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Uno de los grandes beneficios de una hoja de cálculo es que nos permite realizar operaciones de una manera muy sencilla con nuestros datos.
Las fórmulas son el método por el cual indicamos a Excel que deseamos hacer una operación.
Por ejemplo, voy a realizar la operación 10 más 5 y colocaré el resultado en la celda E2.
Así que, comienzo por seleccionar la celda E2 e introducir el símbolo igual seguido por un 10.
Después el símbolo de suma y finalmente el número 5.
Para obtener el resultado de la operación, debo pulsar la tecla Entrar y de inmediato Excel mostrará el valor 15 dentro de la celda.
Absolutamente todas las fórmulas en Excel deben iniciar con el símbolo igual sin excepción, de lo contrario Excel interpretará el contenido como si fuera un simple texto.
Observa lo que sucede si en la celda H1 introduzco 10 más 5 sin el símbolo igual al inicio.
Al pulsar la tecla Entrar, Excel simplemente mostrará el valor 10+5 sin realizar ninguna operación.
Así que, nunca olvides iniciar tus fórmulas con el símbolo igual.
A parte de la suma, existen otros operadores que podemos utilizar en Excel.
En la celda E2, haré la resta entre 10 y 5 y Excel devolverá como resultado el número 5 que es correcto.
También puedo hacer la multiplicación utilizando el asterisco y Excel devolverá el valor 50 que es precisamente el resultado de la multiplicación de 10 por 5.
La división es similar, solo debo utilizar una diagonal para indicar a Excel que deseo hacer la división entre ambos números.
Hasta ahora hemos visto dos elementos que pueden utilizarse dentro de una fórmula de Excel: los operadores y los valores.
Pero existe otro elemento que será de mucha ayuda al construir una fórmula de Excel y me refiero a los paréntesis.
Para comprender mejor el beneficio de los paréntesis debemos recordar una regla básico de aritmética.
En cualquier operación matemática siempre se calcularán primero la multiplicación y la división y después la suma y la resta.
Hagamos un ejemplo que comprueba esta aseveración.
En la celda H2, colocaré la siguiente fórmula: El símbolo de igual, 1, mas 2, por 3. ¿Cuál crees que será el resultado?
Antes de pulsar Entrar, podemos anticipar el cálculo de Excel.
Primero será la multiplicación de 2 por 3, que es 6, y finalmente se sumará 1 por lo que el resultado debe ser 7.
Ahora pulsaré la tecla Entrar para validar que esto es cierto. Y el resultado es correcto, Excel obedece las reglas de precedencia de operadores aritméticos.
Ahora bien, los paréntesis nos ayudan a imponer un orden diferente a los cálculos.
Si yo deseo que primero se haga la suma de 1 mas 2 y que el resultado se multiplique por 3, entonces debo utilizar los paréntesis.
En la celda H3 colocaré la siguiente fórmula: El símbolo de igual, paréntesis, 1 mas 2, paréntesis, por 3.
En este caso, Excel calculará primero la suma de 1 más 2 porque se encuentran dentro de los paréntesis y ese resultado lo multiplicará por 3 para obtener el resultado final de 9.
Al pulsar Entrar constatamos que ese es precisamente el resultado devuelto por Excel.
De esta manera, los paréntesis nos ayudan a agrupar las operaciones y además a indicar el orden en que se realizarán los cálculos.
Ya veremos más sobre los paréntesis y la precedencia de los operadores en una lección posterior.
Por ahora solo me interesa que te quede muy claro que los paréntesis son otro elemento que puede formar parte de una fórmula de Excel.
El cuarto tipo de elemento que podemos utilizar dentro de una fórmula son las referencias de celda.
Cuando hablo de referencias de celda me refiero a la dirección que tiene una celda dentro de una hoja.
Excel se da cuenta cuando utilizamos una referencia de celda dentro de una fórmula y de inmediato va a buscar el valor de dicha celda para incorporarlo en los cálculos.
Para que me entiendas mejor hagamos un ejemplo.
La celda E2 tiene la operación 10 más 5.
Voy a reemplazar el número 10 por la referencia B1.
En primer lugar, puedes observar que Excel se da cuenta que he introducido la referencia de celda B1 y coloca un borde de color en la celda que me indica que su valor está siendo considerado en la fórmula.
Ya que en este momento la celda B1 está vacía, Excel interpretará su valor como cero.
Al pulsar Entrar, obtendré el resultado de la suma de cero más 5.
Si ahora modifico el valor de la celda B1, esto hará que el resultado de la celda E2 también sea actualizado.
