Lista desplegable en Excel 2010

Podemos crear una lista desplegable en Excel 2010 para facilitar la entrada de datos a nuestra hoja o para limitar las entradas que puede proporcionar un usuario reduciendo así la posibilidad de tener datos mal ingresados.

Listas desplegables en Excel

Una lista desplegable en Excel es una colección de datos válidos que se genera a partir de los valores ubicados en un rango de celdas. Los valores de dicho rango de celdas son los que dan forma a las opciones de una lista. Las listas desplegables se muestran dentro de una celda como una flecha que nos permite elegir el valor deseado.

Lista desplegable en Excel 2010

En la imagen superior, la lista desplegable de la celda A1 se creó tomando los valores del rango C1:C12.

Crear una lista desplegable en Excel 2010

Para crear una lista desplegable en Excel 2010 a partir de un rango de celdas, comenzamos por seleccionar la celda que contendrá la lista desplegable que en nuestro ejemplo es la celda A1. Posteriormente vamos a la ficha Datos y pulsamos el comando Validación de datos.

Comando validación de datos en Excel

Encontrarás este comando dentro del grupo Herramientas de datos. Puedes pulsar directamente el botón o desplegar el menú y seleccionar la primera de las opciones tal como se muestra en la imagen superior. Esto abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos.

Cuadro de diálogo Validación de datos en Excel

Criterio de validación y origen de datos

En el cuadro de diálogo Validación de datos especificaremos los detalles sobre el criterio de validación y el origen de los datos. En primer lugar debes elegir la opción Lista de todos los criterios de validación.

Criterio de validación para lista desplegable

En el recuadro Origen debes especificar el rango de celdas que contiene los valores que se convertirán en las opciones de la lista desplegable.

Origen de datos para lista desplegable

Finalmente pulsa el botón Aceptar y habremos creados una lista desplegable en Excel 2010.

Eliminar una lista desplegable

Si tal vez colocaste la lista desplegable en una celda equivocada o simplemente deseas eliminarla, debes seguir los siguientes pasos para borrarla. Selecciona la celda que contiene la lista desplegable y pulsa el botón Validación de datos y dentro de las opciones de criterios de validación selecciona la opción Cualquier valor.

Eliminar lista desplegable en Excel

Al pulsar el botón Aceptar se habrá eliminado la lista desplegable de la celda previamente seleccionada.

Las listas desplegables son de mucha utilidad en Excel al momento de crear formularios que permitan la rápida captura de datos de parte de los usuarios.

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68 pensamientos en “Lista desplegable en Excel 2010

  1. felipe

    muy buena informacion…

    Responder
  2. patri

    Hola,
    Agradezco el tutorial, muy instructivo. Sin embargo, se me plantea una duda:
    ¿Se puede hacer una lista desplegable en la que se pueda seleccionar más de una opción?
    Gracias

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Patri, eso no es posible utilizando este tipo de lista desplegable.
      Sin embargo es posible utilizar controles y programación VBA para tener un cuadro de opciones que permitan la selección múltiple. Te dejo un artículo sobre este tipo de control en Excel (cuadro de lista):
      http://exceltotal.com/cuadro-de-lista-en-vba/

      Y específicamente para implementar la selección múltiple con un cuadro de lista está este otro artículo:
      http://exceltotal.com/cuadro-de-lista-de-seleccion-multiple/

      Responder
  3. Irving

    Buen día tengo una pregunta, ¿cómo puedo hacer que se mantenga la flecha de la lista desplegable? ya que asi como lo acabas de explicar sólo aparece cuando le doy un clic a la celda.
    Espero tu respuesta, gracias

    Responder
  4. Diana

    Hola
    Tengo una celda que tiene una lista desplegable pero la flecha no desaparece cuando ubico el cursos en cualquier otra celda. Cómo puedo hacer para quitarlo? De antemano gracias!!!

