Tutorial de Tablas dinámicas en Excel

Las tablas dinámicas en Excel son una herramienta poderosa que nos permite resumir, analizar, explorar y presentar datos de manera eficiente. Se utilizan para reorganizar y resumir grandes cantidades de información sin necesidad de modificar los datos originales.

Las tablas dinámicas son útiles para identificar patrones, realizar cálculos rápidos y responder preguntas específicas sobre los datos.

Porqué se llaman Tablas dinámicas

Se les llama tablas dinámicas porque permiten manipular y reorganizar los datos de manera interactiva y dinámica, sin alterar la información original. El término “dinámico” se refiere a la flexibilidad y la capacidad de actualizarse y ajustarse fácilmente según las necesidades de análisis del usuario.

A continuación se enumeran algunas de las características que hacen que estas tablas sean dinámicas:

Reorganización en tiempo real: Puedes cambiar la manera en que se presentan los datos simplemente arrastrando campos entre las áreas de la tabla como son las Filas, Columnas, Valores y Filtros. Por ejemplo, puedes cambiar rápidamente de un reporte de “ventas por región” a un reporte de “ventas por producto” con tan solo unos clics.
Actualización automática: Si los datos fuente cambian, es decir, se agregan nuevos datos, se eliminan o se modifican registros, entonces puedes actualizar la tabla dinámica con un clic, y se reflejarán de inmediato los nuevos datos en el reporte.
Opciones de filtrado y segmentación: Puedes aplicar filtros, usar segmentación de datos o líneas de tiempo para explorar diferentes subconjuntos de datos sin necesidad de crear nuevas tablas o fórmulas.
Cálculos personalizables: Los cálculos (suma, promedio, conteo, etc.) se pueden ajustar dinámicamente para adaptarse al análisis que necesitas en ese momento.
Resúmenes instantáneos: No necesitas crear manualmente fórmulas o buscar datos. La tabla dinámica genera automáticamente el resumen basado en tus configuraciones.

En palabras simples, podemos decir que una tabla dinámica es un reporte flexible, es decir, un reporte donde podremos cambiar fácilmente las columnas y las filas que queremos visualizar en pantalla.

Dicho reporte será tan flexible que también podremos elegir el tipo de cálculo que se realizará sobre los datos de origen y todo eso sin la necesidad de escribir una sola fórmula.

Las tablas dinámicas son una de las herramientas básicas de análisis de datos ya que pueden responder rápidamente muchas preguntas importantes sobre los datos que estamos analizando.

Frecuentemente encontrarás en la literatura impresa y en Internet que las tablas dinámicas también son conocidas como “tablas pivote” por su nombre en inglés (pivot tables).

Cuándo usar una Tabla dinámica

Se recomienda usar una tabla dinámica en Excel cuando necesitamos analizar, resumir y explorar grandes conjuntos de datos de forma rápida y flexible.

Las tablas dinámicas son muy útiles en cualquiera de los siguientes escenarios:

Para resumir datos grandes: Cuando tienes una base de datos muy grande y necesitas obtener información rápida, como totales, promedios o conteos, sin crear fórmulas manualmente. Por ejemplo, necesitas calcular rápidamente las ventas totales por región o por producto.
Para agrupar Información: Cuando necesitas organizar datos en categorías, rangos de fechas o intervalos numéricos. Por ejemplo, necesitas agrupar las ventas por meses o años.
Para crear análisis comparativos: Cuando necesitas comparar múltiples variables dentro de un conjunto de datos. Por ejemplo, deseas comparar los datos de ventas entre regiones o entre diferentes productos.
Para facilitar el filtrado y segmentación: Cuando quieres explorar diferentes subconjuntos de datos usando filtros, segmentaciones o líneas de tiempo. Por ejemplo, para filtrar los datos de ventas por período de tiempo específico.
Para evitar fórmulas complejas: La creación de un reporte podría ser laboriosa y complicada de realizar usando solo fórmulas de Excel como SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO o BUSCARX. Las tablas dinámicas nos permiten obtener cálculos rápidamente sin la necesidad de usar fórmulas.
Para preparar reportes profesionales: Las tablas dinámicas nos permiten crear reportes claros y profesionales que pueden formar parte de un tablero interactivo con segmentaciones y gráficos.

Imagina una situación en la que has creado un reporte que resume las ventas de la empresa en las diferentes regiones del país. En seguida te solicitan crear otro reporte donde se muestran las ventas de cada producto en cada región del país.

Finalmente, te piden un tercer reporte donde se puedan visualizar las ventas de cada producto, pero en cada ciudad del país en lugar de la región.

Aunque cada uno de los reportes está basado en los mismos datos, deberás invertir tiempo en la creación de las fórmulas y en la aplicación del formato adecuado a cada reporte.

Las tablas dinámicas son ideales para un escenario como el descrito anteriormente ya que con solo usar el ratón podrás crear cada uno de los reportes sin la necesidad de crear una sola fórmula.

Las tablas dinámicas serán de gran ayuda para aquellos usuarios de Excel que invierten gran cantidad de tiempo en la creación de reportes que están basados en los mismos datos de origen.

Historia de las Tablas dinámicas

Las primeras versiones de Excel no incluían las tablas dinámicas sino hasta el año 1994, con el lanzamiento de la versión de Excel 5, la cual incluyó por primera vez esta funcionalidad.

El concepto de tablas dinámicas no era nuevo ya que se había implementado anteriormente en un software llamado Improv que fue desarrollado por la empresa Lotus en el año 1991 y que es considerado por muchos como la primera implementación de una tabla dinámica.

Microsoft continuó con la mejora de las tablas dinámicas y en la versión de Excel 97, se introdujeron los campos calculados en las tablas dinámicas y también se permitió que los programadores pudiesen crear y modificar las tablas dinámicas desde código VBA.

La versión de Excel 2000 nos permitió crear por primera vez los gráficos dinámicos que de igual manera son una herramienta de gran ayuda para analizar los datos.

Con cada versión, las tablas dinámicas se han vuelto más potentes, accesibles y adaptables a nuevas necesidades, permitiendo un mejor manejo de conjuntos de datos masivos, un análisis más rápido y eficiente y la integración con herramientas de análisis de datos y visualización avanzada.

Desde el momento en que Excel introdujo la funcionalidad de las tablas dinámicas, éstas se convirtieron rápidamente en una de las herramientas más poderosas de la hoja de cálculo por la facilidad que nos ofrecen para resumir y analizar grandes cantidades de datos.