Formularios en Excel

Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar los  formularios de Excel con los formularios impresos en papel.

¿Qué es un formulario en Excel?

Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna oficina de gobierno para realizar un trámite, así que sabes de lo que estoy hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir  y contienen los recuadros necesarios para que introduzcas la información.

Los formularios en Excel no son tan diferentes de los impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.

Tipos de formularios en Excel

Podemos crear tres tipos diferentes de formularios en Excel.

• Formulario de datos
• Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX
• Formularios de usuario de VBA

A continuación describiré brevemente cada uno de ellos.

Formularios de datos

A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario una sola fila de nuestra tabla de datos.  En este formulario se puede realizar la edición de la información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para nuestras tabla. Para consultar más detalle sobre este tema consulta el artículo: Agregar filas a una tabla de Excel.

Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo.

Hoja de cálculo con controles

Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información, podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles.

Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados.

Formularios de usuario VBA

Los formularios de usuario, también conocidos como UserForm, son cuadros de diálogo que hacen uso de controles ActiveX y que nos permiten solicitar información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA.

Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles Active X que se mostrarán en el Cuadro de herramientas:

Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.