Formato personalizado de celdas en Excel

Con el formato personalizado de celdas en Excel podemos dar una apariencia particular al valor de dicha celda. Un formato personalizado puede contener hasta 4 códigos diferentes dentro de la misma cadena de texto.

Formato personalizado de una celda

Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes hacer clic derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opción Formato de celdas. Al mostrarse el cuadro de diálogo debes asegurarte de estar en la sección Número y elegir la opción Personalizada:

Formato personalizado de celdas en Excel

El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto Tipo. Un formato personalizado es una cadena de texto que indicará a Excel la manera en cómo debe mostrarse el valor contenido en una celda.

El formato personalizado en Excel

En términos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener 4 posibles valores: positivos, negativos, cero y texto. De esta manera un formato personalizado nos permite especificar un código para cada uno de ellos dentro de la misma cadena de texto con la condición de separarlos por un punto y coma (;) con el siguiente orden:

Estructura del formato personalizado en Excel

Cada uno de los recuadros de la imagen representa un código, de manera que podemos indicar a Excel que trate de manera diferente el valor de una celda de acuerdo al tipo de valor que tenga.

Ejemplo de formato personalizado de una celda

Para tener claro la manera en que Excel aplica un formato personalizado a una celda crearemos el siguiente formato:

[Azul]Estándar;[Rojo]-Estándar;[Negro]Estándar;[Verde]Estándar

La palabra Estándar significa que Excel dará un trato “normal” al valor de la celda, es decir, no modificará su apariencia. Sin embargo, entre cada corchete [] he especificado un color diferente de acuerdo al valor de la celda.

Si el valor de la celda es positivo debe mostrarse de color azul, si es negativo de color rojo y además he colocado el símbolo “-“ de manera que Excel coloque el símbolo negativo precediendo el valor de la celda. Si el valor es cero entonces se mostrará de color negro y si es de tipo texto será de color verde. En la siguiente animación podrás observar cómo se comporta una celda que tiene este formato personalizado:

Ejemplo de formato personalizado en Excel

Al usar formato personalizado de celdas en Excel solamente tendremos disponibles 8 nombres de colores para modificar la apariencia de una celda: Negro, Verde, Blanco, Azul, Magenta, Amarillo, Aguamarina, Rojo.

Existe otra opción que nos permite elegir un color por su código y tendremos disponibles hasta 56 colores diferentes. Este código lo podemos especificar de la siguiente manera:

[Color5]Estándar;[Color20]-Estándar;[Color40]Estándar;[Color50]Estándar

A diferencia del ejemplo anterior donde colocamos directamente el nombre del color, en este ejemplo debemos indicar el número del color que deseamos aplicar.

Códigos de formato personalizado

Ya hemos visto cómo modificar el color de una celda de acuerdo a su valor pero también podemos modificar otros elementos como la cantidad de decimales que deseamos mostrar.  En el siguiente ejemplo he especificado un formato personalizado que hará que siempre se muestren 3 decimales en todas las celdas. Observa el resultado:

Códigos de formato personalizado en Excel

El código # nos ayuda a representar la posición de un número y hemos indicado que deseamos tener 3 posiciones después del punto decimal. Para conocer más sobre el código # así como otros códigos te sugiero consultar el articulo Códigos de formato personalizado.

Formato personalizado a texto

Una pregunta muy frecuente de los usuarios de Excel es saber si se puede aplicar un formato personalizado a un texto. En realidad los formatos personalizados fueron creados para dar formato a números y por consecuencia también a las fechas ya que las fechas en Excel son también números.

Los formatos personalizados solo nos permiten efectuar algunas acciones con texto como hacer que se despliegue un carácter en cierta posición cuando acompaña a un número. En el siguiente ejemplo he utilizado el formato personalizado #! que colocará el signo de exclamación al final del valor de la celda.