Colocaré el valor 10 en la celda B1 y al pulsar Entrar notarás un cambio en el resultado de la fórmula en E2 que corresponderá a la suma de 10 más 5.
Si, por el contrario, coloco el valor 20 en la celda B1, la fórmula calculará el resultado de la operación 20 más 5.
De esta manera, el cálculo realizado por la fórmula en E2 siempre dependerá del valor de la celda B1.
En este momento, la fórmula en E2 consiste de una referencia de celda que se suma con el valor 5 pero es posible hacer que la fórmula dependa completamente de los valores contenidos en otras celdas.
Así que voy a sustituir el valor 5 por la referencia B2 y ya que la celda B2 está vacía, se hará la suma de 20 más cero.
Ahora bien, nuestra fórmula ya depende completamente de otras celdas y podemos cambiar su resultado con solo modificar el valor de las celdas referenciadas, es decir, si B1 es igual a 25 y B2 es igual a 5, el resultado de la fórmula en E2 será 30 porque es la suma de los dos valores.
Si B1 es igual a 30 y B2 es igual a 10, entonces el resultado de la fórmula será 40.
Ya hemos hecho varias modificaciones a la fórmula en E2 y su resultado depende ahora del valor de otras celdas.
Las demás fórmulas han mantenido el mismo resultado porque están utilizando valores fijos así que cambiaré dichos valores en todas las fórmulas por referencias a las celdas B1 y B2.
Modificaré la operación de resta de la celda E3.
Ahora, modificaré la operación de multiplicación de la celda E4.
Y finalmente, la operación de división de la celda E5.
Ahora todas las fórmulas dependen de los valores en B1 y B2.
Al momento de cambiar los valores en dichas celdas, veremos cómo se actualiza el resultado de todas las fórmulas automáticamente.
Si B1 es igual a 45 y B2 es igual a 15, los resultados para cada fórmula son actualizados correctamente.
Si vuelvo a cambiar los valores de B1 a 60 y B2 a 30, los resultados para todas las fórmulas se vuelven a actualizar correctamente.
Ahora todas mis fórmulas contienen referencias a otras celdas y el resultado del cálculo dependerá de los valores que existan en las celdas B1 y B2.
Espero que con estos ejemplos te des cuenta del beneficio que existe al utilizar referencias de celda en nuestras fórmulas.
Hasta este momento has visto que para incluir una referencia de celda lo he hecho escribiendo directamente la dirección con el teclado.
Sin embargo, existen 2 alternativas adicionales para incluir referencias en nuestras fórmulas, ya sea utilizando el teclado o utilizando el ratón.
Veamos un ejemplo.
Voy a cambiarme a la Hoja2 donde tengo un grupo de celdas con varios valores numéricos y deseo obtener el total de cada fila.
Empezaré por mostrarte el método que hemos utilizado hasta ahora.
Introduciré la fórmula en la celda D2 colocando el símbolo igual y escribiendo la dirección de cada una de las celdas de la fila: A2, más B2, más C2.
Para obtener el resultado puedo pulsar la tecla Entrar como lo he hecho hasta ahora pero también puedo hacer clic sobre el botón Introducir que aparece en la barra de fórmulas.
Excel hace los cálculos y tenemos el resultado correcto.
El primer método alternativo que deseo mostrar para incluir referencias de celda en una fórmula es utilizando las flechas del teclado.
En la celda D3 ingreso el símbolo de igual y en seguida pulso la flecha izquierda para moverme hacia la cela A3 y Excel colocará automáticamente la referencia.
Para continuar con la fórmula, ingreso el símbolo de suma y vuelvo a moverme con la flecha izquierda hacia la celda B3.
Vuelvo a introducir el símbolo de suma y finalmente me muevo hacia la izquierda para incluir a la celda C3.
Para terminar, pulso la tecla Entrar y obtendré el resultado de la suma.
De esta manera, podemos incluir referencias de celda en nuestras fórmulas utilizando las flechas del teclado.
El tercer método que existe para ingresar referencias de celda en las fórmulas es utilizando el ratón.
En la celda D4 ingreso el símbolo igual y a continuación hago clic sobre la celda A4 para que Excel inserte la referencia de la celda.
En seguida, ingreso el símbolo de suma y ahora hago clic sobre la celda B4.
Repito el mismo procedimiento para incluir a la celda C4 y puedo terminar haciendo clic sobre el botón Introducir.
Ahora ya conoces los tres métodos que existen para ingresar referencias de celda en nuestras fórmulas.
Antes de continuar, hagamos un repaso de lo que hemos aprendido hasta ahora.
En primer lugar, debes recordar que todas las fórmulas de Excel deben iniciar con el símbolo igual.