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Diana, me parece que no tienes una lista desplegable como la mencionada en este artículo, es decir, una lista de Validación de datos.
      Lo más probable es que tengas un control de formulario y para eliminarlo debes ir a la ficha Programador, pulsar el botón Diseño y posteriormente seleccionar la lista y entonces eliminarla. Para activar la ficha Programador consulta el siguiente artículo:
      http://exceltotal.com/mostrar-la-ficha-programador/

      Responder
  5. Hoshi

    Pero como haces si tienes la lista a escoger en otra hoja

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Hoshi, solo debes modificar la referencia indicada en el cuadro Origen. Si para este ejemplo los datos estuvieran en la Hoja2, entonces debería tener la siguiente referencia:
      =Hoja2!$C$1:$C$12

      Responder
  6. Ricardo

    Hola Moises, excelente y muy clara tu explicación, ya lo he aplicado y no se me olvida mas. Ahora, como hago esto mismo, vale decir una lista desplegable con la misma información, pero en VBA Excel.
    ¡Feliz año nuevo!

    Responder
  7. Ricardo

    Perdón Moises, no fui claro en mi planteamiento anterior, ya que vi tu explicación sobre el tema en un comentario anterior. Lamentablemente no lo puedo aplicar, ya que tengo Excel 2011 para Mac y por ende, no se porqué, no consideraron la alternativa de insertar directamente en el cuadro propiedades, por tanto se debe obligatoriamente programar en VBA.
    Gracias.

    Responder
  8. Dony

    Hola Moises: Quiero crear una Lista desplegable pero que se active cuando de clic derecho “Elegir de la lista desplegable”, ya que la flecha que aparece redunda con mis filtros, aparecen dobles y confunde a los usuarios de la hoja de calculo, como se utiliza esta opcion que aparece en toda celda al dar click derecho, espero haberme explicado bien.

    Gracias.

    Responder
  9. Dony

    Moises, creo que no me explique bien, no deseo usar la forma de validacion y creacion de lista, porque aparece una flecha que se confunde con los filtros a los usuarios, deseo usar la opcion : celda: click derecho: “Elegir de la lista desplegable”, que siempre me aparece vacia, de antemano gracias por tu respuesta.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Dony, la opción “Elegir de la lista desplegable” no muestra las listas que fueron creadas por el método de validación de datos. Esta opción solo se habilita cuando te encuentras al final de una columna de datos y enumera los valores únicos de dicha columna. Por ejemplo, en el rango A1:A7 coloca los días de la semana y después haz clic derecho sobre la celda A8 y selecciona la opción “Elegir de la lista desplegable” y verás que Excel muestra los días de la semana ubicados en las celdas superiores (A1:A7). Esa es la única manera de utilizar esa opción.

      Responder
  10. Maria Isabel

    Cordial saludo,
    Como hago para que lo que seleccione de la lista me lleve a otra hoja?
    Mil gracias, estan excelentes las explicaciones!!!!!

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola María Isabel, eso solo se puede hacer con código VBA dentro del evento Change de tu hoja de Excel. Suponiendo que la lista está en la celda A1 y quieres mostrar la Hoja2 en caso de que se seleccione la “Opcion2″, el código sería algo similar al siguiente:

      Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

      If Intersect(Target, Range(“A1″)) Is Nothing Then Exit Sub
      If Range(“A1″).Value = “Opcion2″ Then
      Sheets(“Hoja2″).Activate
      End If

      End Sub

      Responder
  11. Eduardo

    muchas gracias me sirvió mucho, aun sigo descubriendo este mundo de excel

    Responder
  12. JUAN

    Buenas Moises, ¿se puede configurar del desplegable para que al utilizar uno de sus valores, no vuelva aparcer en la celdas siguientes? Es decir; no se puede repetir el mismo valor de la lista desplegable en distintas celdas.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Juan, Las listas desplegables mostradas en este ejemplo tienen funcionalidad muy básica. La mejor solución para tu problema sería utilizar controles y programar el comportamiento con VBA. Te dejo un vínculo a un artículo del control cuadro combinado:
      http://exceltotal.com/cuadro-combinado-en-vba/

      Responder
  13. FREDY NARANJO

    HOLA MOISES, entiendo como se hace la lista desplegable, pero como hago para que no se vean en la hoja de excel los datos registrados para crear la lista desplegable (osea el rango de datos).

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Fredy, una alternativa es colocar los datos en otra hoja de Excel y posteriormente ocultar dicha hoja.

