Una tabla dinámica es un término utilizado comúnmente en el procesamiento y análisis de datos y existen varios programas de computadora que hacen uso de ellas. Excel no podía ser la excepción ya que es una herramienta ampliamente utilizada la cual nos permitirá crear fácilmente tablas dinámicas.
Las tablas dinámicas en Excel sirven para analizar, resumir y visualizar datos de manera rápida y flexible, especialmente cuando trabajas con grandes volúmenes de información. Son una herramienta poderosa para responder preguntas específicas sobre los datos sin necesidad de crear fórmulas complejas ni modificar la información original.
Los principales usos de las tablas dinámicas son los siguientes:
- Resumir datos fácilmente: Por ejemplo, podemos obtener el total de ventas por región o producto sin necesidad de usar fórmulas. Las tablas dinámicas nos permiten realizar cálculos como la suma, promedio, conteo, máximo y mínimo.
- Analizar patrones y tendencias: Las tablas dinámicas son útiles para identificar incrementos o decrementos en las ventas y hacer comparaciones entre periodos mensuales, anuales, etc.
- Reorganizar y explorar los datos: Podemos cambiar fácilmente las filas, columnas y filtros de la tabla dinámica para ver los datos desde diferentes perspectivas. Por ejemplo, cambiar de un reporte de “ventas por producto” a otro por “ventas por región” con unos pocos clics.
- Agrupar y clasificar datos: Podemos agrupar automáticamente los datos por meses, trimestres o años así como clasificar los valores numéricos en rangos.
- Filtrar y segmentar información: Podemos aplicar filtros avanzados para trabajar con subconjuntos específicos de datos. Es posible usar herramientas como segmentaciones de datos y líneas de tiempo para una interacción más visual. Por ejemplo, podemos filtrar las ventas realizadas en un periodo específico o por un producto en concreto.
- Crear reportes y tableros interactivos: Podemos generar reportes profesionales que incluyan tablas dinámicas, gráficos y segmentaciones. Por ejemplo, un tablero que muestre el rendimiento de ventas por vendedor, con filtros para cambiar de región o periodo.
- Conectar y analizar datos externos: Las tablas dinámicas nos permite integrar datos provenientes de otras fuentes como bases de datos, archivos CSV o sistemas ERP. De esta manera podemos analizar datos de inventarios actualizados automáticamente desde una base de datos.
- Automatizar análisis complejos: Con ayuda de herramientas adicionales como Power Pivot y DAX, podemos realizar cálculos avanzados y trabajar con múltiples tablas relacionadas.
Las tablas dinámicas nos permiten crear diferentes vistas de los datos de acuerdo a las variables que deseemos integrar en el reporte.
Con una tabla dinámica tendremos una gran cantidad de posibilidades de comparación de manera que podremos hacer un análisis muy exhaustivo de la información sin necesidad de crear múltiples reportes individuales.
Las tablas dinámicas nos permiten resumir fácilmente los datos y hacer comparaciones distintas entre cada uno de los resultados.
Es posible también crear tablas dinámicas basadas en múltiples hojas de Excel lo cual nos permite analizar fácilmente la información sin necesidad de integrar todos los datos en una sola tabla.
Beneficios de las tablas dinámicas
- Simplicidad: Una ventaja importante de una tabla dinámica es que es fácil de usar. Puede resumir fácilmente los datos arrastrando las columnas a diferentes secciones de la tabla. Las columnas también se pueden reorganizar con un clic del ratón.
- Análisis de datos: Con la ayuda de las tablas dinámicas podemos manejar grandes cantidades de datos. Estas tablas nos permiten dividir miles de puntos de datos y consolidar la información en resultados cuantitativos directos.
- Resúmenes de datos: A veces, los datos pueden ser difíciles de encontrar entre muchas filas y columnas. Las tablas dinámicas nos permiten resumir los datos de una manera sencilla. Tendremos la facilidad de organizar las filas y columnas de los datos y etiquetarlos y clasificarlos según nuestras necesidades.
- Reconocimiento de patrones: La manipulación de datos en una tabla dinámica es una excelente manera de exponer cualquier patrón posible. Esto ayudará en el pronóstico de datos precisos.
- Informes rápidos: La creación de informes será mucho más fácil y eficiente utilizando tablas dinámicas. Podremos ahorrar muchas horas de trabajo manual de creación de informes. También será posible tener enlaces a fuentes externas para una referencia fácil.
- Toma de decisiones: Las tablas dinámicas son fundamentales para tomar decisiones rápidas sin sacrificar la precisión de la certeza cuantitativa.
En resumen, las tablas dinámicas son ideales para quienes necesitan procesar datos de manera eficiente, sin gastar tiempo en fórmulas manuales, ni repetir tareas.0
Ejemplo de uso de las tablas dinámicas
Antes de explicar y mostrar para qué sirve una tabla dinámica, debo explicar un concepto conocido como tabulación cruzada el cual es un término estadístico que se refiere a una tabla de datos que nos permite combinar el resultado de dos variables.
Por ejemplo, supongamos que levantamos una encuesta en donde los participantes nos han dejado la siguiente información:
Como resultado de esta encuesta queremos saber la cantidad de hombres que son diestros, así como la cantidad de mujeres que son zurdas.
Este tipo de preguntas son complicadas de responder utilizando la tabla anterior por lo que la tabulación cruzada nos sugiere crear una tabla diferente que nos permitirá responder a estas preguntas. La tabla sugerida es la siguiente:
Observa que las columnas de la nueva tabla son los posibles valores de la columna Lateralidad que se encuentra en la primera tabla y como filas están los posibles valores de la columna Género también de la primera tabla.
Esta transformación de tablas es conocida como tabulación cruzada la cual nos indica que en las columnas y filas de la nueva tabla estarán los posibles valores de las dos variables y en el cruce de cada columna y fila estará la cantidad de veces que aparecen los pares correspondientes.
Con este tipo de tabla podemos responder a más de una pregunta como las que hemos formulado anteriormente. Con este arreglo en los datos podemos saber fácilmente la cantidad de hombres diestros o zurdos así como saber fácilmente la totalidad de las mujeres encuestadas.
Podríamos construir una tabla como la sugerida anteriormente utilizando sólo fórmulas de Excel, pero la cantidad de tiempo que nos tomaría crearla sería considerable y el tiempo invertido aumentaría de acuerdo a la cantidad de posibles valores de cada variable.
Las tablas dinámicas nos facilitan en gran medida la creación de datos con tabulación cruzada y todo con tan solo arrastrar y soltar cada una de las variables dentro del área apropiada.
Para crear una tabla dinámica en Excel solo seleccionamos los datos originales y pulsamos el botón Insertar > Tabla dinámica y Excel nos permitirá definir las filas y columnas de la tabla dinámica.
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Si quisiera intercambiar las etiquetas de fila por las etiquetas de columna sería tan sencillo como arrastrar y soltar los campos en una nueva ubicación y la tabla dinámica reflejaría los cambios al instante.
En un siguiente artículo revisaremos con detenimiento el proceso de creación de una tabla dinámica, por ahora solo es suficiente dejar en claro el beneficio en el uso de esta herramienta.
Ahora ya tienes una idea de para qué sirven las tablas dinámicas, solo recuerda que todo usuario avanzado de Excel debe tener un conocimiento sólido de esta funcionalidad.
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