Búsqueda avanzada en Excel

El cuadro de búsqueda en Excel es una característica muy utilizada por todos nosotros ya que nos permite encontrar fácilmente cualquier dato dentro de nuestra hoja. Sin embargo, en muchas ocasiones no hacemos uso de todo el potencial que nos brinda.

Búsquedas avanzadas en Excel

Pocos usuarios saben que es posible realizar búsquedas avanzadas en Excel utilizando el cuadro de diálogo Buscar y remplazar.

Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar en Excel

Al realizar una búsqueda avanzada podremos encontrar valores que cumplan con ciertos patrones y de esa manera seleccionar varias celdas al mismo tiempo sin necesidad de realizar múltiples búsquedas. Pero antes de continuar debo definir un término importante.

Caracteres comodines en Excel

Los caracteres comodines son caracteres especiales que son utilizados para tomar el lugar de otros caracteres. Existen dos caracteres comodines principales en Excel que explicaré a continuación:

  • Signo de interrogación (?): Representa un solo carácter. Por ejemplo, el texto “ca?a” se puede interpretar como “casa”, “cama”, “caja”, “cana”, “capa” siempre y cuando sean de cuatro letras ya que solamente estamos remplazando el signo de interrogación por otro carácter.
  • Asterisco (*): Este carácter representa uno o más caracteres. Si utilizamos el ejemplo anterior, pero utilizando asterisco, tendremos que el texto “ca*a” puede interpretarse con las mismas palabras de cuatro letras: “casa”, “cama”, “caja”, etc. Pero también podrá interpretarse como “carta”, “cascada”, “caseta”, “cabeza”, etc.
    En este caso la longitud de la palabra no importa mientras que comience con “ca” y termine con “a” podremos remplazar el asterisco con cualquier cantidad y combinación de caracteres. Además de esto, el asterisco puede representar la ausencia de carácter, así que, si tuviéramos la palabra “caa” también sería devuelta por esta búsqueda.

Ejemplos de búsqueda avanzada en Excel

Para mostrar el comportamiento de los caracteres comodines haré la prueba sobre una lista de 20 palabras que tengo en la columna A de mi hoja de Excel. Abriré el cuadro de diálogo Buscar y remplazar y colocaré el texto “ca?a” y pulsaré el botón Buscar todos. Observa el resultado:

Búsqueda avanzada en Excel

Para que los caracteres comodines funcionen correctamente debemos tener marcada la caja de selección Coincidir con el contenido de toda la celda. Observa que Excel ha encontrado todas las palabras de 4 letras que inician con “ca” y que terminan en “a”.

Ahora probemos intercambiando el signo de interrogación por el asterisco. El resultado deberá incluir estas mismas palabras más todas aquellas mayores de 4 letras que también inicien con “ca” y terminen en “a”. Observa el resultado:

Búsqueda avanzada en Excel 2010

Como era de esperarse, utilizando el asterisco en esta búsqueda avanzada hemos podido encontrar múltiples palabras que cumplen con la misma condición. Ya que el asterisco remplaza cualquier cantidad de caracteres, es conveniente ser mucho más específico cuando utilizamos este carácter comodín.

Por ejemplo, utilizando la misma lista de palabras, realizaré una búsqueda avanzada en Excel utilizando el siguiente texto “c*ello”. Observa que el resultado regresará apenas un par de coincidencias de toda la lista:

Búsqueda avanzada en Excel utilizando el asterisco

Es importante dejar en claro que los caracteres comodines pueden ser utilizados más de una vez dentro del mismo texto. Por ejemplo, hagamos una búsqueda con el siguiente texto “c??ello”:

Búsqueda avanzada en Excel utilizando el signo de interrogación

Lo miso podemos hacer con el asterisco si hacemos una búsqueda del texto “c*s*a”. Esta expresión nos traerá todas las palabras que inician con “c” y que terminan con “a” y que además tengan una “s” en medio de la palabra.

Caracteres comodines en búsqueda avanzada en Excel

Otro ejemplo de búsqueda avanzada en Excel

Una pregunta que recibo frecuentemente es cómo encontrar dentro de una columna de nombres a todas las personas que tienen un apellido en común. Por ejemplo, si quisiera encontrar todas las personas que tienen el apellido Galindo podría hacer una búsqueda como la siguiente:

Buscar un apellido con caracteres comodines en Excel

Observa que esta búsqueda trae también aquellos valores que terminan con “Galindo” ya que, como expliqué anteriormente, el asterisco también representa la ausencia de caracteres y por ello tenemos como resultado el nombre “María Mendoza Galindo”.  Ahora observa lo que sucede si remuevo el último asterisco del criterio de búsqueda:

Búsqueda avanzada en Excel usando caracteres comodines

Excel solamente encontrará aquellas cadenas de texto que terminen con “Galindo” y que no tengan ningún otro carácter al final.

Existen muchas combinaciones que podemos hacer tanto con el asterisco como con el signo de interrogación pero es necesario que pruebes cada uno de ellos en tu próxima búsqueda y te des cuenta por ti mismo que es posible realizar fácilmente una búsqueda avanzada en Excel.

Moisés Ortiz

Autor: Moisés Ortiz

Moisés es consultor en tecnologías de la información con especialidad en herramientas de inteligencia de negocios y análisis de datos. Tiene más de 25 años de experiencia en el uso de Excel y es una de sus herramientas predilectas para la creación de reportes. Ver más ➤