      Responder
  14. marcela

    hola, necesito hacer una lista desplegable que contenga el nombre de varias empresas, sin embargo al momento de que yo elija de la lista desplegable el nombre de una de las empresas, quiero que excel me muestre solo la información de esa empresa, es posible? ya hice la lista sin embargo, al elegir el nombre de una empresa, me siguen apareciendo los datos de las otras 20 empresas …

    Responder
  15. ANDREA

    excelente informacion, gracias.

    Responder
  16. Arcangel

    Hola, tengo una pregunta; he armado formularios, los cuales mediante un cuadro de texto van almacenando los datos en un rango específico.
    La pregunta es, como podría ligar una celda con lista desplegable al formulario? es decir, como hago para que la lista desplegable me aparezca en el formulario?
    Gracias mil.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Arcangel, para tener una lista desplegable en un formulario debes utilizar el control de formulario “Cuadro combinado”.

      Responder
  17. Liz

    Hola, Moises. Querría saber si hay alguna forma de que los datos de la lista desplegable aparezcan ordenados, sin necesidad de ordenar la lista base.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Liz, eso no es posible con este tipo de lista.
      Seguramente lo puedes lograr utilizando un control ActiveX (Cuadro combinado) y código VBA.

      Responder
  18. Diego

    Hola, Moisés! Muy interesante la información que explicas. Yo tengo office 2013, y no costó nada encontrar las opciones (pues en 2013, están en la pestaña “Datos”). Lo único que quisiera saber, es si esta lista se puede hacer en Word, o si se puede copiar y pegar con algún pegado especial. He intentado todo, pero al llegar a Word, sólo me pega el encabezado (ejemplo, “seleccione su opción”), no me copia ni la lista en sí, ni mucho menos las opciones.

    Ojalá me puedas ayudar!

    Saludos cordiales y gracias!

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Diego, no es posible “copiar” este tipo de listas desplegables porque es funcionalidad inherente de Excel. No soy experto en Word, pero es sé que es posible habilitar la pestaña Programador/Desarrollador para insertar controles que te permitirá crear listas desplegables directamente en Word.

      Responder
  19. Marisa

    Buenos días. No sé si se puede crear una lista desplegable abierta, es decir, que al escoger uno de los datos nos deje añadir algo a continuación del dato, una observación particular.
    Gracias y un saludo

    Responder
  20. Isabel Ramirez

    Hola Moisés. Acabo de descubrir esta página, que gran tesoro!!!

    Mi necesidad es la siguiente quiero desplegar una lista y que al escoger una de los valores, me lleve a otra hoja del mismo libro.. no sé si me hago entender, como hipervínculos de una lista pero que la lista esté oculta en un principio

    Mil gracias

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Isabel, eso solamente lo puedes hacer utilizando código VBA. Si utilizas el tipo de lista desplegable mostrado en este artículo, entonces puedes hacer uso del evento Worksheet_Change. Suponiendo que la lista se encuentra en al celda E5 puedes utilizar un código como el siguiente:

      Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

      If Intersect(Target, Range(“E5″)) Is Nothing Then Exit Sub

      If Range(“E5″).Value = “Ir a Hoja 3″ Then
      Sheets(“Hoja3″).Activate
      End If

      End Sub

      Responder
  21. navarro

    Buenos días Moisés estoy trabajando sobre un archivo de activos fijos, y quisiera saber como puedo hacer para desplegar una lista cuando en la celda anterior escoja un tipo de activo. Es decir en tipo de activo que selecciono es Accesorios celda D19, y quiero que en la E19 me desplegué solamente una serie de accesorios de otra lista (lector, cámara, reloj, etc). Muchas gracias. Saludos!!

    Responder
  22. Mauricio

    Obrigado pela dica. Muito bom.

    Responder
  23. Zeferino

    Despues de tanto tiempo de buscar este tipo de informacion al fin la encontre, felicidades por tan valiosa ayuda, soy un apasionado por los macros y al fin encontre quien me puede ayudar.

    gracias y adelante

    Responder
  24. GEORGE

    Hola Moises; estoy trabajando con un inventario de herramientas y quiero hacer una lista desplegable pero que sea automatica; es decir, que cuando yo comience a escribir la primera letra en la celda, en una lista me muestre las herramientas que comienzan con la letra escrita, sin necesidad de dar click en la flechita que sale comunmente y se vaya aproximando a la herramienta a medida que voy escribiendo su nombre,, se podria hacer?

