron que la primera fecha válida en Excel sería el 1 de enero del año 1900 y a esa fecha le asignaron el número 1.
Cualquier fecha que ingresemos en Excel será interpretada como la cantidad de días transcurridos desde 1 de enero de 1900 y por lo tanto la fecha estará representada como un número entero.
Para demostrar este comportamiento haremos la siguiente prueba.
- En la celda A1 ingresa el número 1 y asegúrate de dejar activa la celda.
- En la pestaña Inicio, dentro del grupo Número, abre la lista de Formatos y elige la opción Fecha corta.
Puedes notar que, desde el menú desplegable de formatos, debajo de la opción Fecha corta, se muestra la fecha 01/01/1900 que indica la manera en que se visualizará el número 1 después de aplicar el formato.
En el momento en que efectuamos el cambio eligiendo la opción Fecha corta, el valor de la celda A1 dejará de mostrarse como el número 1 y se mostrará como 01/01/1900.
Otra prueba que podemos hacer es tomar una lista de fechas y cambiarles el formato a General. En la siguiente imagen se observa una lista de fechas en la columna A y se ha hecho una copia de los datos en la columna B.
En seguida seleccionamos los valores de la columna B y en la pestaña Inicio, dentro de la lista desplegable de Formatos, elegimos la opción General y como resultado tendremos los valores numéricos de cada una de las fechas.
Algo similar pasa con las horas, pero lo diferencia es que las horas son números decimales entre 0 y 1 donde el medio día tendrá el valor 0.5.
En la siguiente imagen se observan las horas del día en la columna A con una separación de 1 hora entre cada una. En la columna B se ha hecho la misma prueba anterior copiando los valores de la columna A y posteriormente cambiando el formato a General para ver claramente los valores decimales de cada una de las horas.
El hecho de que las fechas en Excel sean números enteros y las horas sean números decimales, le facilita en gran medida a la herramienta los cálculos con esos datos.
Sin embargo, los desarrolladores de Excel sabían muy bien que, aunque la hoja de cálculo usara valores numéricos para esos datos, los usuarios necesitaríamos de un formato más amigable para las fechas y las horas porque sería muy ineficiente que nos tuviéramos que aprender los números que usa Excel.
Es así como surgen los diferentes formatos de fecha y hora en Excel los cuales nos permiten representar esos valores numéricos con un formato más familiar y amigables para los usuarios.
Cómo ingresar fechas en Excel
Excel reconoce varios formatos de fecha los cuales enlistamos a continuación. Estos formatos no aplican para la versión de Excel en inglés ya que en dicho idioma generalmente se ingresa primero el mes seguido del día.
Debes saber que, una cosa es ingresar una fecha con alguno de los formatos reconocidos por Excel y otra cosa diferente será que Excel muestre la fecha en ese formato.
Es importante ingresar las fechas en formatos reconocidos por Excel para que el dato sea interpretado como una fecha válida o de lo contrario Excel lo interpretará como una cadena de texto que no podrá ser incluida en cálculos con fechas.
Después de haber ingresado la fecha correctamente podremos preocuparnos por darle el formato que necesitamos.
Fechas con una diagonal
El primer grupo de formatos usa la diagonal para separar el día, mes y año.
| Texto introducido | Observaciones |
|---|---|
| 01/02/2025 | Se antepone un cero a los días y meses de un solo dígito. |
| 5/3/2025 | Los días y meses de un solo dígito se ingresan sin anteponer un cero. |
| 11/8/25 | Se ingresa el año con solo dos dígitos. |
| 15/ene/25 | El mes se ingresa con las tres primeras letras de su nombre. |
| 2025/06/24 | Se invierte el orden a año, mes y día. En este formato es indispensable que el año sea de 4 dígitos o Excel podría interpretar una fecha incorrecta. |
Fechas con un guion medio
Estos formatos usan el guion medio como el separador del día, mes y año.
| Texto introducido | Observaciones |
|---|---|
| 01-02-2025 | Se antepone un cero a los días y meses de un solo dígito. |
| 5-3-2025 | Los días y meses de un solo dígito se ingresan sin anteponer un cero. |
| 11-8-25 | Se ingresa el año con solo dos dígitos. |
| 15-ene-25 | El mes se ingresa con las tres primeras letras de su nombre. |
| 2025-06-24 | Se invierte el orden a año, mes y día. En este formato es indispensable que el año sea de 4 dígitos o Excel podría interpretar una fecha incorrecta. |
Lo más común es ingresar las fechas en Excel usando alguno de los formatos previamente mencionados, aunque existen algunas otras alternativas que mencionaremos a continuación.
Fechas sin ingresar el año
Es posible ingresar en una celda solo el día y el mes de una fecha y Excel supondrá que nos estamos refiriendo a una fecha del año actual y hará la interpretación correspondiente.
| Texto introducido | Observaciones |
|---|---|
| 1/8 | Día y mes separados por una diagonal. |
| 1-8 | Día y mes separados por un guion medio. |
| 1 ago | Día separado por un espacio en blanco de las tres primeras letras del mes. |
| 1 agosto | Día separado por un espacio en blanco del nombre completo del mes. |
Estos son los formatos que recomendamos para ingresar una fecha en Excel, pero eso no significa que serán los únicos formatos en los que podremos desplegarla.
Lo importante es ingresar los datos de manera que Excel los reconozca fechas válidas y posteriormente podremos modificar su formato para que se muestren en la celda tal como lo necesitamos.