Formato personalizado a texto

Observa cómo la barra de fórmulas muestra que el valor de la celda es 365 pero el formato personalizado indica a Excel que se agregue el símbolo “!” al final del valor. Así como agregamos un solo carácter también podemos agregar una palabra completa al final de un número. El formato personalizado que utilizaré será el siguiente: #.## “pesos”

Ejemplo de formato personalizado con texto

De nueva cuenta observa la barra de fórmulas y observa que el valor de la celda no considera la palabra “pesos” sino que es agregada por el formato personalizado. Tanto los caracteres como las palabras se pueden colocar en cualquier posición que queramos, solamente debemos indicarlo correctamente dentro del formato personalizado.

Recuerda que el formato personalizado de celdas en Excel no es una manera de manipular cadenas de texto sino que fue creado primordialmente para ayudarnos a dar formato a datos numéricos. Puedes leer un artículo complementario que escribí sobre el tema de formatos personalizados de números.

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Ocultar el contenido de una celda con formato personalizado

35 pensamientos en “Formato personalizado de celdas en Excel

  1. Andy Williams

    Muchas gracias por la publicación me resulto muy útil, felicidades

    Responder
  2. Vanessa

    Me gustó mucho este artículo, espero encontrar en tu web lo que necesito para armar mi hoja de datos, muchas gracias por tu trabajo
    Saludos

    Responder
  3. Edgar

    Excelente explicación!, me gustaria saber que formato personalizado debo usa para que me aparezca el dia de semana con la primera letra en mayuscula, seguido de la fecha en numero, ejemplo Miercoles, 20/02/2013, utilizo en formato personalizado dddd, dd/mm/yyyy ,pero me da la fecha en letras en minusculas. Gracias.
    Saludos.

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Edgar, el hecho de que los días aparezcan en minúsculas trasciende al formato personalizado de Excel y no conozco algún “parámetro” que permita hacer este cambio. Te recomiendo utilizar la función TEXTO para dar el formato adecuado. Si la fecha estuviera en la celda A1, puedes utilizar la siguiente fórmula:
      =NOMPROPIO(TEXTO(A1,”dddd dd/mm/aaaa”))

      Esta fórmula me da el siguiente resultado: Miércoles 20/02/2013

      Responder
  4. Vanesa

    Hola Moisés! Lamento molestar, pero me estoy volviendo loca con este tema.

    Necesito que la celda me aparezca “xxx kcal/yyy kJ”. En formato personalizado he puesto 0″ kcal”/0″ kJ” y me agrega sin problema la parte de texto, pero me pasa los números a fracción. Por ejemplo, si escribo 10/2 me aparece 5 kcal/1kJ.

    Tambien he reemplazado el 0 por #, sin exito.

    Espero puedas ayudarme, ya que tengo que hacer una tabla para el trabajo larguisima con este formato!

    Gracias!!!

    Vanesa

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Vanesa, hay un problema mas grande que el formato personalizado porque parece que quieres que una misma celda tenga el valor numérico 10 kcal y además el valor numérico 2 kJ y eso no es posible en Excel bajo ninguna circunstancia. Si ingresas en una celda el valor 10/2 inevitablemente Excel realizará la división de ambos números.
      Lo más natural en Excel sería ingresar el valor 10 en una celda y el valor 2 en otra celda. Luego con fórmulas crear la cadena de texto “10 kcal/2 kJ”.

      Responder
  5. Rafa

    Muy buena explicación Moisés.
    En mi caso la duda que tengo no se si está relacionada con los formatos personalizados de celda, los formatos condicionales o con ambos.
    Lo que necesito es que dentro de una celda que tiene concatenadas 2 cadenas de texto una de ellas se vea y la otra no. He intentado buscar un formato condicional indicando la palabra de una de las cadenas de texto y que en el formato, dicho texto me aparezca en blanco mientras que el resto del texto está en negro.
    Aun no he conseguido saber como hacerlo.
    Otra de mis dudas es si el formato personalizado permite tocar el tamaño de parte de la cadena de texto de una celda.
    No soy un experto en este tema, mas bien me considero un recién iniciado por lo que quizás estoy buscando en el sitio no adecuado (formatos).
    Muchas gracias por tu ayuda,
    Un saludo,

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Rafa, lo que intentas hacer será excesívamente complicado, si no es que imposible de lograr, utilizando el formato personalizado de celdas o el formato condicional. La mejor solución es crear una macro que busque dentro de una celda la palabra y modifique su color y el tamaño de la fuente.