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola George, no es posible “configurar” algo para tener el auto relleno en una lista, pero se puede lograr con un truco y es colocando los valores de la lista justamente por arriba de la lista desplegable y permitir que Excel haga el auto relleno como si fuera cualquier otra celda. Esta opción no siempre se puede implementar porque generalmente tenemos otros datos por arriba de la lista desplegable.
      La otra alternativa es utilizar un control ActiveX y programación VBA para lograr dicho comportamiento pero esa alternativa es más compleja de explicar en este comentario.

      Responder
  25. MONICA

    HOLA,

    YA HE CREADO LA LISTA DESPLEGABLE, MUCHAS GRACIAS POR LA INFORMACIÓN, PERO QUIERO TENER LA OPCION DE PODER ESCRIBIR EN LA CELDA OTROS OPCIONES FUERA DE LA LISTA, COMO LO HAGO?

    gRACIAS

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Monica, no es posible hacer eso con la funcionalidad predeterminada de Excel. Es necesario programar dicho comportamiento de la lista utilizando VBA y sería muy complicado explicarlo en este comentario.
      Espero escribir algún artículo al respecto en el futuro.

      Responder
  26. Daniel

    Hola. Muy buena página en general.
    Pregunta:
    Normalmente cuando tenemos una lista desplegable muy grande, al empezar a escribir nos lleva a los elementos de la lista que empiezan por esa letra. Me explico con un ejemplo:
    -Arbol
    -Casa
    -Media
    -Zona
    Imaginaos que esa lista en muy larga. Al seleccionar la casilla me sale el desplegable. Si yo pulsara la letra “m”, ¿es posible que me llevara directamente a los elementos que empiezen por esa letra?
    Casi todas las listas desplegables funcionan asi.
    Saludos y gracias.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Daniel, ese comportamiento no es posible utilizando este tipo de lista desplegable. De hecho ningún control de Excel tiene ese comportamiento de manera predeterminada.
      Sería necesario utilizar un control ActiveX y programar con VBA dicho comportamiento.

      Responder
  27. leidy

    hola, si la validacion de datos hace referencia a una lista donde existe datos repetidos x ekemplo fechas… como hago para que el desplegable solo me mustre registros unicos… gracias

    Responder
  28. Hoshi

    Hola, hay alguna formula para que coja el formato de la lista de origen, tengo un par de valores en rojo y al elegirlos no me los pone de ese color debo cambiarlos manualmente. Un saludo

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Hoshi, ninguna función de Excel puede consultar el formato de una celda. Tendrás que hacerlo a través de código VBA o aplicando una regla de formato condicional. Te dejo un artículo que habla sobre el manejo de colores en Excel:
      http://exceltotal.com/operaciones-con-colores-en-excel/

      Responder
  29. RAÚL TOMMASI

    ESTIMADO MOISÉS: TE FELICITO POR TU PÁGINA. TENGO UNA CONSULTA QUE HACERTE: QUISIERA FORMATEAR UNA LISTA DESPLEGABLE PARA QUE LAS OPCIONES QUE SE DESPLIEGAN ESTÉN EN UNA FUENTE DE MAYOR TAMAÑO QUE LA QUE SURGE AUTOMÁTICAMENTE. ¿ES POSIBLE?

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Raúl, lamentablemente eso no es posible. Tanto el tamaño de la lista desplegable como la fuente ya están establecidos y no podemos modificarlos.

      Responder
  30. Virginia

    Buenas tardes!!
    Moises excelente tus explicaciones! Ahora pregunto, yo arme una lista desplegable; mi pregunta es como puedo hacer para seguir agregando elementos cuando ya la definí. POr ejemplo hoy tengo 5 nombres en esa lista, hago la validación de datos y mañana quiero ingresar tres nombres más; como puedo hacer para no tener que cargar nuevamente todos los nombres más los tres ultimos?? Porque al querer agregar uno, seleciono todo para que ingrese al nombre de la lista y no puedo, solo me seleciona los 5 primeros. No se si fui muy clara, seria como dejarla abierta.

    Saludos

    Responder
  31. Placido

    Por defecto en la lista desplegable salen 8 lineas, yo necesito que el numero de lineas que se visualizan se pueda ampliar, tiene respuesta mi pregunta? dispongo de Excel 2003, muchas gracias de antemano.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Placido, lamentablemente no es posible. La lista desplegable (Validación de datos) es una funcionalidad integrada en Excel y no es posible hacer ese tipo de modificaciones.