Además, las fórmulas de Excel pueden estar conformadas por operadores, por valores, paréntesis y por referencias de celda.
Y para insertar una referencia de celda podemos escribir la dirección directamente con el teclado o podemos movernos con las flechas del teclado o también podemos utilizar el ratón para seleccionar las celdas a incluir.
Solo nos queda revisar el último tipo de elemento que puede utilizarse en una fórmula de Excel y que son las funciones de Excel.
Una función de Excel es un procedimiento que ya está incorporado en la herramienta y que fue diseñado para realizar un cálculo específico.
Excel tiene cerca de 400 funciones que nos auxiliarán en diversos tipos de cálculo.
Para utilizar una función debemos introducir su nombre seguido de paréntesis.
Los paréntesis nos permiten indicar a la función los datos a utilizar en el cálculo.
Por ejemplo, en la celda D5 insertaré el símbolo igual y después el nombre de la función SUMA seguido por un paréntesis y dentro del paréntesis colocaré la lista de celdas que deberán ser consideradas en la suma: A5, B5 y C5.
Al terminar, pulsaré la tecla Entrar y como resultado obtendré la suma de todos los valores de las celdas indicadas.
Es importante notar que, debido a la configuración regional de mi equipo, que es México, el separador de listas o argumentos es la coma.
Si tu equipo tiene la configuración regional de España, entonces deberás utilizar el punto y coma para separar cada una de las referencias de celda.
Para la última fila de los datos comprobaré que las funciones pueden ser utilizadas en conjunto con los demás elementos que hemos revisado hasta ahora.
En la celda D6, insertaré el símbolo de igual seguido por una referencia a la celda A6 y el símbolo de suma.
En lugar de indicar las otras dos celdas de la fila, utilizaré la función SUMA y le pediré que sume los valores de las celdas B6 y C6.
Al pulsar la tecla Entrar, obtenemos la suma de todos valores de la fila.
Es así como podemos mezclar las funciones de Excel junto con el resto de los elementos de una fórmula que hemos revisado hasta ahora los cuales son: Valores, Operadores, Paréntesis, Referencias de celda y por supuesto las funciones de Excel.
Como último ejemplo te mostraré rápidamente que existen 3 maneras en que podemos editar una fórmula para hacer alguna corrección.
Supongamos que quiero modificar la fórmula recién ingresada en la celda D6.
Para modificar su contenido, puedo hacer doble clic sobre la celda y eso hará que Excel entre en estado de edición y me permitirá realizar las modificaciones directamente en la cela.
Como ejemplo, modificaré esta fórmula para que sume toda la fila utilizando solo la función SUMA.
Al finalizar, debo pulsar la tecla Entrar para ver reflejados los cambios.
Otra manera de hacer que Excel entre en estado de edición es pulsando la tecla F2 cuando nos encontramos sobre la celda que deseamos modificar.
En este caso, me ubicaré sobre la celda D6 y pulsaré la tecla F2 lo cual me permitirá cambiar los valores directamente en la celda.
Para nuestro ejemplo, multiplicaré el resultado de la función SUMA por dos.
Al pulsar Entrar, tendremos el nuevo resultado.
El último método para editar una fórmula es haciéndolo directamente en la barra de fórmulas.
Primero selecciono la celda que deseo editar y voy directamente a la barra de fórmulas para hacer las modificaciones.
Si por alguna razón no estoy conforme con la modificación que he hecho, y aún no he pulsado la tecla Entrar, entonces puedo cancelar la edición de la fórmula pulsando la tecla Escapar o haciendo clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas.
Al pulsar Cancelar, no se hace modificación alguna a la fórmula.
Vuelvo a hacer la modificación de la fórmula de la celda D6, pero en esta ocasión me aseguro de hacer clic sobre el botón Introducir para hacer permanentes los cambios.
Estos son los tres métodos que tenemos para editar una fórmula en Excel.
Para finalizar, hagamos un resumen de lo que aprendimos.
Ahora, ya sabemos que los elementos que integran cualquier fórmula de Excel son los operadores, los valores, los paréntesis, referencias de celda y las funciones de Excel.
También aprendimos que existen 3 métodos para incluir una referencia dentro de una fórmula: podemos escribir directamente la dirección, podemos utilizar las flechas del teclado o podemos seleccionar las celdas con el ratón.
Y por último aprendimos las diferentes alternativas para modificar una fórmula ya sea directamente en la celda o utilizando la barra de fórmulas.
Eso es todo por hoy.
Si quieres descargar el archivo que utilicé en esta lección, dejaré un vínculo en la parte de abajo.
Nos vemos en la siguiente lección.