Si necesitas guardar un libro para compartirlo con alguien que utiliza una versión de Excel 2003, o versiones previas, entonces debes guardar el archivo eligiendo la opción Libro de Excel 97-2003 dentro del cuadro de diálogo Guardar como.
Y justamente después de pulsar el botón Guardar se mostrará la ventana del Comprobador de compatibilidad el cual identifica problemas potenciales del libro en caso de ser utilizado por alguien con una versión de Excel 2003 o versiones previas.
El comprobador de compatibilidad revisa todo el libro en busca de características que no son soportadas por versiones anteriores de Excel. Algunas de esas características son las siguientes:
- Las versiones anteriores a Excel 2003 soportan un máximo de 256 columnas y 65,536 filas por lo que si se exceden estos límites serán reportados.
- Los minigráficos no son soportados.
- Algunos estilos de celdas y de tablas que no son soportados por las versiones anteriores.
- Segmentación de datos en tablas dinámicas
- Los límites de las tablas dinámicas son diferentes, en versiones previas solo se soportan hasta 32,500 elementos por cada campo mientras que en Excel 2010 se soportan hasta 1,046,576.
Estos son solamente algunos ejemplos de una amplia lista de características de Excel 2010 que no son soportadas por versiones igual o previa a Excel 2003. Sin embargo el comprobador de compatibilidad nos dará un reporte detallado de todas las incompatibilidades.
Pérdida menor de fidelidad
Cuando en el Resumen del comprobador de compatibilidad observas un mensaje diciendo Pérdida menor de fidelidad puedes continuar guardando el archivo sin mucha preocupación ya que lo único que sucederá es que Excel removerá aquellas funcionalidades que no son compatibles pero aun así los datos serán legibles en el nuevo archivo guardado.
Pérdida significativa de funcionalidad
Sin embargo, si observas un mensaje diciendo Pérdida significativa de funcionalidad, entonces no es una buena idea guardar el archivo porque se perderán datos o ciertas fórmulas dejarán de funcionar y en general se perderá la funcionalidad del libro.
Es probable que para algunos casos exista alguna alternativa, en cuyo caso se puede hacer clic sobre la liga de ayuda que se proporciona en el reporte para conocer alguna solución alterna. Sin embargo en algunos casos no existirá alternativa más que modificar el archivo original para poder lograr la compatibilidad deseada con las versiones anteriores.
Ejecutar el comprobador de compatibilidad
No es necesario esperar hasta que se guarde el archivo para ver los resultados de la prueba de compatibilidad. Puedes ejecutar el comprobador de compatibilidad desde la ficha Archivo dentro de Información y haciendo clic en el botón Comprobar si hay problemas y eligiendo la opción Comprobar compatibilidad.
Desactivar el comprobador de compatibilidad al guardar
Si deseas desactivar el comprobador de compatibilidad al momento de guardar un archivo debes de quitar la marca de la caja de selección llamada Comprobar la compatibilidad al guardar este libro que se encuentra en la parte inferior de la ventana del comprobador de compatibilidad.