      Responder
  32. jorge osses

    Es posible generar una lista desplegable con las pestañas del archivo?
    espero se entienda.

    slds
    Jorge

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Jorge, se puede generar automáticamente ese tipo de lista desplegable pero será necesario programación VBA. No tengo un ejemplo que haga eso específicamente, pero para darte una idea del código VBA que deberás utilizar puedes consultar el siguiente artículo:
      http://exceltotal.com/como-crear-un-indice-de-hojas-en-excel/

      Responder
  33. jose lara

    Hola moises excelentes tus ayudas, quiero saber como puedo desactivar un dato (o que quede marcado)cuando yo lo elija de una lista desplegable y así no volverlo a elegir. Gracias..

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola José, eso no es tan sencillo de explicar en el espacio de un comentario ya que sería necesario crear una macro para realizar la modificación de la lista desplegable. Tomaré en cuenta tu comentario para una futura publicación. Saludos.

      Responder
  34. Laura

    Hola, quiero hacer esto pero en la versión Starter del Excel (Office Starter 2010). No logro encontrar esta opción, de esta manera no esta. Donde puede estar? o será que esta versión no trae la funcionalidad de listas desplegables?
    Gracias!

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Laura, Excel Starter no tiene la funcionalidad de Validación de datos.

      Responder
      1. Laura

        Muchas gracias por responder… esta info no se encuentra fácil.
        Me dirias que versión de office me conviene instalar para poder hacer eso, más otra gran cantidad de funcionalidades que no son tan rebuscadas? (como inmobilizar paneles… tampoco lo encuentro en starter)
        Saludos!

        Responder
        1. Moisés Ortíz Autor

          Hola Laura, cualquier versión de Office estará bien. Puede ser la versión Standard, Professional, Professional Plus, Hogar y Negocio, etc. En fin, cualquier versión (excepto Starter) tendrá todas las funcionalidades de Excel.

          Responder
  35. pedro

    hola, despues de tener mi “datos” para la lista desplegable, y ya realizada la operación, es posible borrar los “datos” sin perder el resultado de mi lista deplegable… espero se entienda
    gracias.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Pedro, eso no es posible. Lo que puedes hacer es ocultar la columna que contiene los datos de origen haciendo clic derecho sobre el título de columnas y seleccionando la opción Ocultar.

      Responder
  36. Andrea

    Buenas tardes Moises.
    Siempre leo tus artículos y la verdad son de mucha ayuda. Te comento que cambie mi excel 2007 por el excel 2010, he de aquí que ahora no me funciona la lista desplegable cuando copio la celda en otra hoja. Es decir, tengo el rango =Hoja1!c5:C10. en la versión anterior, copiaba un cuadro (el cuál contenia dicha celda despeglable) y al pegarla en otra hoja, la lista despegable se pegaba, entonces podía usarla. En mi excel nuevo, copia y pego en otra hoja pero pierdo el origen de la validación. ¿hay alguna forma de solucionarlo? Espero haber podido ser explícita y aguardo tus comentarios…
    Saludos cordiales

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Andrea, también tengo Excel 2010 pero a mi me funciona correctamente. He colocado un rango de datos en Hoja1!A1:A10 y he creado una lista desplegable en la celda A1 de la Hoja2. Posteriormente copio dicha celda a la Hoja3 y la lista desplegable permanece haciendo referencia a la Hoja1. Lo he hecho con un simple Copiar y Pegar, pero intenta utilizando Pegado especial > Mantener formato de origen.

      Responder
  37. Hugo

    Si creo una lista desplegable en una celda y elijo un valor de esta, ¿Se puede mostrar en otras celdas datos relacionados al valor que se elige en la lista?
    Por ejemplo si elijo un producto de una lista de supermercado quiero que al elegir este producto, en otras celdas aparezcan datos como el precio, fecha de vencimiento,etc. que se encuentran en una tabla en otra hoja.
    Saludos.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Hugo, por supuesto que se puede, y para eso debes tomar el valor de la celda (que contiene la lista desplegable) y utilizarlo como argumento de alguna función de búsqueda, ya sea la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR.

      Responder

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