      Responder
  6. onelia landecho

    muy interasante, didáctica tu forma de traspasar conocimientos. Son de mucha ayuda, para avanzar en los formatos de excel
    gracias,Onelia

    Responder
  7. Dante

    Hola Cómo va?
    Genial esta pagina!
    Necesito preguntarte cómo hacer para resaltar las celdas cuyo texto contenga más de 50 caracteres. Estuve intentando pero no lo logré. Gracias!!!

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Dante, eso lo haces con formato condicional (Inicio > Estilos > Formato condicional) y creando una regla de formato basada en una fórmula como la siguiente:
      =LARGO(A1)>50

      Responder
  8. Miguel

    Excelente todo, me fue de gran ayuda, gracias por tu aportación

    Responder
  9. Tati

    Muchas gracias,fue de gran utilidad para mí,si no hubiera sido por esta excelente información me hubiese tocado montar tooooooooooooodo el trabajo de nuevo.

    Responder
  10. isaac

    Es posible poder rellenar una celda de un color asignadole un número
    por ejemplo: 1=azul (si pongo un “1″ en la celda se rellena de color azul; pero que no aparezca el número)

    Responder
  11. Juan Carlos

    Hola, una pregunta, en esta fórmula: = “A las 10:00 am del día ” &HOY() &” en presencia de Fidelino Zambrano Restrepo se efectuo el siquiente arqueo de caja menor:” el formato de la celda es texto y por eso HOY() no sale como fecha. Poniendo como fecha tampoco sale. ¿cómo hago para que salga la fecha correctamente? Gracias

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Juan Carlos, esto no es un asunto del formato de las celdas sino que, ya que las fechas en Excel son números, lo que se concatena en la cadena es el número de serie del día actual. Esto lo puedes resolver utilizando la función TEXTO de la siguiente manera:
      =”cadena ” & TEXTO(HOY(),”dd/mm/aaaaa”) & ” cadena”

      Responder
  12. Pere

    Hola, quiero dar un formato personalizado a una celda que combina números y una letra, concretamente el N.I.F., y no consigo incorporar el caràcter que identifique la letra. Con los numeros no hay problema ##.###.###” – ” , pero me falta añadir la letrita. ¿Cómo puedo hacerlo?

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Pere, el formato personalizado está hecho para dar formato a números y no a cadenas de texto. No existe un carácter comodín para indicar la existencia de una letra, solo es posible concatenar caracteres tal como lo muestro en el artículo.

      Responder
  13. Kurupc

    Hola Moisés muchas gracias por tantas ayudas brindadas tan cordialmente, quería molestarte por que no se como hacer lo siguiente:
    En una celda (A1 por ejemplo) que va con valores concatenados quiero que uno de esos valores se ponga en negritas y con un tamaño de 14 en tanto que todos lo otros valores están en tamaño 12 y sin negritas, resumiendo sería…
    A1=”cadena ” & ”cadena en negrita y más grande ” & ” cadena” & ” cadena”

    Muchísimas gracias por anticipado.
    Un saludo cordial desde Corrientes, Argentina.-

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Kurupc, eso no es posible de hacer con funciones de Excel ya que no existe ninguna que manipule el tamaño de letra ni las negritas.
      Solo tienes la opción de crear una macro para obtener el resultado tal como lo requieres.

      Responder
  14. Guillermo

    Hola Moises buenas tardes, gracias por todos tus consejos y sugerencias, me han sido de gran utilidad. Honestamente no te he formulado una pregunta en lo personal.
    Solo con leer la explicacion que le das a todos los demas seguidores tuyos he logrado resolver mis problemas.
    Es bueno contar con alguien como tu, siempre al pendiente parar apoyar a los demas.

    Gracias.

    Responder
  15. Jonathan

    Bueno días, no soy muy bueno con el Excel pero gracias a esta pagina he ido mejorando; pero tengo un problema, deseo que si un valor de mi hoja 1 de Excel es igual al de la hoja 2 copie el mismo formato de la hoja 2. Es decir en hoja 2 tengo el valor 123 de color de relleno Azul, deseo que si este valor esta en hoja 1, tome el color de esta celda.

