La barra de herramientas de acceso rápido es el lugar donde podemos colocar los comandos que más utilizamos para tener acceso a ellos en cualquier momento con un solo clic. Esta barra está localizada por arriba de la cinta de opciones en la esquina superior izquierda de la ventana.
Comandos predeterminados
De manera predeterminada, la barra de herramientas de acceso rápido muestra el comando Guardar y los comandos Deshacer y Rehacer. Es probable que estos dos últimos botones se muestren inactivos si es que aún no has ejecutado alguna acción en la hoja de Excel.
- Guardar: Si has creado un nuevo libro en blanco, la primera vez que pulsas el botón Guardar se mostrará la pantalla Guardar como que nos permitirá elegir la ubicación donde deseamos guardar nuestro libro y darle un nombre. Una vez que el libro ha sido guardado, las siguientes ocasiones que pulses el botón Guardar, el libro se guardará automáticamente.
- Deshacer: Este comando deshace la última acción efectuada en la hoja. Es posible hacer clic en la pequeña flecha que se muestra a la derecha del botón para ver la lista de comandos que se pueden deshacer y seleccionar alguno de ellos.
- Rehacer: Si por alguna razón has deshecho alguna acción por equivocación y quieres volver a ejecutarla, entonces puedes utilizar el comando Rehacer. Este comando revierte lo que ha sido deshecho previamente. De igual manera se muestra una flecha al lado del botón para poder elegir alguna acción específica dentro de la lista.
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
Es posible agregar comandos adicionales a la barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic sobre el menú desplegable que se encuentra en el extremo derecho de la barra lo cual mostrará una lista de comandos que podemos agregar inmediatamente:
Puedes notar que los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer tienen una marca justo al lado de su nombre lo cual indica que son los comandos mostrados actualmente dentro de la barra de herramientas de acceso rápido. Puedes seleccionar cualquiera de los 9 comandos adicionales que se muestran para agregarlos inmediatamente a la barra. Los comandos que se pueden agregar desde este menú son los siguientes:
- Nuevo: Abre un nuevo libro.
- Abrir: Muestra el panel Abrir que nos permite abrir un libro existente.
- Enviar por correo electrónico: Abre el cliente predeterminado de correo electrónico en tu equipo para poder enviar el libro abierto.
- Impresión rápida: Envía el libro actual a la impresora predeterminada de tu equipo.
- Vista previa de impresión e Imprimir: Abre el panel Imprimir el cual contiene la vista previa del libro y nos permite enviar a imprimir el libro de Excel.
- Ortografía: Revisa los textos del libro actual en busca de algún error ortográfico.
- Orden ascendente: Ordena la selección de celdas actual o la columna actual de manera ascendente.
- Modo mouse/torque: Cambia entre modo mouse y torque (Touch) que es útil para dispositivos móviles ya que hace más grandes los botones de comando en la cinta de opciones para facilitar su uso en pantallas táctiles.
Puedes agregar o remover fácilmente cualquiera de estos comandos con un solo clic pero si deseas buscar más comandos que los mostrados en esta lista, entonces debes hacer clic sobre la opción Más comandos… y se mostrará un cuadro de diálogo que nos dará más opciones:
- A: Lista desplegable para elegir el tipo de comandos a mostrar en el cuadro inferior. Por ejemplo, se pueden seleccionar los comandos más utilizados, todos los comandos o los comandos de alguna pestaña específica.
- B: Lista de comandos que cumplen con la opción seleccionada en la lista desplegable superior. Una vez que se selecciona un comando se debe pulsar el botón Agregar para que dicho comando sea añadido a la barra de herramientas de acceso rápido. En la parte superior de la lista siempre se muestra la opción Separador que permite incrustar un separador en la barra de herramientas de acceso rápido.
- C: Lista desplegable que permite indicar si los cambios a la barra de herramientas de acceso rápido serán permanentes en Excel para todos los documentos o simplemente para el libro actual
- D: Lista de comandos actualmente incluidos en la barra de herramientas de acceso rápido.
- E: Botones Agregar y Quitar para agregar o remover comandos a la barra de herramientas de acceso rápido.
- F: Botones de ordenamiento que permiten organizar los botones de comando dentro de la barra.
- G: El botón Restablecer removerá cualquier personalización y restablecerá la configuración predeterminada de la barra de herramientas de acceso rápido.
- H: Es posible llevar la barra de herramientas de acceso rápido incluyendo sus personalizaciones a otro equipo si se exporta a un archivo y posteriormente se importa en el otro equipo.
- I: Al seleccionar esta opción se cambiará la posición de la barra de herramientas de acceso rápido para que se muestre por debajo de la cinta de opciones.
El cuadro de diálogo Opciones de Excel nos permite acceder a todos los comandos disponibles en la herramienta, pero si solo quieres agregar a la barra de herramientas de acceso rápido algún comando que ya aparece en la cinta de opciones, entonces puedes hacer clic derecho sobre dicho comando y seleccionar la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido tal como se muestra a continuación:
Posición de la barra de herramientas de acceso rápido
De manera predeterminada la barra de herramientas de acceso rápido se muestra por encima de la cinta de opciones. Sin embargo es posible cambiar su posición y colocarla por debajo de la cinta de opciones. Ya hemos mostrado que en el cuadro de diálogo Opciones de Excel existe un cuadro de selección para hacer este cambio de posición pero también es posible hacerlo desde el menú de la extrema derecha de la barra:
Otra alternativa para mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones es hacer clic derecho sobre cualquier área vacía de la cinta de opciones y seleccionar la opción Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones.
La barra de herramientas de acceso rápido es el lugar ideal para colocar aquellos comandos que utilizamos con mayor frecuencia ya sea porque dichos comandos no aparecen en la cinta de opciones o porque deseamos evitar el cambio frecuente de pestañas en la cinta de opciones.