Formato de fechas en Excel
Una vez que hemos ingresado los datos de manera correcta y que Excel los ha reconocido como fechas válidas, entonces podemos aplicarles los formatos de fecha disponibles.
Los formatos de fecha que tenemos siempre disponibles los encontrarás en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número, en la lista desplegable de formatos.
Tenemos el formato de Fecha corta que separa con una diagonal el día, el mes y el año el cual estará formado por cuatro dígitos.
Por otro lado, tenemos el formato de Fecha larga que nos dará el nombre del día seguido del número del día, el nombre completo del mes y el año.
Si estos formatos no cumplen con tus requerimientos, deberás hacer clic derecho sobre la celda que contiene la fecha y elegir la opción Formato de celdas que abrirá un cuadro de diálogo y en la pestaña Número debemos elegir la opción Fecha para ver las opciones disponibles.
En la parte superior de la lista, y antecedidos por un asterisco (*), encontramos los dos formatos que están disponibles en el menú de la pestaña Inicio.
A partir de esos dos formatos “predeterminados” podrás ver la lista de formatos disponibles que cambian por el carácter que se usa como separador de los días, meses y años.
También encontrarás variantes donde se antepone un cero a los días o meses de un solo dígito o formatos que usan el año con cuatro o dos dígitos. Así mismo encontrarás algunas variantes del Formato largo.
Por lo general, estas opciones serán suficientes para cubrir las necesidades de formato de las fechas en Excel, pero si tuvieras algún requerimiento muy específico, tendrías que acudir a la categoría Personalizada donde podrás encontrar algunas opciones adicionales o construir tu propio formato de fecha.
Para aprender a escribir el código del formato personalizado de fechas debes consultar el artículo Formato personalizado de celdas en Excel.
Cómo ingresar horas en Excel
Al igual que las fechas, podemos ingresar las horas de diferentes maneras. A continuación, mencionamos los formatos que recomendamos utilizar para esta tarea.
Recuerda que lo primordial es que Excel reconozca el dato como una hora y posteriormente podremos darle el formato que necesitamos.
Formato de 24 horas
En este formato las horas del día se representan de 0 a 23 y no es necesario usar ningún tipo de abreviaturas.
| Texto introducido | Observaciones |
|---|---|
| 7:30 | Se ingresa la hora seguida de los minutos. |
| 09:45 | Las horas de un dígito se pueden ingresar anteponiendo un cero. |
| 21:15:30 | Se pueden ingresar los segundos después de los minutos |
Formato de 12 horas
En esta medición del tiempo, las 24 horas del día se dividen en dos periodos: ante meridiem (a. m.) y post meridiem (p. m.). Se necesita emplear la abreviatura am/pm para distinguir los periodos.
| Texto introducido | Observaciones |
|---|---|
| 7:30 am | Las abreviaturas se pueden ingresar sin usar el punto. |
| 09:45 a. m. | Si se usa el punto en la abreviatura, debe insertarse un espacio en blanco entre ambas letras. |
| 6:15 PM | La abreviatura puede indicarse en mayúsculas. |
| 08:20:15 P. M. | Las horas de un dígito se pueden ingresar anteponiendo un cero y se pueden ingresar los segundos después de los minutos. |
Recuerda que usar estos formatos nos garantiza que Excel los identificará como horas válidas.
Es muy probable que después de ingresar las horas, Excel les aplique un formato estándar el cual podremos modificar posteriormente.
Formato de horas en Excel
Después de ingresar una hora podemos dar un formato con las opciones disponibles en Excel.
El primer formato que tenemos disponible lo encontramos en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número, y dentro de la lista desplegable de Formatos bajo el nombre Hora.
Esta opción aplicará un formato de 12 horas y desplegará los segundos. Si este no es el formato que deseas aplicar, puedes hacer clic derecho en la celda que contiene la hora y elegir la opción Formato de celdas.
La primera opción, identificada con un asterisco (*), es el formato predeterminado y por debajo encontrarás algunas variantes en formato de 24 o 12 horas.
Todas estas opciones de formato muestran los segundos y, si quieres ocultarlos, será necesario acudir a la categoría Personalizada donde encontrarás algunas alternativas adicionales de formato.
Para dominar la creación de formatos personalizados te recomendamos consultar el artículo Formato personalizado de celdas en Excel.
Fecha y hora en la misma celda
Ya que las fechas en Excel son números enteros y las horas son decimales, Excel puede almacenar en una celda tanto la fecha como la hora.
Para ingresar este tipo de dato en Excel debemos seguir una regla muy básica:
- Ingresamos la fecha en un formato válido en Excel
- Insertamos un espacio en blanco
- Ingresamos la hora con un formato válido en Excel
Un ejemplo de texto que podríamos ingresar sería el siguiente:
25/08/2025 17:35Como resultado obtendremos una celda que muestra tanto el día como la hora.
Si por alguna razón Excel no muestra la fecha y la hora en la misma celda, será necesario buscar y aplicar el formato adecuado.
Haz clic derecho en la celda y elige la opción Formato de celdas y en seguida vamos a la categoría Personalizada donde debemos buscar el siguiente formato:
dd/mm/aaaa hh:mmUna vez que hayamos aplicado este formato Excel mostrará la fecha y la hora en la misma celda.
Puedes modificar un poco el formato personalizado en caso de que quieras mostrar los segundos:
dd/mm/aaaa hh:mm:ss