    Agradezco su colaboración.

    Responder
  16. Felipe Hernández

    Moisés
    Me parece muy interesante tu artículo, Felicidades!!
    Yo llegue a él buscando solución a un problema bastante recurrente, el formato de los RUN ó el número de identidad.
    En términos generales, el RUN es un número de N dígitos, y con código verificador que se presenta de la siguiente forma: 11.111.111-1. Donde el numero después del guion puede ser también una letra K.
    He logrado hacer un formato condicional para los casos cuando solo tengo números: ###.###.###-#;;;###.###.###-K
    Pero no logro hacer poder aplicar alguna separación para el caso que se considere como texto cuando tiene una letra K al final.
    111111111 = 11.111.111-1
    11111111k = 11111111k

    Saludos,
    Felipe Hernández

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Felipe, lamento desilusionarte pero el formato personalizado de celdas fue pensado para dar formato solo a números y no a cadenas de texto. Lo único que puedes hacer con las letras es agregarlas tal como lo estás haciendo. Creo que podrías aplicar un formato más consistente utilizando funciones de Excel.

      Responder
  17. Alberto

    Hola, intento sumar horas y cuando pasan de 9999:59 no los lee, en el sumatorio aparece “Valor”. He probado con formato [hhhhh]:[mm] y tampoco.
    M. gracias

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Alberto, el formato que mencionas no es válido en Excel, utiliza el siguiente: [hh]:mm
      Con este formato he podido desplegar la suma de más de 100 mil minutos.

      Responder
  18. Guido

    Moises. las respuestas que das son muy claras se nota que posees talento para enseñar. bueno como muchos te han agradecido a sus problemas en execel que le has resuelto, yo tambien tengo unos signos de interrogación en mi mente.
    Primero com puedo ver yo en una celda o rango de celda que formato tienen, te cuento me llego una planilla con mas de 3000 tikect ejemplo de 1 a 3000 lo que me somprendio fue que al insertan una culumna y colocar un numero, repitiendoce un valor, es decir repetir el numero 100, inmediatamente los dos valores se colocaban de color rojos y con celda amarilla avisando que el tikect se estaba repitiendo. ¿como hago esa personalización de celda?

    Otra consulta:
    como puedo personalizar un celda o columna para que en la misma planilla de ticket es de decir 1 a 3000 me arrojara un color para avisarme si falta un ticket es decir tengo un rango de tikect y en el tikect 200 faltarael siguiente 201. no se si me entiende pero agradecere cual quier respuesta

    Responder
  19. Antonio

    Buenas tardes necesito crear una salida del tipo “TIEMPO TOTAL 3h. y 18 m.”, generando el formato personalizado hh” h. y “mm” m.”, al realizar la suma de tiempos lo hace sin ningun problema pero al concatenar la suma con el texto no me aplica el formato a la suma y me lo presenta como un entero con decimales, la formula que uso es “TIEMPO TOTAL”&texto(suma(a1:a2);hh” h. y “mm” m.”)tampoco me funciona si el formato lo pongo entre “.
    Hay alguna solucion para esto.
    Muchas gracias
    Antonio

    Responder
    1. Moises Ortiz Autor

      Hola Antonio, prueba la siguiente fórmula:
      =TEXTO(SUMA(A1:A2); "hh \h. y mm \m.")

      Responder
    2. Antonio

      Ya lo he probado y funciona perfectamente, eso era lo que estaba buscando. no tenia ni idea de lo de las barras. Otra vez muchas gracias

      Responder
  20. Ricardo

    Hola! Estoy intentando formatear celdas, de la manera “RQCXXXX-2014″, quiero fijado el “RQC” y “-2014″, las XXXX quiero que sea lo que yo inscribo, si escribo un 1 que muestre “RQC0001-2014″
    He intentado varias formas pero no he conseguido, me podeis ayudar?
    Gracias

    Responder
    1. Moisés Ortíz Autor

      Hola Ricardo, utiliza el siguiente formato personalizado: “RQC”0000″-214″

      Responder

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